Se nel tuo negozio online offri più metodi di pagamento, sul conto bancario di solito non vedi i singoli pagamenti dei clienti. PayPal, Stripe, Klarna, Mollie o Shopify Payments ti accreditano invece importi netti cumulativi. Un solo accredito di questo tipo può contenere centinaia o migliaia di vendite. Allo stesso tempo vengono considerati commissioni di pagamento, rimborsi, chargeback, riserve, conversioni di valuta, rettifiche e vecchi saldi negativi. Per questo l'accredito in banca non coincide quasi mai con il fatturato di un giorno o di un mese.

È proprio qui che inizia la contabilità dei fornitori di pagamento nell'e-commerce. Una contabilità corretta non deve solo spiegare quale importo è arrivato sul conto bancario. Deve mostrare senza lacune quali ordini sono stati pagati, quali crediti risultano così chiusi, quali commissioni ha trattenuto il fornitore, quali rimborsi o contestazioni sono inclusi e quale saldo resta ancora presso il fornitore di pagamento.

Il problema non riguarda solo i grandi venditori. Già con poche centinaia di ordini al mese si possono usare in parallelo più negozi, marketplace e Payment Service Provider. Senza un modello di riconciliazione unico nascono partite aperte, differenze non spiegate e registrazioni forfettarie delle commissioni. Per il commercialista la chiusura mensile diventa inutilmente lunga, perché la stessa operazione economica compare in più fonti di dati: nell'ordine del negozio, nella fattura di vendita, nel report del fornitore di pagamento e più tardi ancora nel movimento bancario.

Questa guida pratica spiega come venditori online e studi commercialisti possono costruire un sistema unico per la contabilità dei fornitori di pagamento di PayPal, Stripe, Klarna, Mollie e Shopify Payments, come funzionano in pratica i conti transitori e come se ne ricavano dati contabili verificati. Gli esempi di conto usano i piani dei conti tedeschi SKR03/SKR04; in Italia non esiste un piano dei conti nazionale obbligatorio e ogni azienda usa il proprio, quindi i conti italiani indicati sono solo esempi da validare con il tuo commercialista.

Perché l'accredito del fornitore di pagamento non corrisponde al fatturato

La ragione contabile di fondo delle differenze è che i Payment Service Provider (PSP) agiscono come intermediari finanziari. Se un cliente acquista un articolo da 100 €, il fornitore di pagamento trattiene ad esempio 2,50 € di commissione di transazione e mette a disposizione 97,50 € per l'accredito.

Quando gli accrediti vengono raggruppati su base giornaliera, settimanale o mensile, diversi fattori fanno divergere incasso bancario e fatturato:

Accrediti cumulativi: un accredito riunisce più vendite di giorni diversi.
Commissioni trattenute: commissioni di transazione, commissioni fisse e trattenute percentuali vengono compensate prima dell'accredito.
Resi e chargeback: i rimborsi ai clienti e i pagamenti stornati riducono l'importo accreditato.
Riserve di sicurezza: in caso di rischio, i fornitori trattengono una parte dei ricavi come riserva per 7-90 giorni.
Sovrapposizioni di periodo: le vendite di fine mese vengono spesso accreditate solo nel mese successivo.
Valute estere: le conversioni di valuta (ad es. USD, GBP, CHF in EUR) generano differenze di cambio.

Chi registra l'incasso bancario direttamente come ricavo riduce il fatturato lordo, omette costi deducibili e calcola l'IVA in modo errato.

La soluzione: il modello del conto transitorio

Il metodo standard conforme alle GoBD (le regole tedesche sulla tenuta digitale della contabilità) nell'e-commerce è il modello del conto transitorio. Ogni fornitore di pagamento riceve un proprio conto transitorio nel piano dei conti.

La riconciliazione in tre passaggi:

Passaggio 1 — vendita nel negozio / fattura di vendita (cliente a ricavo): Al momento dell'ordine si registra il credito della fattura:
- Dare: conto transitorio del fornitore di pagamento (ad es. PayPal 1361 nell'SKR03)
- Avere: conto ricavi (ad es. 8400 con IVA tedesca al 19 %; esempio italiano: Merci c/vendite e IVA a debito)
Passaggio 2 — report di liquidazione del fornitore (commissioni e resi): All'importazione del report dei pagamenti:
- Dare: spese per operazioni di pagamento / commissioni (ad es. 4970; esempio italiano: Commissioni e spese bancarie)
- Dare: riduzione dei ricavi / resi (esempio italiano: Resi su vendite)
- Avere: conto transitorio del fornitore di pagamento
Passaggio 3 — accredito in banca (banca a conto transitorio): All'arrivo dell'importo netto sul conto bancario:
- Dare: conto bancario (1200; esempio italiano: Banca c/c)
- Avere: conto transitorio del fornitore di pagamento

Se registri tutte le vendite, le commissioni, i resi e gli accrediti, il saldo finale del conto transitorio corrisponde esattamente al saldo ancora presente presso il fornitore alla data di riferimento.

