Retouren, Rückerstattungen, Chargebacks, Gutscheine und Rabattcodes gehören zum Alltag eines Onlinehändlers. Buchhalterisch werden diese Vorgänge jedoch häufig miteinander vermischt. Eine Rücksendung wird automatisch als Rückerstattung behandelt, ein Chargeback direkt vom Umsatz abgezogen, ein verkaufter Gutschein sofort als Erlös gebucht oder ein Rabatt pauschal als Marketingaufwand erfasst. Dadurch können Umsätze, Umsatzsteuer, Zahlungsanbieter-Salden, offene Posten und Warenbestände gleichzeitig falsch dargestellt werden.

Nach deutschem Handels- und Steuerrecht (HGB und UStG) folgen diese Geschäftsvorfälle ganz unterschiedlichen Regeln:

Retouren erfordern eine Berichtigung von Umsatzerlösen, Umsatzsteuer, Debitorenkonten und Warenbestand.
Chargebacks betreffen strittige Zahlungsströme, Bearbeitungsgebühren und eventuelle Forderungsausfälle.
Gutscheine verlangen eine strikte Unterscheidung zwischen Einzweckgutscheinen und Mehrzweckgutscheinen.
Rabatte stellen Entgeltminderungen nach § 17 UStG dar und dürfen nicht als eigenständiger Aufwand verbucht werden.

Dieser Praxisleitfaden bietet Onlinehändlern, Buchhaltern und Steuerberatern einen umfassenden Rahmen für die korrekte Verbuchung von Retouren, Chargebacks, Gutscheinen und Rabatten im E-Commerce – inklusive Buchungsbeispielen, Belegvorgaben und DATEV-Logik.

Welche Fehler darüber hinaus in fast jeder Onlinehändler-Buchhaltung stecken, zeigt der Beitrag Die 5 häufigsten Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung.

Teil 1: Verbuchung von Retouren und Erstattungen

Eine Retoure bezeichnet den physischen Rückversand der Ware, eine Erstattung die finanzielle Rückzahlung an den Kunden. Beide Vorgänge fallen in der Praxis nicht immer zusammen (z. B. Kulanzerstattungen ohne Rücksendung oder Teilerstattungen).

1. Umsatzerlös- und Umsatzsteuerberichtigung (§ 17 UStG)

Wird Ware retourniert oder dem Kunden eine Gutschrift erteilt, müssen die ursprünglichen Umsatzerlöse sowie die entstandene Umsatzsteuer für den Zeitraum korrigiert werden, in dem die Retoure oder Gutschrift verarbeitet wird. Ändert sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz, haben der Unternehmer, der den Umsatz ausgeführt hat, den geschuldeten Steuerbetrag und der Leistungsempfänger den Inanspruchnahme-Vorsteuerabzug nach § 17 Abs. 1 UStG zu berichtigen.

Buchungssatz für eine Retouren-Gutschrift:

Soll: Erlösschmälerungen 19 % USt (z. B. SKR03 8720 / SKR04 4720) oder als Storno direkt auf dem Erlöskonto (SKR03 8400 / SKR04 4400)
Haben: Debitor / Verrechnungskonto Zahlungsanbieter

2. Benötigte Belege für die Betriebsprüfung

Prüfer verlangen lückenlose Belege, die jede Erstattung der ursprünglichen Bestellung zuordnen:

Rechnungskorrektur / Stornorechnung: Muss die ursprüngliche Rechnungsnummer, Kundendaten, retournierte Artikel, korrigierte Steuersätze sowie Netto-/Bruttobeträge ausweisen.
Wareneingangsschein / Lagerprotokoll: Nachweis über den tatsächlichen physischen Eingang im Lager (oder FBA-Retourenbericht) als Grundlage für die Wiedereinbuchung oder Abschreibung.

3. Wiedereinbuchen in den Warenbestand vs. Teilwertabschreibung

Wiederverkäufliche Neuware: Die Ware wird zum Einstandspreis / Herstellkosten wieder dem Lagerbestand gutgeschrieben.
Beschädigte / Unverkäufliche Retoure: Kann die Ware nicht mehr als Neuware verkauft werden, ist eine Teilwertabschreibung nach § 253 Abs. 3 HGB vorzunehmen.

Teil 2: Verbuchung von Chargebacks und Zahlungsstreitfällen

Ein Chargeback (Rückbelastung) entsteht, wenn ein Kunde eine Zahlung direkt über sein Kreditkarteninstitut oder seine Bank anficht (z. B. bei PayPal, Stripe oder Klarna). Der Zahlungsanbieter belastet das Händlerkonto mit dem strittigen Betrag sowie einer zusätzlichen Dispute-Gebühr.

