Quien contabiliza sus ventas de Amazon solo a partir de los abonos que llegan a la cuenta bancaria obtiene casi inevitablemente una imagen falsa o, como mínimo, incompleta. El pago de Amazon no equivale a las ventas de un día o un mes concretos. Es el resultado de un periodo de liquidación en el que Amazon compensa entre sí numerosos movimientos positivos y negativos: ventas de productos, abonos de gastos de envío, comisiones de venta, tarifas de FBA, costes de almacenamiento, publicidad, reembolsos, reembolsos de comisiones, ajustes, indemnizaciones, transacciones diferidas y reservas.

Para la contabilidad de Amazon, por tanto, no basta con saber qué importe ha entrado en el banco. Lo decisivo es cómo se compone ese importe y qué operaciones hay detrás de cada partida. Para eso precisamente Amazon pone a tu disposición distintos informes de pagos. El más importante para conciliar los pagos es el informe de liquidación de Amazon (settlement report).

Este artículo explica cómo asesorías, departamentos de contabilidad y vendedores de Amazon leen un informe de liquidación, clasifican las partidas que contiene, concilian el pago a través de una cuenta puente y después traspasan los datos de forma trazable a la contabilidad. Un ejemplo de liquidación realista muestra además por qué un pago bancario puede ser bastante inferior a las ventas visibles, o incluso superior en algunos periodos.

¿Qué es un informe de liquidación de Amazon?

Un informe de liquidación de Amazon (settlement report) es el informe central que genera Amazon Seller Central al final de cada ciclo de liquidación. Abarca un periodo concreto, normalmente de 7 a 14 días, y recoge cada transacción abonada o cargada en la cuenta de vendedor durante ese intervalo.

El informe cumple dos funciones principales:

Visión financiera detallada: muestra la composición exacta del importe neto que se transfiere a la cuenta bancaria del vendedor.
Justificante contable: aporta los datos individuales necesarios para contabilizar correctamente ventas, comisiones, devoluciones, ajustes de IVA y reservas.

A diferencia de una simple lista de ventas, un informe de liquidación incluye también pedidos cancelados, tarifas de almacenamiento, cuotas de suscripción, costes de publicidad descontados directamente del saldo, reembolsos a clientes e indemnizaciones por existencias de FBA perdidas.

Por qué el pago de Amazon no coincide con las ventas

Un error frecuente en la contabilidad del e-commerce es registrar el cobro bancario directamente como ingreso. Si Amazon transfiere 8.450 € a la cuenta y ese importe se contabiliza tal cual como ventas, se producen errores graves:

Faltan las comisiones: las comisiones de venta, las tarifas de envío de FBA y los costes de almacenamiento se descuentan antes del pago. Las ventas quedan infravaloradas.
El IVA se calcula mal: el IVA se devenga sobre el precio de venta bruto, no sobre el importe neto pagado.
Las devoluciones quedan ocultas: los reembolsos a clientes reducen los ingresos del periodo de liquidación, pero si solo contabilizas el banco no se ven.
Las reservas distorsionan los periodos: las reservas retenidas a nivel de cuenta son saldo a favor del vendedor, no gastos ni minoraciones de ingresos.
Solapamiento entre meses: un periodo de liquidación suele abarcar el cambio de mes (p. ej., del 24 de enero al 7 de febrero) y exige periodificar correctamente.

Una contabilidad de Amazon correcta exige por tanto: ventas brutas en las cuentas de ingresos, comisiones en cuentas de gastos, reembolsos como minoración de ingresos y el pago neto como contrapartida en una cuenta puente de Amazon.

Estructura y tipos de transacción del informe de liquidación

En Seller Central, los informes de liquidación se ofrecen en formatos de texto estructurados (Flat File V2 o XML). Cada línea pertenece a un tipo de transacción concreto:

1. Transacciones de pedido (ventas)

ItemPrice (Principal): el precio de venta del artículo con IVA incluido.
Shipping / GiftWrap: gastos de envío o de envoltorio para regalo pagados por el cliente.
ItemTax / ShippingTax: IVA repercutido sobre el producto y el envío.

2. Transacciones de reembolso (devoluciones)

Principal Refund: reembolso del precio de compra en devoluciones o cancelaciones.
Tax Refund: reembolso del IVA en devoluciones.
Refund Commission: comisión de gestión retenida o reembolsada por Amazon en devoluciones.