Fornitore 1: contabilizzare i pagamenti PayPal

In molti negozi PayPal è il metodo di pagamento più usato. In contabilità, però, PayPal si comporta diversamente da un conto bancario: sul conto PayPal si accumulano pagamenti dei clienti, commissioni, rimborsi e trattenute prima ancora che il denaro arrivi sulla tua banca. Chi registra solo il bonifico da PayPal al conto bancario perde proprio questi movimenti.

Come si registrano correttamente i pagamenti PayPal?

In breve: registra ogni pagamento PayPal al lordo come ricavo in contropartita a un conto transitorio PayPal dedicato. La commissione trattenuta va su "spese per operazioni di pagamento" (in Italia, ad esempio, Commissioni e spese bancarie), il bonifico sul tuo conto bancario è un giroconto dal conto transitorio PayPal alla banca. A fine mese il saldo del conto transitorio PayPal deve corrispondere al saldo indicato nell'estratto conto PayPal.

Un esempio con una vendita da 119,00 € lordi, cioè 100,00 € netti più il 19 % di IVA tedesca. La commissione di 3,25 € è scelta liberamente per l'esempio. La tua commissione effettiva si trova nella rispettiva riga di transazione.

Operazione	Dare	Avere	Importo
Pagamento del cliente tramite PayPal	Conto transitorio PayPal	Ricavi con IVA al 19 % (SKR03 8400 / SKR04 4400)	119,00 €
Commissione PayPal trattenuta	Spese per operazioni di pagamento (SKR03 4970 / SKR04 6855)	Conto transitorio PayPal	3,25 €
Bonifico sul tuo conto bancario	Banca (SKR03 1200 / SKR04 1800)	Conto transitorio PayPal	115,75 €

Dopo queste tre registrazioni il conto transitorio PayPal è a 0,00 € per questa operazione. L'IVA di 19,00 € si calcola sul ricavo lordo di 119,00 €. Il fatto che venga accreditato meno non cambia nulla. Se il tuo studio lavora con i conti automatici DATEV (Automatikkonten), DATEV scorpora l'imposta direttamente dal conto ricavi. Se registri le fatture di vendita tramite conti clienti, il pagamento PayPal chiude invece il credito aperto. In un piano dei conti italiano la vendita si suddivide di norma tra un conto ricavi (ad es. Merci c/vendite) e IVA a debito; per un venditore italiano l'aliquota ordinaria è il 22 %.

Quale numero dare al conto transitorio PayPal conviene deciderlo una volta per tutte con il tuo studio. In questo articolo usiamo come esempio il 1361.

Contabilizzare le commissioni PayPal: conto e IVA

PayPal detrae la commissione direttamente dal pagamento. Non esiste un addebito separato, per questo la commissione compare solo nel report PayPal. Puoi registrarla per singola transazione oppure come totale mensile verificato ricavato dal report, purché usi una sola fonte. Chi registra le commissioni dal report delle attività e in più da un riepilogo mensile le contabilizza due volte.

Per l'IVA sulle commissioni PayPal non esiste una risposta valida per tutti. Dipende da quale società PayPal ti fattura le commissioni e da come la prestazione va inquadrata ai fini IVA. Nel diritto tedesco entrano in gioco un'esenzione per determinati servizi di pagamento secondo il § 4 n. 8 UStG e, per prestazioni imponibili di un fornitore di un altro Paese UE, l'inversione contabile (reverse charge) secondo il § 13b UStG. Controlla il prospetto delle commissioni di PayPal e definisci il trattamento una volta con il tuo studio. Dopodiché registri ogni mese allo stesso modo.

Rimborsi, protezione acquisti e storni

Se rimborsi a un cliente il prezzo d'acquisto tramite PayPal, inverti la registrazione del ricavo:

Operazione	Dare	Avere	Importo
Rimborso al cliente	Riduzioni dei ricavi con IVA al 19 % (SKR03 8720 / SKR04 4720; esempio italiano: Resi su vendite)	Conto transitorio PayPal	119,00 €

In questo modo si riduce anche l'IVA della vendita originaria. Se in caso di rimborso PayPal restituisca la commissione originaria in tutto, in parte o per niente dipende dalle condizioni tariffarie in vigore. Lo vedi nella colonna delle commissioni della riga di rimborso nel report. Se lì compare un accredito, lo storni sul conto commissioni. Se la colonna è vuota, la commissione resta un costo.

