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Agrupar asientos de e-commerce en asientos resumen
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Un vendedor online en crecimiento puede generar en pocos días miles de pedidos, pagos, reembolsos y comisiones. Si todos esos eventos se exportan sin filtrar como asientos individuales a un programa de contabilidad, se crean lotes de asientos enormes. El volumen dificulta el control, alarga las importaciones y convierte enseguida los mayores de cuentas en algo ilegible para el departamento contable y para la asesoría.
La solución no pasa por borrar los pedidos o las facturas de origen. Pasa por distinguir dos niveles:
Las transacciones operativas individuales se conservan completas en el sistema de origen, con número de pedido, número de factura, tipo de IVA, marketplace, referencia de pago y demás detalles.
Los asientos agrupados reúnen, para la exportación a a3, Sage, Holded, Contasol, DATEV u otro programa de contabilidad, transacciones individuales similares y compatibles desde el punto de vista contable.
Por tanto, KudTax no fusiona varias facturas jurídicamente independientes en un nuevo documento de factura. La descripción precisa es esta:
KudTax agrupa pedidos, ventas y transacciones similares en asientos resumen para la exportación contable.
Esta distinción es decisiva. La factura sigue siendo el justificante de la operación individual. El asiento resumen es una presentación controlada, en el libro mayor, de varias operaciones imputadas de la misma forma.
Por qué los asientos individuales se vuelven ilegibles tan rápido en el e-commerce
En una empresa B2B clásica, 500 facturas emitidas al mes pueden suponer más o menos 500 asientos de ventas. En el e-commerce, la estructura de los datos es distinta. Un solo pedido puede generar varios eventos contables:
- venta e IVA,
- gastos de envío,
- descuento,
- cobro,
- comisión de pago,
- comisión del marketplace,
- reembolso parcial posterior,
- devolución,
- contracargo,
- liquidación a través de un proveedor de pagos.
Si un vendedor vende en Amazon Alemania, Amazon Francia, Shopify y eBay, el número de variantes se multiplica. A eso se suman, según el caso, varios tipos de IVA, países de almacén, divisas y cuentas de ventas.
Una exportación en la que cada pedido sea su propio asiento en cuentas generales puede ser correcta desde el punto de vista contable. Con volúmenes muy grandes, sin embargo, tiene inconvenientes prácticos:
- lotes de asientos DATEV muy voluminosos,
- mayores de cuentas larguísimos con conceptos repetidos,
- más trabajo de importación y procesamiento,
- una visión más difícil de los totales por periodo,
- más esfuerzo para revisar asientos similares,
- límites técnicos de algunos ficheros de importación,
- informes poco claros para el cliente y para la asesoría.
DATEV, por ejemplo, indica un máximo de 99.999 asientos por fichero de lote. Eso no significa que todo vendedor tenga que agrupar sus datos. Pero con volúmenes altos, ese límite muestra por qué una agregación controlada o una división por periodos puede ser relevante en la práctica.
¿Qué es un asiento resumen en el e-commerce?
Un asiento resumen reúne varias operaciones individuales con las mismas características contables en un único asiento.
Supongamos que 1.800 pedidos de Amazon Alemania del periodo del 1 al 15 de enero se contabilizan todos con la misma lógica:
- cuenta de cargo (debe): 1800 (plan de cuentas alemán SKR04),
- cuenta de abono (haber): 4400,
- marketplace: Amazon Alemania,
- divisa: EUR,
- misma situación fiscal,
- mismo periodo de exportación.
En lugar de generar 1.800 líneas de exportación, el sistema puede sumar los importes en un asiento resumen. El asiento exportado muestra entonces, por ejemplo:
15/01 – 4400 a 1800 – Amazon DE Orders
Los 1.800 pedidos siguen existiendo individualmente en el sistema de origen. El asiento resumen tiene que poder desglosarse en una lista de las transacciones que contiene.
Las cuentas 1800 y 4400 proceden del plan de cuentas alemán. Con el PGC, un ejemplo habitual sería trabajar con cuentas como 430 Clientes o 555 Partidas pendientes de aplicación (cuenta puente) frente a 700 Ventas de mercaderías; valida la imputación concreta con tu asesoría.
Un asiento resumen no es, por tanto, ni un pedido nuevo ni una factura nueva. Es un asiento agrupado en el libro mayor basado en operaciones individuales documentadas.