3. Comisiones de venta y de logística

Referral Fee: tarifa por referencia de Amazon (por lo general, del 7 % al 15 % según la categoría).
FBA Fulfilment Fee: tarifa por preparación, embalaje y envío a cargo de FBA.
FBA Storage Fee: tarifas de almacenamiento mensuales y de larga duración en los centros logísticos de Amazon.
Inbound Transportation Fee: costes de transporte para la entrega en los almacenes de FBA.

4. Servicios y publicidad

Subscription Fee: cuota mensual de la cuenta de vendedor Profesional.
Cost of Advertising (Sponsored Products): costes de publicidad compensados directamente.

5. Reservas y transacciones diferidas

Unavailable Balance / Account Level Reserve: reserva retenida por Amazon para la garantía al comprador o por plazos.
Deferred Transactions: ventas cuyo pago queda aplazado hasta que se confirma la entrega.

6. Indemnizaciones y ajustes

FBA Inventory Reimbursement: indemnización por mercancía de FBA perdida o dañada.
Goodwill / Adjustment: correcciones manuales de Amazon.

Leer e importar el informe de liquidación de Amazon

Quien quiere importar un informe de liquidación normalmente ya tiene el archivo y lo que busca es llevarlo a la contabilidad. Tres puntos deciden si funciona.

Descargar el archivo correcto

Las liquidaciones están en Seller Central, entre los informes de pagos; en la interfaz en inglés, en «Reports > Payments > All Statements». Para la importación usas el archivo Flat File V2. Según la documentación para desarrolladores de Amazon sobre los informes de liquidación, está separado por tabulaciones y recoge cada partida con las columnas amount-type, amount-description y amount. Guarda el archivo original sin modificar como justificante.

No rehacer el archivo en Excel

Si abres el informe en Excel y lo vuelves a guardar, es fácil que cambien los formatos de fecha, los separadores decimales y las cifras largas como los ID. Para tus propios análisis trabaja, por tanto, con una copia. Lo que se importa es el archivo original.

Traducir el informe a asientos

Un informe de liquidación todavía no es un lote de asientos. Al importarlo, asignas cada combinación de amount-type y amount-description a una cuenta y a un código de IVA; por ejemplo, las comisiones de venta a una cuenta de gastos y los reembolsos a minoraciones de ingresos. Esta correspondencia la defines una vez y la revisas en cuanto aparece en el informe un nuevo tipo de partida. Después sigues los cinco pasos de la siguiente sección. El resultado es una exportación según el PGC para a3, Sage, Holded o Contasol, o un lote de asientos DATEV EXTF, como se describe en la sección sobre el traspaso a la contabilidad.

Paso a paso: cómo conciliar los pagos de Amazon

Para una contabilidad ordenada (en Alemania, conforme a los GoBD), asesores y vendedores deberían aplicar este proceso de conciliación en cinco pasos:

Paso 1: crear una cuenta puente de Amazon

Crea en tu plan de cuentas una cuenta puente propia para Amazon (p. ej., una subcuenta de la 555 «Partidas pendientes de aplicación» en el PGC, ejemplo habitual a validar con tu asesoría; o la cuenta 1360 del SKR03 / 1460 del SKR04 alemanes). Todos los asientos de la liquidación pasan por esta cuenta.

Paso 2: importar las transacciones individuales

Importa el informe de liquidación con tu software de contabilidad. Contabiliza las ventas brutas en cuentas de ingresos con el código de IVA adecuado, las comisiones en cuentas de gastos y los reembolsos como minoración de ingresos, con contrapartida en la cuenta puente de Amazon.

Paso 3: registrar reservas y periodificaciones

Registra el saldo inicial y final de las reservas. Las reservas retenidas permanecen como derecho de cobro (saldo deudor) en la cuenta puente hasta que Amazon las paga en un periodo posterior.

Paso 4: saldar con el pago bancario

Cuando Amazon transfiere el importe neto a la cuenta bancaria, el abono del banco se contabiliza en el haber de la cuenta puente de Amazon.

Paso 5: comprobar el saldo cero

Una vez contabilizadas todas las ventas, comisiones, reembolsos, reservas y el abono bancario, la cuenta puente debe quedar exactamente a cero para el periodo de liquidación cerrado.

