Verificare la partita IVA: perché il reverse charge senza controllo è rischioso

Un cliente business da un altro Paese UE ordina merce e ti manda la sua partita IVA comunitaria. Se puoi fatturare la cessione senza IVA dipende da molto più che dal formato di quel numero. Per le cessioni di beni all'interno dell'UE si tratta dell'esenzione di una cessione intracomunitaria. Il reverse charge (inversione contabile) riguarda invece determinate prestazioni, quindi soprattutto i servizi. Nella pratica quotidiana i due casi vengono spesso confusi.

Questo articolo spiega cosa puoi verificare su una partita IVA comunitaria, come documentare il controllo e cosa fare in caso di esito negativo. Descrive le regole dal punto di vista di un venditore stabilito in Germania, con i riferimenti del diritto tedesco; i principi derivano dalla direttiva IVA europea e valgono in modo analogo negli altri Stati membri, Italia compresa.

Distinguere cessione di beni e reverse charge

Per una cessione intracomunitaria esente devono combaciare, tra l'altro, il trasporto transfrontaliero della merce, i requisiti in capo all'acquirente e la sua partita IVA comunitaria valida e utilizzata. A questo si aggiungono obblighi di prova e di comunicazione, per esempio gli elenchi riepilogativi (in Germania la Zusammenfassende Meldung, in Italia gli elenchi Intrastat). Dai "quick fix" europei in vigore dal 1° gennaio 2020, la partita IVA valida dell'acquirente è un requisito sostanziale dell'esenzione (nel diritto tedesco: § 4 n. 1 lett. b e § 6a UStG).

Per i servizi stabilisci prima la natura e il luogo della prestazione (§ 3a UStG nel diritto tedesco). Solo dopo si può valutare se l'imposta è dovuta dal cliente e se fatturi al netto con la dicitura "inversione contabile" (in tedesco Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, § 13b UStG). Una partita IVA da sola non risponde a queste domande. Per il controllo conta inoltre la sua validità al momento dell'operazione, non una situazione successiva.

Formato, esistenza, titolarità: i tre livelli di controllo

Formato. Ogni Paese ha il suo schema: DE più nove cifre, FR più undici caratteri, NL con una "B" in decima posizione. Errori di battitura e cifre invertite emergono già qui.

Esistenza. Se un numero formalmente corretto è stato davvero attribuito ed è valido lo dice la consultazione VIES della Commissione europea. Le imprese tedesche possono ottenere la conferma anche dal Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) (§ 18e UStG).

Titolarità. Il numero appartiene davvero a questa impresa, con questo indirizzo? È ciò che documenta la richiesta di conferma qualificata presso il BZSt, che verifica anche ragione sociale e indirizzo.

Il nostro verificatore di partita IVA gratuito copre i primi due livelli. Controlla il formato direttamente nel browser. Con un clic interroga poi VIES e ti mostra se il numero è valido, non valido o se lo Stato membro al momento non risponde; per farlo, il numero viene trasmesso a VIES tramite il nostro server. Non sostituisce una conferma qualificata presso il BZSt.

Verificare e documentare

Un controllo che non puoi dimostrare in seguito ti serve a poco durante una verifica fiscale. Archivia quindi data ed esito di ogni consultazione, per esempio come stampa o con il numero di conferma. I nuovi clienti business conviene verificarli prima della prima fattura. Se cambiano ragione sociale o indirizzo di un cliente, ha senso una nuova conferma qualificata.

La tabella seguente è una raccomandazione organizzativa. Intervalli di controllo fissati per legge, come "ogni trimestre", non esistono.

Occasione	Profondità di controllo consigliata
Nuovo cliente, prima fattura B2B	Formato e conferma qualificata
Cliente esistente, cessioni ricorrenti	Formato a ogni fattura, esistenza a intervalli regolari
Singolo ordine insolitamente grande	Nuova conferma qualificata
Cambio di indirizzo o di ragione sociale	Nuova conferma qualificata

Cosa fare in caso di esito negativo

Un esito negativo va chiarito. Controlla prima i dati trasmessi e documenta esito e momento della consultazione. Chiarisci poi con il cliente e con il tuo consulente fiscale quali requisiti sussistono per l'operazione concreta e come la fattura va emessa o rettificata. La regola generica "numero non valido = sempre IVA nazionale ad aliquota piena" (19 % in Germania, 22 % in Italia) è troppo semplicistica.

Come separare con precisione importi lordi e netti lo mostra la nostra guida per calcolare l'IVA. I collegamenti più ampi con l'OSS e i magazzini all'estero sono trattati nell'articolo sull'IVA nell'e-commerce.

Conclusione: il controllo del formato è il primo filtro

Il controllo del formato è un primo filtro utile, la consultazione VIES il secondo. Nessuno dei due conferma ancora che il numero appartiene al tuo partner commerciale, e nessuno dei due sostituisce la valutazione fiscale dell'operazione. Documenta la situazione verificata in modo che resti ricostruibile insieme alla fattura e alle prove di consegna.

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