Asiento individual o asiento resumen: ¿dónde está la diferencia?
| Característica | Asiento individual | Asiento resumen |
|---|---|---|
| Número de líneas exportadas | Una línea por operación o componente contable | Una línea para varias operaciones similares |
| Nivel de detalle en el libro mayor | Muy alto | Agrupado |
| Nivel de detalle en el sistema de origen | Transacción individual disponible | La transacción individual debe seguir disponible |
| Mayor de la cuenta | Muchas partidas individuales | Totales por periodo o por grupo |
| Aptitud para partidas abiertas | Buena para partidas abiertas por factura | No apta para cualquier lógica de clientes |
| Volumen de importación | Alto | Reducido |
| Revisión | Revisión individual directamente en el programa de contabilidad | Revisión a través del asiento resumen y del justificante de desglose |
| Uso típico | Facturas B2B, operaciones especiales, partidas abiertas | Transacciones B2C masivas y similares, asientos en cuentas generales |
Ambos métodos pueden combinarse dentro del mismo cliente. Las facturas emitidas del libro auxiliar de clientes pueden transmitirse una a una, mientras que determinados movimientos de cuentas generales o grupos de ventas B2C ya conciliados se exportan agrupados.
¿Agrupar asientos cumple las GoBD?
Desde la perspectiva alemana, las GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) exigen en principio que las operaciones se registren de forma completa, correcta, a tiempo, ordenada y trazable. Como norma general prevén un registro individual, para que puedan comprobarse el fundamento, el contenido y el alcance de cada operación.
Al mismo tiempo, los registros agrupados o condensados en el libro mayor pueden ser admisibles si pueden desglosarse de forma trazable en las partidas individuales de los registros de base o del diario.
Para un asiento resumen verificable, esto significa en particular:
- Cada transacción original se conserva.
- La asignación a un asiento resumen es inequívoca.
- La formación del total puede reproducirse.
- Los criterios, el periodo y los filtros están documentados.
- Los cambios en transacciones individuales y en asientos resumen son trazables.
- Los justificantes y las facturas siguen siendo accesibles.
- Las partidas individuales pueden analizarse de forma automatizada.
- La función utilizada está descrita en la documentación de procedimientos.
Una agrupación no puede provocar que el contenido original deje de ser determinable. El § 239 HGB (Código de Comercio alemán) exige que, en caso de modificación, los registros originales sigan siendo reconocibles.
Este es el marco del Derecho alemán. El uso concreto, también en España, debería acordarse con tu asesoría. No todas las operaciones se prestan a un asiento resumen.
¿Con qué criterios puede KudTax agrupar asientos?
Al exportar, puedes activar la función de agrupación y definir qué asientos entran juntos en un asiento resumen. Los criterios se combinan entre sí. Solo los asientos que cumplen todas las condiciones elegidas pertenecen al mismo grupo.
Periodo
Tú decides el periodo de cada grupo. Es posible, por ejemplo, dividirlo así:
- del 1 al 15 de enero,
- del 16 al 31 de enero.
Así se generan dos asientos separados, aunque ambos correspondan a la misma plataforma y a la misma imputación.
Una agrupación quincenal puede tener sentido si los informes, las declaraciones de IVA o los controles internos no deben mostrar solo un total mensual. Según el proceso, también pueden ser útiles agrupaciones diarias, semanales o mensuales.
Lo importante es qué fecha se usa para la selección: fecha del pedido, fecha de la factura, fecha de la prestación, fecha del pago u otra fecha de la transacción. Ese tipo de fecha debe fijarse con claridad en el proceso de exportación.
Cuentas de debe y haber o códigos contables
Solo deberían agruparse asientos con una imputación compatible. Para ello, KudTax puede usar como criterio de agrupación los códigos contables, es decir, las cuentas de debe y haber.
Por ejemplo, todos los asientos con:
- cuenta de haber 4400,
- cuenta de debe 1800
pueden agruparse dentro de un periodo definido.
Los asientos con otra cuenta de ventas, de IVA, de comisiones o puente tienen que quedarse en otro grupo. Así se evita que operaciones económicamente distintas desaparezcan en un total poco claro.
Plataforma
La plataforma es el canal de venta o sistema de nivel superior, por ejemplo Amazon, Shopify, eBay o Kaufland.
