Resi, rimborsi, chargeback, buoni e codici sconto fanno parte della quotidianità di chi vende online. In contabilità, però, queste operazioni vengono spesso confuse tra loro. Un reso viene trattato automaticamente come un rimborso, un chargeback viene sottratto direttamente dal fatturato, un buono venduto viene registrato subito come ricavo oppure uno sconto finisce forfettariamente tra le spese di marketing. Così fatturato, IVA, saldi dei fornitori di pagamento, partite aperte e magazzino possono risultare sbagliati tutti nello stesso momento.

Queste operazioni seguono regole molto diverse. L'articolo cita il diritto commerciale e tributario tedesco (HGB e UStG); le regole IVA si basano sulla direttiva europea e in Italia funzionano in modo analogo, ma i riferimenti normativi italiani vanno verificati con il tuo commercialista:

I resi richiedono una rettifica di ricavi, IVA, conti clienti e magazzino.
I chargeback riguardano flussi di pagamento contestati, commissioni di gestione ed eventuali perdite su crediti.
I buoni richiedono una distinzione rigorosa tra buoni monouso e buoni multiuso.
Gli sconti sono riduzioni del corrispettivo (in Germania § 17 UStG) e non vanno registrati come un costo autonomo.

Questa guida pratica offre a venditori online, contabili e commercialisti un quadro completo per contabilizzare correttamente resi, chargeback, buoni e sconti nell'e-commerce, con esempi di registrazioni, requisiti documentali e logica di export.

Gli errori che si trovano quasi in ogni contabilità e-commerce sono descritti nell'articolo I 5 errori più frequenti nella contabilità e-commerce.

Parte 1: contabilizzare resi e rimborsi

Il reso è la restituzione fisica della merce, il rimborso è la restituzione del denaro al cliente. Nella pratica i due eventi non coincidono sempre (per esempio rimborsi per cortesia commerciale senza restituzione della merce oppure rimborsi parziali).

1. Rettifica di ricavi e IVA

Quando la merce viene restituita o al cliente viene emessa una nota di credito, i ricavi originari e la relativa IVA vanno rettificati nel periodo in cui il reso o la nota di credito vengono elaborati. Se cambia la base imponibile di un'operazione soggetta a imposta, chi ha effettuato l'operazione rettifica l'imposta dovuta e il destinatario rettifica la detrazione dell'IVA a credito (nel diritto tedesco § 17, comma 1 UStG).

Scrittura contabile per una nota di credito su reso:

Dare: riduzioni dei ricavi al 19 % di IVA (per esempio SKR03 8720 / SKR04 4720; in un piano dei conti italiano, ad esempio "Resi su vendite" e "IVA a debito", da validare con il tuo commercialista) oppure storno diretto sul conto ricavi (SKR03 8400 / SKR04 4400; ad esempio "Merci c/vendite")
Avere: cliente / conto transitorio del fornitore di pagamento

2. Documenti necessari in caso di verifica fiscale

I verificatori chiedono documenti completi che colleghino ogni rimborso all'ordine originario:

Fattura di rettifica / nota di credito: deve indicare il numero della fattura originaria, i dati del cliente, gli articoli resi, le aliquote corrette e gli importi netti e lordi.
Bolla di entrata merce / registro di magazzino: prova dell'effettivo arrivo fisico in magazzino (oppure report dei resi FBA), base per il ricarico a magazzino o per la svalutazione.

3. Ricarico a magazzino o svalutazione

Merce nuova rivendibile: torna a magazzino al costo d'acquisto o di produzione.
Reso danneggiato / invendibile: se la merce non può più essere venduta come nuova, va svalutata al valore inferiore (nel diritto tedesco Teilwertabschreibung secondo il § 253, comma 3 HGB).

