Amazon Vendor Central se diferencia de raíz del modelo clásico de Seller Central. En el proceso Vendor (first-party / 1P), Amazon emite un pedido de compra (purchase order), el proveedor lo confirma, envía la mercancía y después emite una factura B2B a Amazon. Amazon cruza pedido, recepción de mercancía y factura, y paga el importe restante.

En la práctica contable, sin embargo, esta operación es extremadamente compleja. Un pago de Amazon Vendor casi nunca coincide con el importe de la factura original. En el aviso de pago (remittance advice), Amazon compensa de forma continua numerosas partidas positivas y negativas: contribuciones de marketing, comisiones co-op, damage allowances, freight allowances, correcciones por protección de precios, abonos por devoluciones, shortage claims (faltantes) y cargos operativos (chargebacks).

Para asesores y contables, la contabilidad de Amazon Vendor plantea dos exigencias centrales:

Contabilización en bruto, no en neto: las deducciones de Amazon no pueden compensarse sin más con el derecho de cobro. Cada deducción se clasifica según su naturaleza jurídica: servicio publicitario propio de Amazon, minoración del precio o derecho de cobro todavía pendiente.
Conciliación de partidas abiertas: decenas de facturas tienen que cruzarse con pagos agrupados y saldarse justificante a justificante en la cuenta del cliente.

Esta guía explica cómo vendedores online y asesorías montan un proceso trazable para Amazon Vendor Central, clasifican las deducciones a partir de la factura o del abono correspondiente y traspasan los datos a la contabilidad. Las referencias legales del artículo son alemanas; para tu caso en España, valida el tratamiento concreto con tu asesoría.

Seller Central (3P) frente a Vendor Central (1P) en la contabilidad

La calificación fiscal y jurídica es en Amazon radicalmente distinta entre 3P y 1P:

Parámetro	Seller Central (3P)	Vendor Central (1P)
Relación jurídica	Ventas B2C a consumidores finales; Amazon es marketplace/intermediario	Venta mayorista B2B directamente a Amazon; la sociedad de Amazon figura en el contrato Vendor y en el pedido
Facturación	El vendedor factura al consumidor final	El vendedor emite una factura B2B a Amazon (o autofacturación)
Cuenta de ingresos	Ingresos B2C (tipo nacional, OSS)	Ingresos B2B nacionales o entregas intracomunitarias, según la ruta de entrega y el destinatario de la factura
Documento de liquidación	Informe de liquidación (settlement report XML/CSV)	Aviso de pago (remittance advice / payment advice)
Mecanismo de deducción	Comisiones de venta y tarifas de FBA descontadas del importe del cliente	Contribuciones de marketing, co-op, allowances y shortage claims descontados del pago B2B

La sociedad de Amazon con la que tienes el contrato y la que factura un servicio pueden ser distintas: por ejemplo, una sociedad en Luxemburgo o un establecimiento nacional con NIF-IVA local. De ello depende si una factura lleva IVA nacional o si eres tú quien debe la cuota por inversión del sujeto pasivo (en Alemania, § 13b UStG). Lo decisivo es, por tanto, siempre el emisor, el servicio y el IVA que figura en cada factura o abono, no una regla general.

Deducciones típicas en Vendor Central y su contabilización fiscal

Cuando Amazon efectúa un pago, pone a disposición del vendedor un aviso de pago (remittance advice). Entre los tipos de deducción más frecuentes están:

1. Contribuciones de marketing y comisiones co-op

Amazon cobra comisiones pactadas por contrato por posicionamientos, campañas de marketing y mantenimiento del catálogo:

Tratamiento fiscal: si Amazon presta un servicio publicitario propio, se trata de una prestación de servicios a tu favor. Si factura una sociedad de Amazon establecida en otro país de la UE sin IVA nacional, eres tú quien debe la cuota por inversión del sujeto pasivo y, si tributas en régimen general, normalmente puedes deducirla a la vez como IVA soportado. Si la factura lleva IVA nacional, se aplica la deducción normal del IVA soportado. Si detrás de la deducción no hay un servicio propio sino un descuento en el precio, es una minoración del precio.
Asiento: en un servicio publicitario, por ejemplo, gastos de publicidad (PGC 627, ejemplo habitual a validar con tu asesoría; SKR03 4600 / SKR04 6600 en Alemania) al debe, con contrapartida en el cliente Amazon Vendor o en la cuenta puente; el código de IVA lo fija tu asesoría según la factura.

2. Freight y damage allowances

Freight allowance: deducción a tanto alzado por los costes de transporte que asume Amazon.
Damage allowance: deducción porcentual pactada por mercancía dañada o invendible.
Asiento: según el acuerdo, estas deducciones son minoraciones de ingresos o gastos. Una minoración de ingresos corrige también el IVA de la factura original.

3. Shortage claims (diferencias de cantidad en la recepción)

Si Amazon da entrada en el centro logístico a menos unidades de las que figuran en la factura, emite un shortage claim.

Regla de contabilización: los shortage claims siguen siendo un derecho de cobro pendiente hasta que se aclaran. Si se acepta el faltante, se corrige el ingreso mediante un abono; si no, se presenta una reclamación a Amazon.