Agrupar por plataforma evita que las ventas de Amazon y de Shopify acaben en el mismo asiento resumen, aunque quizá se concilien con fuentes de datos, procesos de pago e informes de control distintos.
Marketplace
Una plataforma puede incluir varios marketplaces. En Amazon, por ejemplo, Alemania, Francia, Italia, España u otros países son marketplaces distintos.
Agrupar por marketplace permite una separación clara:
- Amazon Alemania,
- Amazon Francia,
- Amazon Italia.
Esto es especialmente importante cuando intervienen distintos países de IVA, tipos impositivos, cuentas de ventas o divisas.
Fecha contable del asiento resumen
Tú decides qué fecha recibe el asiento agrupado en la exportación. Para el periodo del 1 al 15 de enero puede usarse, por ejemplo, el 15 de enero como fecha contable.
La fecha del asiento resumen no cambia automáticamente las fechas originales de factura, prestación o transacción. Esas fechas se conservan a nivel de cada operación individual. La fecha elegida sirve para la presentación y la imputación al periodo en la exportación contable, y tiene que encajar con la lógica contable del cliente.
Concepto personalizado
El concepto del asiento puede definirse de forma dinámica o personalizada. Por ejemplo:
Amazon DE Orders 01-15,Shopify DE Sales January,Amazon FR 20% VAT,eBay Payments Week 03.
Un buen concepto describe el grupo con precisión sin enumerar cada pedido. DATEV, por ejemplo, limita el campo de concepto del lote de asientos a 60 caracteres. Los detalles más largos van, por tanto, en el informe de desglose, en la información adicional o en el sistema de origen.
Ejemplo práctico: ventas de Amazon Alemania del 1 al 15 de enero
En KudTax eliges la siguiente configuración:
| Ajuste | Selección |
|---|---|
| Periodo | 01/01–15/01 |
| Cuentas | 4400 a 1800 |
| Plataforma | Amazon UE |
| Marketplace | Alemania |
| Fecha contable | 15/01 |
| Concepto | Amazon DE Orders |
En el periodo elegido hay 2.400 pedidos que encajan. Según las reglas de contabilización aprobadas, suman en total 142.800,00 €.
KudTax genera para la exportación el asiento resumen:
15/01 – 142.800,00 € – 4400 a 1800 – Amazon DE Orders
En el sistema se conservan, entre otros:
- los 2.400 números de pedido,
- los números de factura,
- los importes individuales,
- las fechas originales,
- la información de artículos e impuestos,
- la asignación al marketplace,
- las referencias de pago,
- la asignación al asiento resumen concreto.
Del 16 al 31 de enero puede generarse un segundo asiento resumen con su propia fecha, importe y concepto.
Ejemplo ampliado con varios grupos
| Periodo | Marketplace | Grupo de IVA/cuentas | Asiento exportado |
|---|---|---|---|
| 01/01–15/01 | Amazon DE | DE 19 % / 4400 a 1800 | Amazon DE 19% 01-15 |
| 01/01–15/01 | Amazon DE | DE 7 % / otra cuenta de ventas | Amazon DE 7% 01-15 |
| 01/01–15/01 | Amazon FR | FR tipo general / cuenta propia | Amazon FR STD 01-15 |
| 16/01–31/01 | Amazon DE | DE 19 % / 4400 a 1800 | Amazon DE 19% 16-31 |
| 16/01–31/01 | Amazon FR | FR tipo general / cuenta propia | Amazon FR STD 16-31 |
La agrupación reduce el número de asientos exportados sin mezclar indebidamente tipos de IVA, países y cuentas. El 19 % y el 7 % son los tipos alemanes; para Amazon ES se aplicarían los tipos españoles (21 %, 10 % o 4 %), cada uno en su propio grupo.
¿Qué operaciones no deben agruparse sin más?
Un asiento resumen no puede formarse solo porque varios importes sean positivos o negativos. Las operaciones de fondo tienen que ser compatibles desde el punto de vista contable.
Por regla general, se tratan por separado:
- cuentas de debe o haber distintas,
- tipos de IVA distintos,
- países de tributación distintos,
- divisas distintas,
- operaciones sujetas y exentas,
- operaciones B2B y B2C con tratamiento distinto,
- ventas y reembolsos, si la lógica de control exige presentarlos por separado,
- ventas y comisiones del marketplace,
- cobros de clientes y liquidaciones bancarias,
- contracargos abiertos y correcciones definitivas de ventas,
- periodos de prestación o contables distintos,
- ventas nacionales y ventas OSS,
- ventas de marketplace con distinto estatus de proveedor presunto (deemed supplier),
- clientes individuales que deben cuadrarse a través de partidas abiertas.
