Die E-Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft keine Zukunftsmusik mehr, sondern gelebter Alltag: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. 2026 ist das letzte volle Jahr der Übergangsphase – ab 2027 wird auch das Ausstellen stufenweise zur Pflicht. Wer im E-Commerce an Geschäftskunden verkauft oder Rechnungen von Lieferanten, Agenturen und Logistikern erhält, sollte jetzt beides im Griff haben: strukturierte Rechnungen verarbeiten und erzeugen.

In diesem Beitrag findest du den aktuellen Stand der Fristen, den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD – und wie du beides in der Praxis ohne Medienbrüche abbildest.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG neu gefasst. Seitdem gilt: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (oder mit ihr interoperabel ist) und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das bedeutet im Umkehrschluss: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie zählt – genau wie Papier – nur noch als „sonstige Rechnung“ und darf im B2B-Geschäft nur noch übergangsweise verwendet werden.

Zwei Formatfamilien haben sich in Deutschland etabliert:

XRechnung – ein reines XML-Format ohne visuellen Teil, ursprünglich der Standard für Rechnungen an Behörden (B2G), inzwischen auch im B2B verbreitet. Technisch gibt es XRechnung in zwei Syntaxen: UN/CEFACT CII und OASIS UBL. Beide transportieren dieselben Inhalte nach EN 16931.
ZUGFeRD / Factur-X (ab Version 2.0.1) – ein Hybridformat: eine PDF-Datei zum Lesen für Menschen, in die eine strukturierte XML-Datei (typischerweise factur-x.xml) eingebettet ist. Maschinell zählt allein das XML.

Wichtig: Auch bei ZUGFeRD ist steuerlich der XML-Teil führend. Weicht das sichtbare PDF vom eingebetteten XML ab, gilt das XML.

Die Fristen: Wer muss wann?

Der Gesetzgeber hat die Pflicht bewusst gestaffelt. Stand Mitte 2026 sieht der Fahrplan so aus:

Ab wann	Was gilt
01.01.2025	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
2025–2026	Übergangsphase beim Ausstellen: Papier ist noch erlaubt, PDF & Co. mit Zustimmung des Empfängers.
01.01.2027	Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
01.01.2028	Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Ausgenommen bleiben unter anderem B2C-Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen zwar empfangen können, dürfen aber weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen.

2026 ist damit das Jahr der Vorbereitung: Wer über der Umsatzschwelle liegt, muss in wenigen Monaten liefern können – und alle anderen empfangen längst strukturierte Rechnungen, ob sie wollen oder nicht.

Was heißt das konkret im E-Commerce?

Onlinehändler treffen gleich beide Seiten der Pflicht:

Auf der Eingangsseite stellen immer mehr Lieferanten, Fulfillment-Dienstleister, Carrier und Agenturen auf XRechnung oder ZUGFeRD um. Diese Rechnungen musst du annehmen und GoBD-konform verarbeiten – „wir drucken das XML aus“ ist keine Lösung, denn maschinenlesbar heißt auch: maschinell auswertbar aufbewahren.

Auf der Ausgangsseite betrifft die Pflicht jeden B2B-Anteil deines Geschäfts: Großhandelskunden, gewerbliche Käufer über Amazon Business, B2B-Bestellungen im eigenen Shop oder Weiterberechnungen an Partner. Spätestens ab 2028 – bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz schon ab 2027 – brauchen diese Kunden von dir eine echte E-Rechnung.

Die praktische Hürde ist selten das Gesetz, sondern der Workflow: XML-Dateien lassen sich nicht „mal eben“ in eine Tabelle abtippen, und ein hübsches PDF zu erzeugen reicht nicht mehr.

