Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Diese Maßnahme ist Teil der Digitalisierung des deutschen Steuerrechts und betrifft alle Unternehmer, die Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland erbringen. Dazu zählen auch viele Onlinehändler, Amazon-Verkäufer und Betreiber von Shopify- oder WooCommerce-Shops.

Wenn dein aktuelles System (z. B. ERP, Shopsystem oder SaaS-Tool) noch keine E-Rechnungen im strukturierten Format erzeugt, solltest du dringend prüfen, wie du deine Rechnungsprozesse ab 2025 gesetzeskonform organisierst. Besonders wichtig wird dabei die GoBD-konforme Verwaltung, Archivierung und Weiterleitung dieser Rechnungen.

1. Was ist eine E-Rechnung? (Definition gemäß § 14 UStG)

Laut § 14 Abs. 1 Satz 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung:

„eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Damit gilt: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Stattdessen werden folgende strukturierte Rechnungsformate anerkannt:

XRechnung (Standard für öffentliche Auftraggeber, zunehmend im B2B-Bereich)
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides Format mit XML und PDF-Ansicht)

Diese Formate ermöglichen eine vollautomatische Verarbeitung der Rechnungsinhalte in Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen und E-Invoicing-Plattformen.

Pflichtangaben laut § 14 Abs. 4 UStG:

Vollständige Namen und Adressen von Leistendem und Leistungsempfänger
USt-ID oder Steuernummer
Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt
Netto-Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag
Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)

Für die digitale Rechnung gilt zusätzlich: Sie muss unveränderbar archiviert und lesbar sowie maschinell auswertbar sein (GoBD).

2. Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen – und ab wann?

Die gesetzliche Einführung erfolgt in mehreren Stufen:

Zeitpunkt

Verpflichtung

01.01.2025

Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen im B2B-Bereich

01.01.2026

Pflicht zur Ausstellung bei Vorjahresumsatz > 800.000 €

01.01.2027

Allgemeine Ausstellungspflicht für B2B-Umsätze

Die Regelung gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen erbringen.

B2C-Umsätze (Endkunden) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. Finanzdienstleistungen, Grundstücksvermietungen) sind von der Pflicht ausgenommen.

3. Was bedeutet das für Onlinehändler konkret?

Wenn du über Plattformen wie Amazon (Seller Central, FBA) oder Shopify verkaufst und dabei gewerbliche Kunden in Deutschland belieferst, musst du ab spätestens 2027 strukturierte elektronische Rechnungen erstellen oder verwalten können.

4. Was tun, wenn du noch keine E-Rechnung ausstellen kannst?

Die gute Nachricht: Du musst nicht sofort dein gesamtes System wechseln. Du kannst E-Rechnungen auch über externe Tools erzeugen und sie getrennt verwalten:

Nutze spezialisierte E-Rechnungsgeneratoren für XRechnung/ZUGFeRD
Lass deine E-Rechnungen durch den Steuerberater oder ein Portal wie DATEV SmartTransfer erstellen
Exportiere Rechnungsdaten aus deinem Shop zur späteren Konvertierung

5. Die Rolle von KudTax: Verwaltung, Archivierung, Weitergabe

KudTax ist auf die strukturierte Verwaltung von Rechnungen und Transaktionsdaten im E-Commerce spezialisiert. Auch wenn du deine E-Rechnungen woanders erstellst (z. B. Amazon, ERP), hilft dir KudTax dabei:

Rechnungen zentral speichern und rechtssicher archivieren
Transaktionen und Belege automatisch zuordnen (inkl. Amazon & Shopify)
Daten GoBD-konform an DATEV, Xero, Steuerberater exportieren

KudTax ist kein E-Rechnungsgenerator, sondern deine zentrale Plattform für rechtskonformes Rechnungsmanagement im Onlinehandel.

Fazit: E-Rechnung kommt – mit Pflichten und Chancen

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch eine Chance, dein Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit KudTax verwaltest du deine Rechnungen professionell – unabhängig vom Format oder Ursprungsort. So bleibst du gesetzeskonform, effizient und revisionssicher.

Jetzt vorbereiten und 2025 entspannt entgegenblicken – mit dem richtigen Rechnungsmanagement im e-Commerce.

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E-Rechnung 2025: Was Onlinehändler jetzt wissen müssen