Cuantos más criterios coincidan dentro de un grupo, más sólido es el asiento resumen.
Diferencia entre pedidos, facturas, transacciones y asientos
Pedido
El pedido documenta lo que el cliente ha comprado en la tienda o en el marketplace. Más adelante puede anularse, dividirse o modificarse.
Factura
La factura es el documento legal y fiscal de facturación. La función de agrupación no fusiona varias facturas independientes en una nueva factura recapitulativa.
Transacción
Una transacción describe un evento financiero u operativo, por ejemplo un cobro, un reembolso, una comisión, una reserva o una liquidación. Un mismo pedido puede tener varias transacciones.
Asiento
El asiento traslada el efecto económico a la contabilidad. Un asiento individual puede referirse a una transacción. Un asiento agrupado puede reunir varias transacciones tratadas de la misma forma.
La función de KudTax agrupa el nivel de asientos de la exportación. No sustituye ni los pedidos ni los documentos de factura.
¿Qué ventajas tiene la agrupación?
Menos asientos en el libro mayor
Miles de pedidos similares pueden reunirse en unos pocos asientos controlados por periodo, cuenta y marketplace.
Mayores de cuentas más claros
En lugar de líneas repetidas, la cuenta muestra totales por periodo con un concepto claro. Si hace falta, el detalle puede abrirse en el sistema de origen.
Procesamiento más rápido de grandes volúmenes
Los lotes de asientos más pequeños se transmiten, importan y revisan con más facilidad. Esto es especialmente relevante cuando los volúmenes altos se acercan a los límites técnicos de los ficheros.
Separación clara por marketplace e imputación
Los criterios de agrupación evitan que distintos marketplaces o grupos de cuentas se mezclen sin control.
Lógica de periodos a medida
Puedes formar, por ejemplo, grupos quincenales, semanales o mensuales y fijar la fecha contable en consecuencia.
Menos trabajo manual
La asesoría no tiene que revisar una a una miles de líneas idénticas. Controla los totales, los criterios y los justificantes de desglose.
Un proceso de exportación repetible
La configuración definida una vez puede usarse de forma coherente en exportaciones periódicas, siempre que la lógica de imputación y de IVA no cambie.
¿Qué inconvenientes y riesgos tienen los asientos resumen?
Agrupar no es un fin en sí mismo. Una agregación demasiado agresiva puede ocultar información importante.
Posibles riesgos:
- falta de la transacción individual directamente en el libro mayor,
- asignación de partidas abiertas más difícil,
- mezcla de situaciones fiscales distintas,
- formación del total sin explicar,
- imputación incorrecta al periodo,
- doble registro tras una nueva exportación,
- diferencias entre el sistema de origen y el programa de contabilidad,
- documentación de procedimientos insuficiente,
- pérdida de referencias de pedido y de justificante,
- inspección fiscal laboriosa si no existe un informe de desglose.
La solución es una agrupación controlada con reglas fijas, versión, ID de exportación y trazabilidad completa.
Cómo agrupa KudTax de forma inteligente los asientos de e-commerce
La exportación de KudTax separa la selección de datos, la lógica contable y la agrupación.
- Seleccionar los datos: eliges el periodo de exportación y las fuentes de datos.
- Aplicar las reglas contables: cada pedido o transacción recibe cuentas, tratamiento fiscal y otras características.
- Activar la agrupación: agrupación por periodo, códigos contables, plataforma y marketplace.
- Fijar fecha contable y concepto: cada grupo recibe una fecha de exportación y una descripción.
- Sumar los importes compatibles: solo se agrupan las transacciones que cumplen todos los criterios.
- Generar la exportación: KudTax crea los asientos resumen según el PGC para a3, Sage, Holded o Contasol, o para DATEV y otros sistemas compatibles.
- Guardar la asignación: cada operación individual queda asignada a su asiento resumen.