E-Rechnungen empfangen: 1:1-Import statt KI-Raterei

Bei gescannten Papierbelegen ist KI-gestützte Texterkennung ein Segen. Bei einer E-Rechnung wäre sie ein Rückschritt – denn die Daten liegen ja bereits strukturiert und eindeutig vor. Genau so behandelt KudTax den Import:

XRechnung-XML (CII und UBL) wird deterministisch geparst – Feld für Feld, ohne KI-Schätzung. Was in der Rechnung als <Seller>, <TaxTotal> oder Positionszeile steht, landet 1:1 im Rechnungsformular.
ZUGFeRD-PDFs erkennt KudTax automatisch: Das eingebettete XML (z. B. factur-x.xml) wird extrahiert und exakt übernommen – der KI-Belegleser wird für diese Dateien komplett übersprungen. Kein Raten, keine Konfidenzwerte, keine Übertragungsfehler.
Vor dem Speichern siehst du eine Vorschau und behältst die Kontrolle: Erst wenn du den Import bestätigst, wird die Rechnung angelegt.
Fällt beim Parsen etwas auf – etwa Summen, die nicht zu den Positionen passen –, zeigt KudTax Hinweise mit den offiziellen EN-16931-Regel-IDs (z. B. „BR-CO-15“ mit den betroffenen BT-Feldnummern). Du siehst also nicht nur dass etwas unstimmig ist, sondern welche Regel der Norm betroffen ist.

So wird aus der Empfangspflicht ein Vorteil: Eingehende E-Rechnungen sind schneller und fehlerfreier erfasst als jedes PDF.

E-Rechnungen erzeugen: XRechnung, UBL oder ZUGFeRD – pro Rechnung

Für die Ausgangsseite erzeugt KudTax aus jeder Rechnung direkt in der Rechnungstabelle eine E-Rechnung – in drei Formaten:

XRechnung (CII-XML) – das klassische XRechnung-Format im Profil XRechnung 3.0
XRechnung (UBL-XML) – dieselben Inhalte in der UBL-Syntax, falls dein Empfänger diese bevorzugt
ZUGFeRD / Factur-X (PDF) – ein lesbares PDF mit eingebettetem EN-16931-XML für Empfänger, die „etwas zum Anschauen“ brauchen

Dabei denkt das System die Pflichtangaben mit: Stammdaten wie IBAN und BIC fließen in den Zahlungsblock ein, und für Behördenaufträge gibt es ein eigenes Feld für die Leitweg-ID (das BT-10-Referenzfeld der Norm). Vor dem Download prüft KudTax die Rechnung gegen zentrale EN-16931-Geschäftsregeln und zeigt dir Hinweise, falls etwas fehlt – ohne dich zu blockieren.

Ehrlich gesagt gehört auch dazu: Die E-Rechnung entsteht als Datei zum Herunterladen. Versendet wird sie über deinen gewohnten Kanal – im B2B genügt dafür schlicht die E-Mail. Ein automatischer Versand über Netzwerke wie Peppol ist derzeit nicht Teil von KudTax.

Checkliste: Das solltest du 2026 klären

Empfang testen: Kommt eine XRechnung per E-Mail bei euch an – und kann sie jemand öffnen, prüfen und verbuchen?
Umsatzschwelle prüfen: Lag dein Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht schon ab dem 1. Januar 2027.
B2B-Kunden identifizieren: Welche Kunden sind Unternehmer? Für sie brauchst du künftig strukturierte Rechnungen.
Formate festlegen: XRechnung für Behörden und puristische Empfänger, ZUGFeRD für alle, die ein lesbares PDF erwarten.
Stammdaten vervollständigen: USt-IdNr., IBAN/BIC und Anschriften müssen sauber gepflegt sein – die Norm verlangt sie als Pflichtfelder.
Archivierung regeln: E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren – das XML selbst, nicht nur ein Ausdruck.
Prozesse verbinden: Der eigentliche Gewinn entsteht, wenn Import, Zahlungsabgleich und Monatsabschluss durchgängig digital laufen.

Fazit: 2026 ist das Jahr, in dem sich Vorbereitung auszahlt

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht überraschend – sie ist seit 2025 Realität und wird bis 2028 vollständig ausgerollt. Für den E-Commerce ist sie weniger Bürokratie-Schreck als Effizienz-Chance: Strukturierte Rechnungen lassen sich ohne KI-Raterei 1:1 importieren, automatisch mit Zahlungen abgleichen und pro Rechnung als XRechnung, UBL oder ZUGFeRD ausgeben.

Mit KudTax deckst du beide Richtungen in einem Workflow ab – vom XML-Import mit EN-16931-Hinweisen bis zur fertigen E-Rechnung aus der Rechnungstabelle. So bist du nicht nur pflichtbereit, sondern schneller als vorher.

E-Rechnung 2026: XRechnung & ZUGFeRD im E-Commerce