Buchungsstruktur bei Chargebacks:

Einbuchen der Rückbelastung: Wenn der Zahlungsanbieter das Konto belastet:
- Soll: Zweifelhafte Forderungen / Chargebacks in Abwicklung
- Haben: Verrechnungskonto Zahlungsanbieter (z. B. Stripe Clearing)
Einbuchen der Dispute-Gebühr: Zahlungsanbieter erheben nicht erstattungsfähige Bearbeitungsgebühren (z. B. 15 € bei Stripe):
- Soll: Nebenkosten des Geldverkehrs / Gebühren (SKR03 4970 / SKR04 6855)
- Haben: Verrechnungskonto Zahlungsanbieter
Fall A: Händler gewinnt den Streitfall: Der Anbieter schreibt den Betrag wieder gut:
- Soll: Verrechnungskonto Zahlungsanbieter
- Haben: Zweifelhafte Forderungen / Chargebacks in Abwicklung
Fall B: Händler verliert den Streitfall: Die Forderung ist endgültig uneinbringlich:
- Soll: Forderungsverlust / Abschreibung auf Forderungen (SKR03 2400 / SKR04 6920)
- Soll: Umsatzsteuerkorrektur (§ 17 UStG)
- Haben: Zweifelhafte Forderungen / Chargebacks in Abwicklung

Wichtig: Ein Chargeback ist keine Retoure. Erstelle bei einem unberechtigten Chargeback keine Stornorechnung, solange kein rechtlicher Widerruf oder eine Rücksendung vorliegt.

Teil 3: Einzweck- vs. Mehrzweckgutscheine & Store Credit

Gemäß den EU-Gutscheinrichtlinien (umgesetzt in § 3 Abs. 14 und 15 UStG) wird bei Gutscheinen unterscheidet:

1. Einzweckgutscheine (§ 3 Abs. 14 UStG)

Ein Gutschein ist ein Einzweckgutschein, wenn der Ort der Lieferung und der geschuldete Umsatzsteuersatz bereits bei Ausgabe des Gutscheins feststehen.

Steuerentstehung: Die Umsatzsteuer entsteht sofort bei Verkauf/Ausgabe des Gutscheins.
Erlösrealisierung: Der Umsatzerlös wird erst bei Einlösung realisiert (Abgrenzung).
Beispiel: Ein Gutschein eines deutschen Händlers, der ausschließlich für in Deutschland mit 19 % besteuertes Sortiment im Inlandsversand eingelöst werden kann.

Buchungssatz bei Verkauf eines Einzweckgutscheins:

Soll: Bank / Verrechnungskonto
Haben: Erhaltene Anzahlungen / Gutscheinverbindlichkeiten (inkl. 19 % USt)

2. Mehrzweckgutscheine (§ 3 Abs. 15 UStG)

Ein Gutschein ist ein Mehrzweckgutschein, wenn der Ort der Lieferung oder der Steuersatz bei Ausgabe noch nicht feststeht.

Steuerentstehung: Bei Ausgabe/Verkauf entsteht keine Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer entsteht erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Einlösung für eine bestimmte Ware.
Relevanz im E-Commerce: Fast alle allgemeinen Wertgutscheine im Onlinehandel sind Mehrzweckgutscheine, da Kunden die Gutscheine aus verschiedenen Ländern (verschiedene USt-Sätze) oder für gemischte Sortimente (7 % und 19 %) einlösen können.

Buchungssatz bei Verkauf eines Mehrzweckgutscheins:

Soll: Bank / Verrechnungskonto (100 €)
Haben: Verbindlichkeiten aus Gutscheinen (100 € - keine USt)

Buchungssatz bei Einlösung des Gutscheins:

Soll: Verbindlichkeiten aus Gutscheinen (100 €)
Haben: Erlöse (84,03 €)
Haben: Umsatzsteuer 19 % (15,97 €)

Store Credit und Kulanzgutschriften

Gutschriften auf Kundenkonten (Store Credit), die als Kulanz ohne Warenrücksendung gewährt werden, folgen buchhalterisch den Regeln für Mehrzweckgutscheine. Sie bleiben eine Verbindlichkeit, bis sie eingelöst werden oder nach den zivilrechtlichen Verjährungsregeln (§ 195 BGB regelmäßig 3 Jahre) verfallen.