4. Devoluciones al proveedor (return to vendor / RTV)

La mercancía invendible o dañada que Amazon devuelve al proveedor se compensa como abono RTV.

Asiento: corrección del ingreso B2B con contrapartida en el cliente Amazon Vendor.

El proceso de conciliación de avisos de pago en cuatro pasos

Para contabilizar Vendor Central de forma trazable conviene un proceso estructurado en cuatro pasos. Separa de forma sistemática lo que Amazon mezcla en una sola transferencia: el importe facturado, las deducciones pactadas por contrato y el tratamiento fiscal de esas deducciones.

[Factura B2B a Amazon] ➔ [Importación del remittance advice] ➔ [Desglose e inversión del sujeto pasivo] ➔ [Conciliación de partidas abiertas]

Paso 1: contabilizar las facturas de venta B2B

Con la entrega de la mercancía a Amazon nace el derecho de cobro por su importe total. Se contabiliza por el importe íntegro de la factura en la cuenta del cliente Amazon Vendor (p. ej., PGC 430, ejemplo habitual a validar con tu asesoría; SKR03/SKR04 10000 en Alemania), y en ningún caso por el importe que luego se transfiere de verdad. Todo lo que Amazon descuente es una operación propia y no tiene cabida en una factura reducida.

Paso 2: importar el aviso de pago

El remittance advice se descarga en Vendor Central y, según la configuración, también puede llegar por EDI. Es el único lugar en el que se juntan cobro bancario y número de factura: un aviso vincula cada transferencia con las facturas pagadas, el descuento por pronto pago aplicado, los abonos compensados y los códigos de deducción con los que Amazon identifica contribuciones de marketing, co-op y shortage claims.

Paso 3: desglosar las deducciones según su naturaleza jurídica

Cada deducción se clasifica en su categoría fiscal, porque reciben un tratamiento distinto:

Los importes de factura saldados reducen el derecho de cobro pendiente.
El descuento por pronto pago reduce a posteriori la contraprestación y exige una rectificación del IVA (en Derecho alemán, § 17 UStG), no un asiento como gasto.
Los servicios de marketing y co-op que factura sin IVA nacional una sociedad de Amazon establecida en otro país de la UE quedan sujetos a la inversión del sujeto pasivo (en Alemania, § 13b UStG); la cuota la debes tú como destinatario. Si la factura lleva IVA nacional, se aplica la deducción normal.
Los shortage claims se mantienen como partida abierta hasta que se aclaran: son un litigio, no una minoración de ingresos.

Paso 4: saldar las partidas abiertas

Los asientos preparados se importan en el software de la asesoría (en DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, como lote EXTF). Gracias al número de factura en la referencia del justificante (en DATEV, el Belegfeld 1), las facturas B2B abiertas quedan saldadas a cero en la cuenta del cliente. Si queda un resto, no es un error de redondeo, sino la señal de una deducción sin asignar.

Traspasar los datos de Amazon Vendor a la contabilidad

Tanto si la asesoría trabaja con a3, Sage, Holded, Contasol o con DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, cómo se rellenan los campos decide si los asientos pasan sin retoques:

Referencia del justificante (en DATEV, Belegfeld 1): contiene el número exacto de la factura de Amazon o del pedido de compra (número de PO). Sin ella no es posible la conciliación automática de partidas abiertas.
Segunda referencia (en DATEV, Belegfeld 2): recoge el ID del aviso de pago. Así puede reconstruirse meses después de qué transferencia procede un asiento, justo la cadena que quiere ver una inspección fiscal.
Códigos de IVA: dependen del servicio, del emisor de la factura y del IVA que figura en ella, y se fijan con la asesoría. Las combinaciones inverosímiles de cuenta, código de IVA e importe saltan a la vista, como muy tarde, al importar.

Exportación contable y automatización con KudTax

Desenredar a mano en Excel los avisos de Amazon Vendor lleva mucho tiempo y es propenso a errores de contabilización.

KudTax es compatible con Vendor Central además de con Seller Central y conecta Amazon a través de la interfaz oficial. Facturas, abonos y pagos se concilian con ayuda de la IA; lo que no cuadra queda visible como diferencia abierta. A partir de los datos conciliados, KudTax genera asientos según el PGC, el SKR03 o el SKR04 y los entrega como exportación para a3, Sage, Holded o Contasol, o para DATEV. La imputación contable y los códigos de IVA para contribuciones de marketing, co-op y allowances los acuerdas una vez con tu asesoría; el cierre y las declaraciones fiscales siguen siendo cosa suya.

Lo mejor es empezar con un mes cerrado y con los avisos que hoy te dan más trabajo. Para cuentas Vendor hay ofertas individuales: reserva una demo o directamente crea una cuenta.

Fuentes oficiales y enlaces complementarios

Nota: este artículo tiene carácter informativo general para asesorías y vendedores y no constituye asesoramiento fiscal individual.

Contabilidad de Amazon Vendor Central: abonos, co-op y comisiones