In caso di contestazione nell'ambito della protezione acquisti o di storno su carta di credito, PayPal spesso trattiene inizialmente l'importo. Finché il caso è aperto, il denaro è bloccato, ma non è ancora una perdita definitiva. Tieni quindi la trattenuta sul conto transitorio PayPal o su un sottoconto dedicato alle trattenute. Se il caso viene deciso a tuo sfavore, lo registri come un rimborso. Un'eventuale commissione aggiuntiva per la contestazione va sul conto commissioni.

Pagamenti PayPal in valuta estera

Se vendi in dollari, sterline o franchi svizzeri, PayPal converte l'importo subito in euro oppure mantiene un saldo nella valuta estera. Entrambe le situazioni si registrano in modo pulito:

Conversione immediata: nel report importo in valuta, conversione e importo in euro compaiono come righe separate. Il ricavo lo registri in euro.
Saldo in valuta estera: tieni un sottoconto per ogni valuta. Se più tardi converti il saldo in euro, registri la differenza come perdita su cambi (SKR03 2150 / SKR04 6880) o come utile su cambi (SKR03 2660 / SKR04 4840).

Ai fini IVA, nel diritto tedesco gli importi in valuta estera si convertono in linea di principio, secondo il § 16 comma 6 UStG, al cambio medio mensile pubblicato dal Ministero federale delle Finanze tedesco; se applichi le regole italiane, concorda il cambio da usare con il tuo commercialista. Verifica inoltre nel prospetto commissioni attuale se PayPal indica il costo della conversione come commissione separata o lo calcola nel tasso di cambio. Se è compreso nel tasso, nella tua contabilità compare come differenza di cambio.

Quale report PayPal serve per la contabilità?

Dal tuo conto PayPal Business ti servono ogni mese due file. Entrambi sono descritti nella guida PayPal su estratti conto e report:

L'estratto conto mensile: nella pagina degli estratti conto fai clic su "Richiedi" in corrispondenza del mese desiderato e lo scarichi. Documenta il saldo iniziale e quello finale.
Un report delle attività in CSV: in "Attività" scegli il simbolo di download e "Personalizzato". Il report contiene singolarmente pagamenti, commissioni, rimborsi e bonifici. Una richiesta copre al massimo dodici mesi.

Abbina ogni riga tramite l'ID transazione PayPal o il numero d'ordine del tuo negozio. A fine mese confronti il saldo del tuo conto transitorio PayPal con il saldo finale dell'estratto conto. Se non coincidono, di solito manca una commissione, un rimborso o un bonifico che compare solo in una delle due fonti.

Errori tipici con PayPal

Numero d'ordine assente nel report: a seconda del collegamento con il negozio, il numero d'ordine non compare in ogni riga PayPal. In quel caso l'ID transazione è l'unica chiave, e il tuo negozio deve salvarlo insieme all'ordine.
Registrato solo l'accredito in banca: chi registra solo il bonifico da PayPal al conto bancario perde commissioni e rimborsi come operazioni distinte e dichiara un fatturato troppo basso.
Pagamenti privati e aziendali mescolati: se sullo stesso conto PayPal passano anche operazioni private, devi separare ciascuna di esse come versamento o prelievo personale. Un conto aziendale dedicato ti risparmia questo lavoro.

Fornitore 2: contabilità Stripe e riconciliazione dei payout

Stripe lavora con un sistema di payout rigoroso, in cui tutte le transazioni sono assegnate a un identificativo univoco po_ (payout ID).

I principali tipi di transazione Stripe:

charge: pagamento del cliente (importo lordo).
stripe_fee: commissione di transazione trattenuta da Stripe.
refund: rimborso al cliente.
adjustment / dispute: storni e commissioni per contestazioni.

Riconciliazione Stripe:

Ogni report di payout di Stripe assegna incassi lordi, commissioni e rimborsi al rispettivo bonifico netto. Abbinando il payout_id all'accredito in banca, il saldo del conto transitorio per quel lotto si chiude automaticamente.

Fornitore 3: contabilità Klarna e report di liquidazione

Klarna comprende pagamento su fattura, pagamento a rate e bonifico immediato. Poiché Klarna si assume il rischio di insolvenza, valgono termini e strutture di commissione particolari.

Particolarità di Klarna:

File di liquidazione: Klarna mette a disposizione file CSV di liquidazione settimanali o giornalieri che contengono ordini, commissioni per il venditore, detrazioni per resi e riferimenti degli accrediti.
Abbinamento tramite numero di fattura: gli accrediti Klarna rimandano al numero di fattura del venditore o all'ID ordine Klarna.
Riserve trattenute: con i nuovi venditori Klarna trattiene spesso riserve di sicurezza, che vanno tenute su un conto crediti separato.

