Amazon FBA und FBM unterscheiden sich beim Versand, nicht bei der Notwendigkeit, Verkäufe, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen abzustimmen. Die Buchhaltung braucht die zugrunde liegenden Vorgänge und Belege. Eine Auszahlung allein zeigt nicht, wie sie zusammengesetzt ist.

Dieser Leitfaden ergänzt unsere Amazon-Buchhaltung mit KudTax: Er erklärt, welche Unterlagen du bei FBA und FBM prüfen solltest und wie du einen vollständigen Abrechnungszeitraum vorbereitest.

Amazon FBA Buchhaltung: Welche Unterlagen kommen hinzu?

Bei FBA übernimmt Amazon Lagerung und Versand. Für deine Buchhaltung kommen dadurch Unterlagen zu Fulfillment, Lagerkosten und Bestandsbewegungen hinzu. Eine Lagergebühr lässt sich nicht wie eine Verkaufsprovision zwingend einer einzelnen Bestellung zuordnen. Prüfe deshalb auch periodenbezogene Abrechnungen. Die Versandmodelle und Leistungen beschreibt Amazon selbst.

Für deinen Monatsabgleich solltest du drei Fragen beantworten: Welche Verkäufe und Erstattungen wurden abgerechnet? Welche FBA-Kosten sind belegt? Welche Bestandsbewegungen müssen unabhängig von den Auszahlungen geprüft werden? Das gilt besonders, wenn Waren in mehreren Ländern lagern. Der Versandmodus allein beantwortet keine Umsatzsteuerfrage.

Amazon FBM Buchhaltung: Eigenversand vollständig erfassen

Bei FBM versendest du selbst oder über einen beauftragten Dienstleister. Amazon-Verkäufe, Verkaufsgebühren, Erstattungen und Auszahlungen bleiben Teil deiner Abstimmung. Versand-, Verpackungs- und externe Lagerkosten können jedoch zusätzlich aus deinen eigenen Lieferantenrechnungen stammen.

Trenne dabei die Versandkosten, die ein Kunde bezahlt, von der Rechnung deines Paketdienstes. Das sind unterschiedliche Vorgänge; gleiche Beträge bedeuten nicht, dass eine Position entfallen darf. Prüfe außerdem, ob über Amazon gekaufte Versandetiketten bereits in deinen Abrechnungen enthalten sind, damit du Kosten nicht doppelt erfasst.

Beispiel für FBA und FBM in einem Verkäuferkonto

Du erhältst in einem vereinfachten Abrechnungszeitraum 2.000 Euro Kundenzahlungen. Davon werden 100 Euro erstattet und 300 Euro Gebühren einbehalten. Ohne weitere Bewegungen verbleiben 1.600 Euro Auszahlung. Eine separat bezahlte Paketdienstrechnung von 80 Euro erklärt bei FBM keine zusätzliche Differenz innerhalb dieser Amazon-Auszahlung; sie ist ein weiterer Beleg in deinem Gesamtprozess. Das Beispiel beschreibt Zahlungsflüsse, keine steuerliche Kontierung.

Wenn du FBA und FBM parallel nutzt, halte den Versandmodus als Auswertungsmerkmal fest, soweit deine Daten ihn enthalten. Prüfe zuerst die gemeinsame Auszahlung, danach die Kostenzuordnung. Verwende die vorhandenen Bestell- und Abrechnungsreferenzen, statt zwei unabhängige Umsatzlisten ungeprüft zusammenzuführen.

Prüfung	FBA	FBM
Amazon-Verkäufe und Erstattungen	Mit Abrechnung und Belegen abgleichen	Mit Abrechnung und Belegen abgleichen
Fulfillment-Kosten	Amazon-Unterlagen prüfen	Eigene Versand-/Dienstleisterbelege ergänzen
Bestandsbewegungen	Amazon-Lagerberichte berücksichtigen	Eigene Lager-/Dienstleisteraufzeichnungen prüfen
Gemeinsame Auszahlung	Alle enthaltenen Vorgänge berücksichtigen	Keine doppelte Umsatz- oder Kostenerfassung

Warum eine Amazon-Auszahlung vom Umsatz abweichen kann

Ein einzelner Verkauf zerfällt in mehrere Vorgänge, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten und in unterschiedlichen Berichten auftauchen. Die Auszahlung ist nur das Nettoergebnis davon.