Gutschein-Erstattungen richtig buchen

Mit „Gutschein-Erstattung“ sind im Shop-Alltag drei verschiedene Vorgänge gemeint. Sie werden unterschiedlich gebucht, deshalb lohnt es sich, sie vorher auseinanderzuhalten.

Fall 1: Du erstattest eine Retoure als Gutschein statt in Geld

Der Kunde schickt Ware für 119,00 € zurück und bekommt statt einer Rückzahlung ein Guthaben im Shop. Die Lieferung ist damit rückgängig gemacht, Erlös und Umsatzsteuer sinken wie bei jeder Retoure nach § 17 UStG. Das Guthaben selbst ist eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden, weil er dafür später beliebige Ware kaufen kann. Es wird in der Regel wie ein Mehrzweckgutschein behandelt.

Vorgang	Soll	Haben	Betrag
Retoure, Erstattung als Guthaben	Erlösschmälerungen 19 % USt (SKR03 8720 / SKR04 4720)	Verbindlichkeiten aus Gutscheinen	119,00 €
Späteres Einlösen des Guthabens	Verbindlichkeiten aus Gutscheinen	Erlöse 19 % USt (SKR03 8400 / SKR04 4400)	119,00 €

Die Umsatzsteuer korrigierst du bei der Retoure und lässt sie beim Einlösen neu entstehen. Arbeitet deine Kanzlei mit Automatikkonten, trennt DATEV die Steuer jeweils selbst heraus.

Fall 2: Eine Bestellung, die mit Gutschein bezahlt wurde, kommt zurück

Ein Kunde bezahlt eine Bestellung über 119,00 € zu 50,00 € mit einem Mehrzweckgutschein und zu 69,00 € über PayPal. Danach schickt er alles zurück. Üblich ist, dass jeder Zahlungsweg den Betrag zurückbekommt, mit dem bezahlt wurde: Der Gutschein lebt mit 50,00 € wieder auf, 69,00 € gehen über PayPal zurück.

Vorgang	Soll	Haben	Betrag
Retoure der gesamten Bestellung	Erlösschmälerungen 19 % USt (SKR03 8720 / SKR04 4720)		119,00 €
davon Gutschein wieder aufgeladen		Verbindlichkeiten aus Gutscheinen	50,00 €
davon Rückzahlung über PayPal		PayPal-Verrechnungskonto	69,00 €

Wie die PayPal-Seite einer solchen Rückzahlung im Detail aussieht, steht im Beitrag zu Zahlungsanbieter-Buchhaltung mit PayPal, Stripe, Klarna und Mollie.

War es ein Einzweckgutschein, ist die Umsatzsteuer schon beim Verkauf des Gutscheins entstanden. Lebt der Gutschein nach der Retoure wieder auf, betrifft die Korrektur für diesen Teil in der Regel nur den Erlös. Die Umsatzsteuer bleibt unverändert. Weil das vom Gutscheintyp abhängt, sollte in deinem Shop-Export erkennbar sein, welcher Gutschein verwendet wurde.

Fall 3: Ein gekaufter Gutschein wird zurückgegeben und ausgezahlt

Ein Kunde widerruft den Kauf eines Geschenkgutscheins über 50,00 € oder du zahlst ein Restguthaben aus Kulanz aus. Hier geht keine Ware zurück, es wird nur der Gutscheinkauf rückgängig gemacht.

Mehrzweckgutschein: Beim Verkauf ist keine Umsatzsteuer entstanden, also gibt es auch nichts zu korrigieren. Du buchst Verbindlichkeiten aus Gutscheinen an Bank oder Zahlungsanbieter, 50,00 €.
Einzweckgutschein: Die Umsatzsteuer wurde beim Verkauf schon abgeführt. Mit der Rückzahlung wird das Entgelt zurückgewährt, deshalb wird sie nach § 17 UStG berichtigt. Du buchst die Gutscheinverbindlichkeit (netto 42,02 €) und die Umsatzsteuer (7,98 €) an Bank oder Zahlungsanbieter, zusammen 50,00 €.