Un informe de control para cada asiento resumen
Un informe de desglose y control útil debería incluir, como mínimo, por cada grupo:
- ID inequívoco del grupo o de la exportación,
- fecha de creación,
- periodo,
- tipo de fecha utilizado,
- plataforma,
- marketplace,
- cuenta de debe,
- cuenta de haber,
- código de IVA o clave contable,
- divisa,
- número de operaciones individuales,
- totales de base imponible, IVA y total, cuando proceda,
- fecha contable,
- concepto,
- lista o fichero exportable de las transacciones incluidas,
- versión de las reglas,
- usuario o estado de aprobación,
- correcciones o anulaciones posteriores.
Así, la asesoría puede ir del asiento resumen a las partidas individuales y comprobar a la inversa en qué asiento resumen ha entrado un pedido concreto.
¿Cómo se tratan las devoluciones y los cambios posteriores?
Los datos de e-commerce pueden cambiar después de una exportación. Un cliente devuelve en febrero un pedido que estaba incluido en un asiento resumen de enero. La exportación de enero no puede modificarse en silencio.
Un proceso trazable trata la devolución posterior como una nueva operación de corrección. El abono o la corrección de ventas se contabiliza en el periodo que corresponde y conserva la referencia al pedido y a la factura originales.
Si los datos de origen se corrigen a posteriori, el sistema debería detectar:
- si la transacción original ya se exportó,
- en qué grupo estaba incluida,
- qué asiento de corrección hace falta,
- si se crea un nuevo grupo para correcciones,
- si una exportación puede anularse y generarse de nuevo.
Los asientos ya bloqueados no pueden sobrescribirse sin que nadie lo note.
¿Puede un asiento resumen sustituir a las partidas abiertas?
No siempre. Los procesos de partidas abiertas suelen necesitar una asignación por factura, cliente o ID de pedido. Si varias facturas de clientes se agrupan en un único asiento en cuentas generales, la asignación individual puede perderse en el programa de contabilidad.
Modelos posibles:
Asientos de clientes individuales, asientos en cuentas generales agrupados: las facturas y los cobros siguen siendo individuales en el libro auxiliar. Determinados componentes del libro mayor se agrupan.
Cliente plataforma o cliente colectivo: los grandes volúmenes B2C se gestionan mediante un proceso colectivo conciliado. Las transacciones individuales permanecen en el sistema de origen.
Contabilización totalmente individual: para facturas B2B especiales, créditos abiertos o casos individuales relevantes en una inspección, cada asiento se mantiene por separado.
El método adecuado depende del proceso de facturación, de la conciliación de cobros, del plan de cuentas y del criterio de la asesoría.
Exportación a a3, Sage, Holded, Contasol, DATEV y otros programas de contabilidad
El formato DATEV es una interfaz basada en CSV para datos contables estructurados. DATEV recomienda crear un fichero propio para cada periodo contable. Una exportación agrupada puede apoyar este concepto de periodos, generando por ejemplo asientos resumen claramente delimitados por mes o por quincena. Para una asesoría en España, el mismo principio vale para la exportación según el PGC a a3, Sage, Holded o Contasol: cada asiento resumen llega con su fecha, sus cuentas y su concepto, mientras el detalle sigue disponible en KudTax.
Un lote de asientos DATEV puede contener, entre otros, los siguientes campos:
- importe e indicador de debe/haber,
- cuenta y contrapartida,
- clave BU,
- fecha del justificante,
- campos de justificante,
- concepto,
- número de pedido,
- fecha de la prestación,
- divisa,
- información adicional,
- GUID del asiento.
La agrupación tiene que hacerse antes de exportar. El programa de contabilidad recibe entonces el asiento resumen ya terminado. Las transacciones individuales y el justificante de desglose permanecen en el sistema de origen o en el archivo documentado.
KudTax también puede exportar datos para otros programas de contabilidad. La estructura de campos, la lógica de cuentas y la agrupación admitida pueden variar según el sistema de destino.
Ejemplo de una exportación DATEV agrupada
| Fecha | Importe | Cuenta | Contrapartida | Concepto |
|---|---|---|---|---|
| 15/01 | 142.800,00 € | 4400 | 1800 | Amazon DE Orders 01-15 |
| 31/01 | 151.420,00 € | 4400 | 1800 | Amazon DE Orders 16-31 |
| 15/01 | 48.900,00 € | 4125 | 1800 | Amazon FR Sales 01-15 |
| 31/01 | 52.760,00 € | 4125 | 1800 | Amazon FR Sales 16-31 |
Detrás de la primera línea puede haber 2.400 pedidos individuales, detrás de la segunda 2.610 y detrás de los grupos franceses otras transacciones. El lote DATEV sigue siendo claro, mientras el informe de desglose contiene los detalles.