Datenstrom	Woher er kommt	Was darin steht	Wohin er in der Buchhaltung gehört
Bestellungen	Order-Bericht	Bruttoumsatz, Steuersatz, Lieferland, Versandkosten	Erlöskonten, getrennt nach Steuersatz und Land
Gebühren	Settlement-Bericht	Verkaufsprovision, FBA-Versand, Lagerung, Werbung	Aufwandskonten, möglichst je Bestellung
Erstattungen	Settlement-Bericht	Retouren, Teilerstattungen, Kulanz	Erlösminderung plus anteilige Gebührenkorrektur
Auszahlungen	Settlement-Bericht	die Summe, die tatsächlich fließt	Verrechnungskonto, nicht direkt als Erlös

Über ein abgestimmtes Verrechnungskonto lassen sich die Vorgänge mit der Auszahlung verbinden. Ein Restbetrag ist nicht automatisch ein Fehler: Er kann etwa offene Auszahlungen oder Reserven darstellen. Entscheidend ist, dass du den Saldo erklären und belegen kannst.

Wie ein einzelner Settlement-Bericht Zeile für Zeile zerlegt wird, steht im Beitrag zu den Amazon-Abrechnungen.

Von der Bestellung bis zur Buchung

Der Ablauf ist in jedem Monat derselbe, unabhängig davon, ob du 100 oder 100.000 Bestellungen hast:

Bestelldaten abrufen – mit Steuersatz, Lieferland und Versandkosten je Position.
Settlement-Berichte abrufen – Gebühren, Erstattungen, Reserven, Auszahlungen.
Zuordnen – bestellbezogene Gebühren und Erstattungen anhand ihrer Referenzen verbinden; periodenbezogene Kosten separat behandeln.
Kontieren – Erlöse nach Steuersatz und Land, Aufwände nach Gebührenart.
Abstimmen – ist der verbleibende Saldo durch offene Auszahlungen, Reserven oder andere dokumentierte Vorgänge erklärt?
Übergeben – als Buchungsstapel an DATEV oder das Zielsystem der Kanzlei.

Schritt 3 ist der, an dem manuelle Verfahren scheitern. Eine Gebühr steht in einem anderen Bericht als die Bestellung, auf die sie sich bezieht, und die Zuordnung läuft über IDs, nicht über Beträge.

Bei hohen Stückzahlen muss nicht jede Bestellung einzeln in der Buchhaltung landen – gleichartige Umsätze lassen sich zu Sammelbuchungen verdichten, solange die Einzeltransaktionen nachvollziehbar bleiben.

Wo die Marge tatsächlich verschwindet

Neben der Verkaufsprovision solltest du die weiteren Kostenarten getrennt prüfen:

Gebührenart	Wann sie anfällt	Was sie in der Buchhaltung schwierig macht
Verkaufsprovision	je Verkauf	unproblematisch, direkt zuordenbar
FBA-Versandgebühr	je Verkauf	abhängig von Maßen und Gewicht, ändert sich pro Artikel
Lagergebühr	monatlich	bezieht sich auf keine Bestellung, muss auf Zeiträume verteilt werden
Zuschläge für ältere Bestände	nach aktueller Amazon-Abrechnung	trifft alte Bestände, oft unbemerkt bis zur Abrechnung
Werbekosten (PPC)	nach Werbeabrechnung	separate Unterlagen und mögliche Verrechnung prüfen
Rücksendegebühr	je Retoure	kommt zeitversetzt zur ursprünglichen Bestellung

Für die Vorabkalkulation eines einzelnen Artikels reicht der Amazon-Gebühren-Rechner; die ausführliche Betrachtung der Margenrechnung steht im Beitrag zu den Amazon-Gebühren.

Umsatzsteuer: mehr als das Lieferland prüfen

Für die steuerliche Einordnung sind unter anderem Versand- und Lieferland, Leistungszeitpunkt, Kundentyp und die Rolle des Marktplatzes relevant. Der Bankauszug liefert diese Informationen nicht vollständig.

OSS kann für Umsätze im Anwendungsbereich der EU-Regelung genutzt werden; nicht jeder Amazon-Umsatz fällt automatisch darunter. Die Voraussetzungen beschreibt das BZSt zur OSS-EU-Regelung. Kläre die Behandlung deiner Warenbewegungen und Verkäufe mit deiner Steuerkanzlei. Unser OSS-/IOSS-Überblick hilft bei der Vorbereitung.

Lagerverbringungen: der Teil, den die Auszahlung nicht zeigt

Wenn Ware zwischen Lagern in verschiedenen Ländern bewegt wird, reichen Auszahlungsdaten für die Prüfung nicht aus. Berücksichtige die verfügbaren Bestandsbewegungsberichte und kläre mögliche lokale Pflichten mit deiner Steuerberatung. Eine OSS-Teilnahme beantwortet diese Fragen nicht pauschal. Halte Warenbewegungen getrennt von Verkäufen fest.