Parte 2: contabilizzare chargeback e contestazioni di pagamento

Un chargeback (storno) si verifica quando un cliente contesta un pagamento direttamente presso l'emittente della sua carta di credito o la sua banca (per esempio con PayPal, Stripe o Klarna). Il fornitore di pagamento addebita sul conto del venditore l'importo contestato più una commissione di contestazione.

Struttura delle registrazioni per un chargeback:

Registrazione dello storno: Quando il fornitore di pagamento addebita il conto:
- Dare: crediti dubbi / chargeback in lavorazione
- Avere: conto transitorio del fornitore di pagamento (per esempio Stripe)
Registrazione della commissione di contestazione: I fornitori di pagamento applicano commissioni di gestione non rimborsabili (per esempio 15 € con Stripe):
- Dare: commissioni e spese bancarie (SKR03 4970 / SKR04 6855; ad esempio "Commissioni e spese bancarie")
- Avere: conto transitorio del fornitore di pagamento
Caso A: il venditore vince la contestazione: Il fornitore riaccredita l'importo:
- Dare: conto transitorio del fornitore di pagamento
- Avere: crediti dubbi / chargeback in lavorazione
Caso B: il venditore perde la contestazione: Il credito è definitivamente inesigibile:
- Dare: perdita su crediti (SKR03 2400 / SKR04 6920; ad esempio "Perdite su crediti")
- Dare: rettifica IVA (nel diritto tedesco § 17 UStG)
- Avere: crediti dubbi / chargeback in lavorazione

Importante: un chargeback non è un reso. In caso di chargeback ingiustificato non emettere una nota di credito finché non ci sono un recesso legale o una restituzione della merce.

Parte 3: buoni monouso, buoni multiuso e credito cliente

Secondo la direttiva europea sui buoni (recepita in Germania nel § 3, commi 14 e 15 UStG) si distingue tra:

1. Buoni monouso (§ 3, comma 14 UStG)

Un buono è monouso quando il luogo della cessione e l'aliquota IVA dovuta sono già noti al momento dell'emissione del buono.

Esigibilità dell'IVA: l'IVA è dovuta subito alla vendita/emissione del buono.
Rilevazione del ricavo: il ricavo si rileva solo al momento dell'utilizzo (risconto).
Esempio: il buono di un venditore tedesco utilizzabile soltanto per un assortimento tassato in Germania al 19 % e spedito all'interno della Germania.

Scrittura alla vendita di un buono monouso:

Dare: banca / conto transitorio
Avere: acconti ricevuti / debiti per buoni (IVA inclusa al 19 %)

2. Buoni multiuso (§ 3, comma 15 UStG)

Un buono è multiuso quando il luogo della cessione o l'aliquota non sono ancora noti al momento dell'emissione.

Esigibilità dell'IVA: all'emissione/vendita non nasce IVA. L'imposta diventa esigibile solo al momento dell'effettivo utilizzo per una merce determinata.
Rilevanza nell'e-commerce: quasi tutti i buoni a valore generici dell'e-commerce sono buoni multiuso, perché i clienti possono utilizzarli da paesi diversi (aliquote diverse) o per assortimenti misti (in Germania 7 % e 19 %).

Scrittura alla vendita di un buono multiuso:

Dare: banca / conto transitorio (100 €)
Avere: debiti per buoni (100 € – senza IVA)

Scrittura all'utilizzo del buono:

Dare: debiti per buoni (100 €)
Avere: ricavi (84,03 €)
Avere: IVA 19 % (15,97 €)

Con l'aliquota ordinaria italiana del 22 %, la ripartizione sarebbe 81,97 € di imponibile e 18,03 € di IVA.

Credito cliente e accrediti per cortesia commerciale

Gli accrediti sui conti cliente (store credit) concessi per cortesia commerciale senza restituzione della merce seguono in contabilità le regole dei buoni multiuso. Restano un debito finché non vengono utilizzati o scadono secondo le regole civilistiche di prescrizione (in Germania di norma 3 anni secondo il § 195 BGB; per l'Italia verifica le regole applicabili con il tuo commercialista).