Woran Gutschein-Erstattungen in der Praxis scheitern

Der Shop-Export zeigt nur den Zahlbetrag: Steht der Gutscheinanteil nicht in einer eigenen Spalte, wirkt eine Bestellung über 119,00 € mit 69,00 € Zahlung wie ein Fehlbetrag von 50,00 €.
Das Gutscheinkonto wird nie abgestimmt: Der Saldo der Verbindlichkeiten aus Gutscheinen sollte zur Liste der offenen Gutscheine im Shop passen. Weicht er ab, fehlt meist eine Einlösung oder eine wiederaufgeladene Erstattung.
Guthaben aus Retouren wird als Rabatt gebucht: Eine Retoure mit Erstattung als Guthaben ist keine Preisminderung auf eine neue Bestellung. Wird sie als Rabatt gebucht, fehlt die Verbindlichkeit für das offene Guthaben.

Teil 4: Verbuchung von Rabatten, Aktionscodes und Skonti

Rabatte mindern das tatsächliche Entgelt für eine Lieferung. Nach § 17 UStG korrigieren sie direkt die steuerliche Bemessungsgrundlage.

1. Sofortrabatte im Check-out (Aktionscodes)

Nutzt ein Kunde im Check-out einen 20-%-Rabattcode für einen 100-€-Artikel, zahlt er tatsächlich 80 €.

Buchungsregel: Es wird direkt der tatsächlich gezahlte Bruttobetrag verbucht (80 € brutto = 67,23 € netto + 12,77 € USt).
Buche NICHT 100 € Erlös und 20 € Marketingaufwand!

2. Nachträgliche Rabatte & Rückvergütungen

Wird ein Rabatt erst nach Rechnungsstellung gewährt, ist eine Korrekturbuchung vorzunehmen, die den Erlös und die Umsatzsteuer mindert.

3. Gratiszugaben & "Nimm 3, zahl 2"-Aktionen

Bei Paketangeboten (z. B. 3 Artikel zum Preis von 2) wird der Gesamterlös auf alle gelieferten Artikel aufgeteilt. Werbegeschenke ohne Gegenleistung sind bei geringem Wert steuerneutral, können bei höherem Wert jedoch als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterliegen.

Übersicht aller Transaktionstypen im E-Commerce

Geschäftsvorfall	Auswirkung auf Erlös	Auswirkung auf USt	Hauptkonto (SKR03)
Waren-Retoure	Minderung Umsatzerlös	Minderung Umsatzsteuer	Erlösschmälerungen (8720)
Verlorener Chargeback	Forderungsausfall	Minderung Umsatzsteuer	Forderungsverlust (2400)
Einzweckgutschein Verkauf	Passiver Rechnungsabgrenzungsposten	Sofortige USt	Gutscheinverbindlichkeiten m. USt
Mehrzweckgutschein Verkauf	Passiver Verbindlichkeitenansatz	Keine USt bei Verkauf	Verbindlichkeiten Gutscheine
Mehrzweckgutschein Einlösung	Erlös entsteht	USt entsteht bei Einlösung	Umsatzerlöse + USt
Rabattcode im Check-out	Geminderter Erlös	Errechnet aus Zahlbetrag	Normales Erlöskonto

Wie KudTax bei Retouren, Erstattungen und Gutscheinen hilft

Retouren, Erstattungen, Chargebacks und Gutscheine verteilen sich auf Shop, Marktplätze und Zahlungsanbieter. Wer sie von Hand zusammensucht, übersieht leicht einen Vorgang. KudTax führt diese Daten zusammen:

Erstattungen zuordnen: KudTax holt Bestellungen, Erstattungen, Gebühren und Auszahlungen aus den angebundenen Kanälen und ordnet Erstattungen KI-gestützt den ursprünglichen Bestellungen und Zahlungen zu.
Offene Differenzen sichtbar machen: Was nicht eindeutig zugeordnet werden kann, bleibt als offener Posten stehen und wird vor dem Monatsabschluss geklärt.
Buchungssätze und DATEV-Export: Daraus entstehen Buchungssätze nach SKR03 oder SKR04 und eine DATEV-EXTF-Datei, die du oder deine Kanzlei vor dem Import prüft.

Ob ein Gutschein ein Einzweck- oder Mehrzweckgutschein ist, legst du gemeinsam mit deiner Kanzlei fest. Welche Prüfpunkte bei der Auswahl einer Lösung zählen, zeigt der Leitfaden E-Commerce-Buchhaltungssoftware auswählen. Wenn du Retouren und Erstattungen nicht mehr von Hand abgleichen willst, kannst du KudTax kostenlos testen.

Offizielle und weiterführende Quellen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information für Steuerberater und Onlinehändler und stellt keine formelle Rechts- oder Steuerberatung dar.

Retouren, Chargebacks & Gutscheine buchen – mit Buchungssätzen