Was muss ich beim Verkauf über mehrere Marktplätze beachten?

Kurz gesagt: Stimme Abrechnung, Auszahlung und Belege für jeden Marktplatz getrennt ab. Lege mit deiner Kanzlei eine einheitliche Kontierungslogik fest, denn der Marktplatz allein bestimmt weder Steuersatz noch Konto. Halte Kanal, Lieferkonstellation und Belegreferenz so fest, dass unterschiedliche Vorgänge nicht ungeprüft zusammengefasst werden.

Sobald ein zweiter Kanal dazukommt, verdoppelt sich nicht die Arbeit, sondern die Zahl der Formate. Jeder Marktplatz benennt dieselben Vorgänge anders, rechnet in anderen Zyklen ab und liefert Berichte in eigener Struktur.

Verkäufst du zusätzlich an Amazon selbst statt über den Marketplace, gilt eine andere Logik: Gutschriften, WKZ und Co-op-Abzüge laufen über Purchase Orders und Remittance Advices, nicht über Settlement-Berichte. Das ist im Beitrag zu Amazon Vendor Central beschrieben.

Was am Ende beim Steuerberater ankommt

Vereinbare mit deiner Kanzlei, welche Dateien, Belege und gegebenenfalls Zugriffsrechte sie braucht. Prüfe Konten, Steuerschlüssel, Referenzen und die Abstimmung der Beträge anhand eines Testexports. Ein automatisch erzeugter Download ersetzt diese Abstimmung nicht.

Woran ein DATEV-Import in der Praxis scheitert – Pflichtfelder, Beleglinks, OPOS, Formatfehler – steht im Beitrag zum DATEV-Export.

Was sich davon automatisieren lässt

KudTax unterstützt den Import und die Aufbereitung von Amazon-Daten. Die Amazon-Integration bietet API und Dateiimport. Prüfe für deinen Ablauf, welche Berichte und Datenfelder enthalten sind und welche Belege zusätzlich benötigt werden. Den Dateiweg zur Kanzlei beschreibt der DATEV-Export.

Teste eine vollständige Abrechnungsperiode mit FBA- und/oder FBM-Vorgängen, Erstattungen und Gebühren. Lass die vorbereitete Übergabe von deiner Buchhaltung prüfen. Registriere dich oder frage eine Amazon-Demo an, wenn du die Eignung für dein Verkäuferkonto zuerst besprechen möchtest. Den aktuellen Leistungsumfang und die Kosten findest du unter Preise.

Häufige Fragen

Warum stimmt meine Amazon-Auszahlung nicht mit dem Umsatz überein?

Weil die Auszahlung mehrere Bewegungen zusammenfasst. Gebühren, Erstattungen, Reserven und weitere Verrechnungen können den Betrag verändern. Kläre die Differenz anhand des Abrechnungsberichts; ergänze separat bezahlte Kosten außerhalb der Auszahlungsabstimmung.

Muss jede einzelne Bestellung gebucht werden?

Eine Verdichtung kann für geeignete Vorgänge sinnvoll sein. Vereinbare die Voraussetzungen mit deiner Kanzlei und bewahre die Zuordnung zu den Einzeltransaktionen. Der verlinkte Beitrag zu Sammelbuchungen erläutert den Arbeitsablauf.

Brauche ich eine Umsatzsteuer-Registrierung im Ausland, wenn ich OSS nutze?

Möglicherweise ja. OSS deckt Fernverkäufe an Endkunden ab, nicht die Verbringung eigener Ware in ein Lager im Ausland. Wer Pan-EU oder CEE nutzt, sollte die Lagerbewegungsberichte prüfen und die Frage mit der Steuerberatung klären.

Wie kommen die Daten zum Steuerberater?

Über den mit der Kanzlei vereinbarten Übertragungsweg, etwa einen DATEV-Buchungsstapel und die zugehörigen Belege. Konten, Steuerschlüssel, Referenzen und Belegübergabe müssen zu eurem Verfahren passen.

Reicht ein Kontoauszug als Beleg?

Ein Bankauszug zeigt den Zahlungsfluss. Zur Erklärung der zugrunde liegenden Verkäufe, Gebühren und Erstattungen brauchst du weitere Abrechnungen und Belege. Stimme die vollständige Dokumentation und Aufbewahrung mit deiner Kanzlei ab.

Amazon FBA und FBM: Buchhaltung, Gebühren und Abgleich