Contabilizzare correttamente i rimborsi legati ai buoni

Nella quotidianità del negozio online, "rimborso con buono" indica tre operazioni diverse. Si registrano in modo diverso, quindi conviene distinguerle prima.

Caso 1: rimborsi un reso con un buono invece che in denaro

Il cliente restituisce merce per 119,00 € e, invece del rimborso, riceve un credito nel negozio. La cessione viene così annullata e ricavi e IVA diminuiscono come per qualsiasi reso (nel diritto tedesco § 17 UStG). Il credito in sé è un debito verso il cliente, perché con esso potrà acquistare in seguito qualsiasi merce. Di norma viene trattato come un buono multiuso.

Operazione	Dare	Avere	Importo
Reso, rimborso come credito	Riduzioni dei ricavi al 19 % di IVA (SKR03 8720 / SKR04 4720)	Debiti per buoni	119,00 €
Utilizzo successivo del credito	Debiti per buoni	Ricavi al 19 % di IVA (SKR03 8400 / SKR04 4400)	119,00 €

Rettifichi l'IVA al momento del reso e la fai nascere di nuovo all'utilizzo. Se lo studio lavora con i conti automatici DATEV, l'imposta viene scorporata automaticamente ogni volta; in un piano dei conti italiano l'imposta va su "IVA a debito".

Caso 2: torna indietro un ordine pagato con un buono

Un cliente paga un ordine di 119,00 € per 50,00 € con un buono multiuso e per 69,00 € tramite PayPal. Poi restituisce tutto. Di solito ogni mezzo di pagamento riceve indietro l'importo con cui ha pagato: il buono torna attivo per 50,00 €, 69,00 € vengono rimborsati tramite PayPal.

Operazione	Dare	Avere	Importo
Reso dell'intero ordine	Riduzioni dei ricavi al 19 % di IVA (SKR03 8720 / SKR04 4720)		119,00 €
di cui buono ricaricato		Debiti per buoni	50,00 €
di cui rimborso tramite PayPal		Conto transitorio PayPal	69,00 €

Come si presenta nel dettaglio il lato PayPal di un rimborso del genere è spiegato nell'articolo sulla contabilità dei fornitori di pagamento PayPal, Stripe, Klarna e Mollie.

Se si trattava di un buono monouso, l'IVA è già nata alla vendita del buono. Se il buono torna attivo dopo il reso, la rettifica per questa parte riguarda di norma solo il ricavo. L'IVA resta invariata. Poiché questo dipende dal tipo di buono, l'export del tuo negozio dovrebbe mostrare quale buono è stato usato.

Caso 3: un buono acquistato viene restituito e rimborsato

Un cliente recede dall'acquisto di una gift card da 50,00 € oppure tu rimborsi un credito residuo per cortesia commerciale. Qui non torna indietro nessuna merce, viene annullato solo l'acquisto del buono.

Buono multiuso: alla vendita non è nata IVA, quindi non c'è nulla da rettificare. Registri debiti per buoni in dare e banca o fornitore di pagamento in avere, 50,00 €.
Buono monouso: l'IVA è già stata versata alla vendita. Con il rimborso il corrispettivo viene restituito, quindi l'imposta va rettificata (nel diritto tedesco § 17 UStG). Registri in dare il debito per buoni (netto 42,02 €) e l'IVA (7,98 €), in avere la banca o il fornitore di pagamento, in totale 50,00 €.

Dove falliscono in pratica i rimborsi legati ai buoni

L'export del negozio mostra solo l'importo pagato: se la quota del buono non compare in una colonna separata, un ordine di 119,00 € con 69,00 € di pagamento sembra un ammanco di 50,00 €.
Il conto dei buoni non viene mai riconciliato: il saldo dei debiti per buoni dovrebbe corrispondere all'elenco dei buoni aperti nel negozio. Se non coincide, di solito manca un utilizzo o un rimborso ricaricato.
Il credito derivante da un reso viene registrato come sconto: un reso rimborsato con un credito non è una riduzione di prezzo su un nuovo ordine. Se viene registrato come sconto, manca il debito per il credito ancora aperto.