¿Qué controles debería hacer la asesoría?
Antes de aprobar una exportación agrupada, conviene comprobar:
- ¿Están incluidas todas las plataformas y marketplaces esperados?
- ¿El periodo está completo y sin solapamientos?
- ¿Se han excluido las transacciones ya exportadas?
- ¿Las cuentas y los códigos de IVA coinciden con la lógica aprobada?
- ¿Se han separado los distintos países, tipos de IVA y divisas?
- ¿Cada asiento resumen puede desglosarse en transacciones individuales?
- ¿Coinciden los totales del grupo, del informe de control y del fichero exportado?
- ¿Siguen disponibles las facturas y los justificantes?
- ¿La fecha contable es admisible desde el punto de vista contable?
- ¿Las correcciones y devoluciones se tratan de forma trazable?
- ¿Se ha documentado la versión de las reglas?
- ¿Se han excluido o revisado los tipos de transacción inusuales o nuevos?
Errores típicos al agrupar asientos de e-commerce
Error 1: decir que las facturas se han «fusionado»
La función agrupa asientos. No crea una nueva factura recapitulativa a partir de facturas jurídicamente independientes.
Error 2: mezclar varios tipos de IVA en un mismo total
Las ventas con tipos de IVA distintos necesitan, por regla general, grupos de cuentas o de IVA separados.
Error 3: contabilizar juntos Amazon Alemania y Amazon Francia
El marketplace, el país de tributación y, en su caso, la divisa tienen que mantenerse separados.
Error 4: compensar ventas y comisiones
La lógica de liquidación neta no puede llevar a mezclar ingresos y gastos.
Error 5: borrar las transacciones individuales después de exportar
La agrupación solo es verificable si se conservan los registros de base y los justificantes.
Error 6: la fecha del asiento resumen sustituye a la fecha de la prestación
La fecha de exportación no puede sobrescribir las fechas de origen relevantes a efectos fiscales.
Error 7: devoluciones posteriores modifican grupos antiguos sin que nadie lo note
Las correcciones requieren una nueva operación documentada o una anulación y reemisión controladas.
Error 8: la asesoría no recibe un informe de desglose
Sin lista de transacciones, el total no puede revisarse de forma eficiente.
Error 9: ignorar los requisitos de partidas abiertas
Los asientos de clientes y las asignaciones de cobros no pueden agruparse con sentido en todos los modelos.
Error 10: cambiar las reglas de agrupación sin historial de versiones
De lo contrario, el mismo fichero de origen puede dar resultados distintos sin que la causa sea trazable.
¿Cuándo compensa especialmente un asiento resumen?
La agrupación es especialmente adecuada cuando:
- se generan muchísimos pedidos B2C similares,
- la lógica de imputación es estable,
- no hace falta seguir partidas abiertas individuales en el libro mayor,
- las transacciones individuales se conservan completas en el sistema de origen,
- plataforma, marketplace, divisa y lógica fiscal están claramente separados,
- se elabora un informe de control,
- la asesoría ha aprobado el proceso.
Es menos adecuada para pocas facturas individuales de importe significativo, clientes B2B individuales, créditos abiertos o en litigio, tipos de transacción nuevos, casos de IVA poco claros u operaciones sin justificantes completos.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa «agrupar asientos de e-commerce»?
Varios pedidos o transacciones imputados de la misma forma se suman en un asiento resumen para la exportación contable. Las transacciones individuales se conservan en el sistema de origen.
¿La función de KudTax convierte varias facturas en una sola?
No. Las facturas siguen siendo documentos independientes. KudTax agrupa para la exportación los asientos que se derivan de ellas y que son compatibles desde el punto de vista contable.
¿Con qué criterios puede KudTax agrupar asientos?
La agrupación puede hacerse por periodo, códigos contables o cuentas de debe y haber, plataforma y marketplace. Además, puedes fijar la fecha contable y el concepto del asiento resumen.
¿Puedo agrupar por separado del 1 al 15 y del 16 a fin de mes?