Ejemplo numérico: desglosar una liquidación de Amazon

Veamos un informe de liquidación de Amazon de 14 días con los siguientes totales:

Tipo de transacción	Importe (€)
Ventas brutas de productos	+ 15.000,00
Gastos de envío pagados por el cliente	+ 450,00
Total ingresos brutos	+ 15.450,00
Comisiones de venta	- 2.250,00
Tarifas de envío y almacenamiento de FBA	- 1.800,00
Publicidad (Sponsored Products)	- 650,00
Reembolsos a clientes (brutos)	- 1.200,00
Reserva retenida (saldo final)	- 1.100,00
Reserva liberada (saldo inicial)	+ 800,00
Pago neto al banco	+ 9.250,00

En este ejemplo:

Las ventas brutas de 15.450,00 € deben contabilizarse en cuentas de ingresos y de IVA.
Las comisiones totales de Amazon, 4.700,00 € (2.250 € + 1.800 € + 650 €), se registran como gastos de explotación.
Los reembolsos a clientes, 1.200,00 €, reducen los ingresos.
El ajuste neto de la reserva es de -300,00 € (800 € liberados menos 1.100 € nuevamente retenidos).
El abono bancario de 9.250,00 € salda lo que queda en la cuenta puente.

Quien contabiliza como ingreso solo los 9.250,00 € del banco reduce sus ventas en 6.200,00 € y omite 4.700,00 € de gastos deducibles.

Reservas a nivel de cuenta y transacciones diferidas

Un punto especialmente propenso a errores es la reserva a nivel de cuenta (unavailable balance). Según las políticas de Amazon (entre otras, la reserva basada en la fecha de entrega), los ingresos de las ventas se retienen durante un número determinado de días después de la fecha de entrega estimada.

Reserva frente a gasto

La reserva a nivel de cuenta no es una comisión ni una pérdida. Es dinero ganado por el vendedor que se queda temporalmente en Amazon. Debe figurar en el balance como derecho de cobro.

Transacciones diferidas

En Derecho tributario alemán, la venta se produce con la transmisión del riesgo (envío/entrega); el criterio aplicable en tu caso concreto conviene validarlo con tu asesoría. Si Amazon traslada el aviso de pago a un periodo de liquidación posterior, la interfaz contable debe garantizar que la venta se registre de todos modos en el periodo correcto.

Traspasar los datos de Amazon a la contabilidad

Tanto si la asesoría trabaja con a3, Sage, Holded, Contasol o con DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, los datos deben prepararse como asientos correctos:

Códigos de IVA: asignación de los códigos adecuados al tipo nacional (en España, 21 %, 10 % o 4 %), a las entregas intracomunitarias exentas o a las ventas en OSS (en DATEV, los códigos BU para el 19 % y el 7 % alemanes).
Referencia del justificante: traslado del ID de pedido de Amazon o del ID de liquidación a la referencia del justificante (en DATEV, el Belegfeld 1) para la conciliación automática de partidas abiertas.
Enlace al justificante: vinculación de la factura en PDF o de la liquidación correspondiente, para que quien revise pueda abrir el justificante con un clic; compruébalo según el sistema de destino.
Conexión con VCS: si utilizas el servicio de cálculo de IVA de Amazon (VCS), debes asegurarte de que los asientos coinciden exactamente con los informes de facturas que Amazon emite en nombre del vendedor.

Cómo te ayuda KudTax con las liquidaciones de Amazon

Descargar cada semana los informes de liquidación y prepararlos en Excel lleva tiempo, y al conciliar se cuelan errores. KudTax se encarga de ese trabajo con los datos:

Conexión con Amazon: a través de la conexión, pedidos, comisiones, reembolsos y pagos llegan a una base de datos común.
Asientos desglosados: ventas, comisiones y reembolsos se preparan por separado según el PGC, el SKR03 o el SKR04. Es decir, se contabiliza mucho más que el simple pago.
Conciliación con IA: cada pago se asigna a las operaciones que contiene. Lo que no cuadra queda visible como diferencia abierta.
Exportación contable: al final tienes una exportación según el PGC para a3, Sage, Holded o Contasol, o archivos DATEV EXTF, para revisar e importar después. Las referencias y los archivos de los justificantes se revisan por separado.

Cómo comparar las distintas soluciones lo explica la guía elegir software de contabilidad para e-commerce. Si ya no quieres conciliar a mano tus liquidaciones de Amazon, puedes probar KudTax gratis.

Fuentes oficiales y enlaces complementarios

Nota: este artículo tiene carácter informativo general para asesorías y vendedores online y no constituye asesoramiento jurídico o fiscal formal.

Informe de liquidación de Amazon: cómo entenderlo y contabilizarlo