Parte 4: contabilizzare sconti, codici promozionali e sconti cassa

Gli sconti riducono il corrispettivo effettivo di una cessione. Nel diritto tedesco (§ 17 UStG) rettificano direttamente la base imponibile.

1. Sconti immediati al checkout (codici promozionali)

Se al checkout un cliente usa un codice sconto del 20 % su un articolo da 100 €, paga effettivamente 80 €.

Regola di registrazione: si registra direttamente l'importo lordo effettivamente pagato (80 € lordi = 67,23 € netti + 12,77 € di IVA al 19 %; con l'aliquota italiana del 22 %: 65,57 € netti + 14,43 € di IVA).
NON registrare 100 € di ricavo e 20 € di spese di marketing!

2. Sconti successivi e ristorni

Se uno sconto viene concesso solo dopo l'emissione della fattura, serve una scrittura di rettifica che riduca ricavo e IVA.

3. Omaggi e offerte "prendi 3, paghi 2"

Nelle offerte a pacchetto (per esempio 3 articoli al prezzo di 2) il ricavo complessivo viene ripartito su tutti gli articoli consegnati. Gli omaggi pubblicitari senza corrispettivo sono fiscalmente neutri se di modesto valore, ma oltre una certa soglia possono essere soggetti a IVA come cessione gratuita (nel diritto tedesco unentgeltliche Wertabgabe).

Panoramica di tutti i tipi di operazione nell'e-commerce

Operazione	Effetto sul ricavo	Effetto sull'IVA	Conto principale (SKR03)
Reso merce	Riduzione del fatturato	Riduzione dell'IVA	Riduzioni dei ricavi (8720)
Chargeback perso	Perdita su credito	Riduzione dell'IVA	Perdita su crediti (2400)
Vendita di un buono monouso	Risconto passivo	IVA immediata	Debiti per buoni con IVA
Vendita di un buono multiuso	Iscrizione di un debito	Nessuna IVA alla vendita	Debiti per buoni
Utilizzo di un buono multiuso	Nasce il ricavo	IVA esigibile all'utilizzo	Ricavi + IVA
Codice sconto al checkout	Ricavo ridotto	Calcolata sull'importo pagato	Normale conto ricavi

Come KudTax ti aiuta con resi, rimborsi e buoni

Resi, rimborsi, chargeback e buoni sono distribuiti tra negozio online, marketplace e fornitori di pagamento. Chi li raccoglie a mano rischia facilmente di perdere un'operazione. KudTax riunisce questi dati:

Abbinare i rimborsi: KudTax recupera ordini, rimborsi, commissioni e accrediti dai canali collegati e abbina con il supporto dell'IA i rimborsi agli ordini e ai pagamenti originari.
Rendere visibili le differenze aperte: ciò che non può essere abbinato in modo univoco resta come partita aperta e viene chiarito prima della chiusura mensile.
Registrazioni ed export contabile: ne risultano registrazioni secondo il tuo piano dei conti, esportabili per TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud o Danea, oppure secondo SKR03 o SKR04 come file DATEV EXTF, che tu o il tuo commercialista verificate prima dell'importazione.

Se un buono sia monouso o multiuso lo stabilisci insieme al tuo commercialista. Quali punti di controllo contano nella scelta di una soluzione lo mostra la guida scegliere un software di contabilità e-commerce. Se non vuoi più riconciliare resi e rimborsi a mano, puoi provare KudTax gratuitamente.

Fonti ufficiali e approfondimenti

Nota: questo articolo ha scopo informativo generale per commercialisti e venditori online e non costituisce consulenza legale o fiscale formale.

Contabilizzare resi, chargeback e buoni – con le scritture