Sí. Ambos periodos pueden definirse como grupos separados y reciben sus propias fechas, conceptos y totales.
¿Se pueden agrupar Amazon Alemania y Amazon Francia?
Deberían mantenerse separados si la lógica de país, de IVA o de imputación es distinta. En el comercio transfronterizo eso ocurre con regularidad.
¿Puedo agrupar ventas al 7 % y al 19 %?
No en un mismo asiento fiscal. Son los tipos alemanes, y lo mismo vale para los españoles (21 %, 10 % y 4 %): los distintos tipos de IVA y sus cuentas de ventas o códigos de IVA correspondientes deberían formar grupos separados.
¿Siguen siendo trazables los pedidos individuales de Amazon?
Sí. Los pedidos originales y el detalle de las transacciones se conservan en KudTax y quedan asignados al asiento resumen correspondiente.
¿Un asiento resumen cumple las GoBD?
Desde la perspectiva alemana, los registros agrupados en el libro mayor pueden ser admisibles si pueden desglosarse por completo en las partidas individuales de los registros de base y si se garantizan la trazabilidad, la inalterabilidad, el acceso a los justificantes y la documentación de procedimientos. El proceso concreto debería acordarse con tu asesoría.
¿Un asiento resumen reduce el número de facturas?
No. Solo reduce el número de líneas de asiento en la exportación. Las facturas y los justificantes no cambian.
¿Puedo agrupar también pedidos de Shopify?
Sí, siempre que las transacciones seleccionadas tengan las mismas características de cuentas, IVA, divisa y periodo, y que el proceso contable elegido prevea una agrupación. Esto vale tanto para DATEV como para a3, Sage, Holded o Contasol.
¿Qué pasa con una devolución posterior?
La devolución se procesa como operación de corrección en el periodo que corresponde y se vincula al pedido original. Un grupo ya exportado no puede modificarse sin que nadie lo note.
¿Necesito un informe para cada asiento resumen?
Un informe de desglose y control es muy recomendable. Explica el periodo, los criterios, las cuentas, el número de transacciones y la composición del importe total.
Conclusión: miles de pedidos pueden dar pocos asientos, pero verificables
Un gran número de pedidos de e-commerce no tiene por qué acabar en un libro mayor ilegible. Las operaciones similares pueden agruparse de forma controlada por periodo, cuentas, plataforma y marketplace en asientos resumen.
La calidad de la función no depende solo de reducir el número de líneas. Lo decisivo es el vínculo entre el asiento agrupado y la transacción operativa individual. Cada total tiene que poder reproducirse. Cada pedido tiene que poder encontrarse. Tipos de impuesto, países, divisas y cuentas no pueden mezclarse sin control.
Con KudTax configuras tú mismo la agrupación al exportar. Periodos, códigos contables, plataforma, marketplace, fecha contable y concepto se fijan según el proceso de cada cliente. El resultado son exportaciones claras según el PGC para a3, Sage, Holded o Contasol, o para DATEV, mientras los pedidos originales y el detalle de las transacciones siguen siendo trazables.
Agrupa de forma controlada los grandes volúmenes de datos de e-commerce para la exportación contable — empieza ahora.
Fuentes oficiales y enlaces complementarios
- Portal para desarrolladores de DATEV: formato DATEV y lotes de asientos
- Portal para desarrolladores de DATEV: descripción del formato del lote de asientos
- Portal para desarrolladores de DATEV: introducción al formato DATEV
- Portal para desarrolladores de DATEV: requisitos de interfaz para datos de movimientos estructurados
- BMF: GoBD – principios sobre registros individuales y registros condensados en el libro mayor
- BMF: GoBD, segunda modificación del 14/07/2025
- Gesetze im Internet: § 238 HGB – obligación de llevar contabilidad
- Gesetze im Internet: § 239 HGB – llevanza de los libros de comercio
- KudTax: integración con DATEV
Nota: este artículo tiene fines informativos generales y no sustituye el asesoramiento fiscal, jurídico ni relativo a las GoBD. Si los asientos resumen son adecuados para una empresa concreta, y en qué medida, debería decidirse con tu asesoría a la vista de los procesos de facturación, partidas abiertas, IVA y control.
Siguientes pasos
KudTax genera los asientos a partir de los datos conciliados de tus tiendas y marketplaces; cómo se agrupan lo decides con tu asesoría.