Fornitore 4: Mollie e gateway multi-pagamento

Mollie raggruppa diversi metodi di pagamento (iDEAL, carta di credito, Bancontact, Sofort, Klarna) in un unico accredito.

Come riesce la riconciliazione Mollie:

Poiché Mollie riunisce diversi metodi di pagamento in un solo accredito bancario, il report di liquidazione va suddiviso per metodo di pagamento. Ogni singola registrazione viene abbinata all'ordine originario del negozio, mentre le commissioni vengono assegnate al conto di costo appropriato.

Fornitore 5: contabilità Shopify Payments

Shopify Payments si basa tecnicamente sull'infrastruttura di Stripe, ma è integrato direttamente nel pannello di amministrazione di Shopify.

Punti importanti per Shopify Payments:

Report dei payout: i report si esportano dal pannello di amministrazione di Shopify o tramite API e contengono numeri d'ordine, importi lordi, commissioni e accrediti netti.
Commissioni di conversione valuta: per le vendite all'estero tramite Shopify Markets, Shopify applica commissioni di conversione valuta dall'1,5 % al 2 %, comprese nelle tariffe di transazione.
Utilizzo di buoni: gli ordini pagati con gift card Shopify non generano un accredito, ma riducono il conto del passivo per i debiti da buoni.

Rispetto agli altri fornitori, Shopify Payments ha abbastanza particolarità da meritare un articolo a sé: la riconciliazione completa è descritta nella guida alla contabilità Shopify.

Confronto tra i fornitori di pagamento

Fornitore di pagamento	Identificativo principale per la riconciliazione	Momento della trattenuta commissioni	Report principale
PayPal	ID transazione / campo personalizzato	Per transazione	Estratto conto e report delle attività (CSV)
Stripe	Payout ID (`po_...`)	Per transazione / payout	Payout Balance Summary
Klarna	Riferimento di liquidazione	Per lotto di accredito	Klarna Settlement CSV
Mollie	Payout ID (`tr_...`)	Per lotto di accredito	Mollie Payout Report
Shopify Payments	Payout ID	Per lotto di accredito	Shopify Payout Export

Marketplace e negozi seguono lo stesso principio. Come registrare le commissioni eBay senza doppie registrazioni lo mostra la guida alla contabilità eBay. Per i negozi WooCommerce ci sono sette casi di verifica nell'articolo sulla contabilità WooCommerce.

Consegna dei dati allo studio

Che lo studio lavori con TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud, Danea o con DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, i dati vanno trasformati in registrazioni strutturate:

Riferimento del documento: numero d'ordine o ID transazione nel campo di riferimento del documento (in DATEV il Belegfeld 1) per la chiusura automatica delle partite aperte.
Assegnazione dei conti: conti transitori separati per ogni fornitore (ad es. nell'SKR03 1361 PayPal, 1362 Stripe, 1363 Klarna; nel tuo piano dei conti italiano, sottoconti dedicati).
Codici IVA per le commissioni: registrazione delle commissioni dei fornitori di pagamento con i codici IVA appropriati (IVA a credito, esenzione o inversione contabile per fornitori esteri come Stripe Payments Europe in Irlanda; nel diritto tedesco il reverse charge è regolato dal § 13b UStG).

Come KudTax ti aiuta con la contabilità dei fornitori di pagamento

Unire ogni mese in Excel i file CSV di più fornitori di pagamento richiede tempo, e nel copia-incolla nascono errori. KudTax si occupa di questo lavoro sui dati:

Collegamenti: PayPal e Stripe sono collegati direttamente. Quali altri fornitori di pagamento puoi collegare lo trovi nella panoramica delle integrazioni.
Riconciliazione con l'IA: ordini del negozio, fatture e accrediti vengono abbinati tra loro. Ciò che non corrisponde in modo univoco resta visibile come differenza aperta e viene chiarito prima della chiusura mensile.
Conti transitori: per ogni fornitore di pagamento è supportata la riconciliazione del relativo conto transitorio.
Export contabile: alla fine ottieni un export secondo il tuo piano dei conti per TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud o Danea, oppure file DATEV EXTF, con dati contabili e riferimenti ai documenti, che tu o il tuo studio verificate prima dell'importazione.

A cosa fare attenzione quando confronti soluzioni di questo tipo lo spiega la guida scegliere un software di contabilità per l'e-commerce. Se non vuoi più riconciliare a mano i tuoi fornitori di pagamento, puoi provare KudTax gratis.

Fonti ufficiali e approfondimenti

Nota: questo articolo ha scopo informativo generale per commercialisti e venditori online e non costituisce una consulenza legale o fiscale formale.

Contabilizzare i pagamenti: PayPal, Stripe, Klarna e Mollie