Amazon FBA y FBM se diferencian en el envío, no en la necesidad de conciliar ventas, comisiones, reembolsos y liquidaciones. La contabilidad necesita las operaciones subyacentes y sus justificantes. Una liquidación por sí sola no muestra cómo se compone.

Esta guía complementa nuestra página de contabilidad de Amazon con KudTax: explica qué documentos debes revisar en FBA y en FBM y cómo preparar un periodo de liquidación completo.

Contabilidad de Amazon FBA: ¿qué documentos se añaden?

En FBA, Amazon se encarga del almacenamiento y del envío. Por eso tu contabilidad recibe además documentos sobre la gestión logística (fulfillment), los costes de almacenamiento y los movimientos de existencias. Una tarifa de almacenamiento no siempre puede asignarse a un pedido concreto como una comisión de venta. Revisa por tanto también las liquidaciones periódicas. Los modelos de envío y los servicios los describe la propia Amazon.

Para tu conciliación mensual deberías responder tres preguntas: ¿qué ventas y reembolsos se han liquidado? ¿Qué costes de FBA están justificados? ¿Qué movimientos de existencias hay que revisar con independencia de las liquidaciones? Esto vale sobre todo si la mercancía está almacenada en varios países. El modelo de envío por sí solo no responde a ninguna cuestión de IVA.

Contabilidad de Amazon FBM: registrar por completo el envío propio

En FBM envías tú mismo o a través de un proveedor contratado. Las ventas de Amazon, las comisiones de venta, los reembolsos y las liquidaciones siguen formando parte de tu conciliación. Sin embargo, los costes de envío, embalaje y almacenamiento externo pueden proceder además de tus propias facturas de proveedores.

Separa los gastos de envío que paga el cliente de la factura de tu empresa de paquetería. Son operaciones distintas; que los importes sean iguales no significa que una partida pueda desaparecer. Comprueba también si las etiquetas de envío compradas a través de Amazon ya están incluidas en tus liquidaciones, para no registrar los costes dos veces.

Ejemplo de FBA y FBM en una misma cuenta de vendedor

En un periodo de liquidación simplificado recibes 2.000 euros en pagos de clientes. De ellos se reembolsan 100 euros y se retienen 300 euros de comisiones. Sin otros movimientos quedan 1.600 euros de liquidación. Una factura de paquetería de 80 euros pagada por separado no explica en FBM ninguna diferencia adicional dentro de esa liquidación de Amazon; es un justificante más en tu proceso global. El ejemplo describe flujos de pago, no una imputación fiscal.

Si usas FBA y FBM en paralelo, conserva el modelo de envío como criterio de análisis, siempre que tus datos lo incluyan. Revisa primero la liquidación común y después la asignación de costes. Usa las referencias de pedido y de liquidación disponibles en lugar de juntar sin revisar dos listas de ventas independientes.

Control	FBA	FBM
Ventas y reembolsos de Amazon	Conciliar con la liquidación y los justificantes	Conciliar con la liquidación y los justificantes
Costes de fulfillment	Revisar los documentos de Amazon	Añadir tus justificantes de envío/proveedor
Movimientos de existencias	Tener en cuenta los informes de almacén de Amazon	Revisar tus propios registros de almacén/proveedor
Liquidación común	Tener en cuenta todas las operaciones incluidas	Sin registrar ventas ni costes dos veces

Por qué una liquidación de Amazon puede no coincidir con las ventas

Una sola venta se descompone en varias operaciones que aparecen en momentos distintos y en informes distintos. La liquidación es solo su resultado neto.

Flujo de datos	De dónde viene	Qué contiene	Dónde va en la contabilidad
Pedidos	Informe de pedidos	Ventas brutas, tipo de IVA, país de entrega, gastos de envío	Cuentas de ventas, separadas por tipo de IVA y país
Comisiones	Informe de liquidación	Comisión de venta, envío FBA, almacenamiento, publicidad	Cuentas de gastos, a ser posible por pedido
Reembolsos	Informe de liquidación	Devoluciones, reembolsos parciales, cortesías	Minoración de ventas más corrección proporcional de comisiones
Liquidaciones	Informe de liquidación	La suma que realmente se paga	Cuenta puente, no directamente como venta

Con una cuenta puente conciliada, las operaciones pueden enlazarse con la liquidación. Un saldo restante no es automáticamente un error: puede corresponder, por ejemplo, a liquidaciones pendientes o a reservas. Lo decisivo es que puedas explicar y justificar el saldo.

Cómo se desglosa línea a línea un informe de liquidación lo explica el artículo sobre los informes de liquidación de Amazon.

Del pedido al asiento

El proceso es el mismo cada mes, tengas 100 o 100.000 pedidos:

Obtener los datos de pedidos: con tipo de IVA, país de entrega y gastos de envío por línea.
Obtener los informes de liquidación: comisiones, reembolsos, reservas, liquidaciones.
Asignar: enlazar por sus referencias las comisiones y reembolsos ligados a pedidos; tratar por separado los costes periódicos.
Imputar: ventas por tipo de IVA y país, gastos por tipo de comisión.
Conciliar: ¿el saldo restante se explica por liquidaciones pendientes, reservas u otras operaciones documentadas?
Entregar: como lote de asientos en el sistema de destino de la asesoría, por ejemplo según el PGC para a3, Sage, Holded o Contasol, o a DATEV.

El paso 3 es donde fallan los procesos manuales. Una comisión figura en un informe distinto del pedido al que se refiere, y la asignación se hace por identificadores, no por importes.

Con volúmenes altos no hace falta que cada pedido llegue por separado a la contabilidad: las ventas similares pueden agruparse en asientos resumen, siempre que las transacciones individuales sigan siendo trazables.

Dónde desaparece realmente el margen

Además de la comisión de venta, conviene revisar por separado los demás tipos de costes:

Tipo de comisión	Cuándo se produce	Qué la complica en la contabilidad
Comisión de venta	por venta	sin problemas, asignable directamente
Tarifa de envío FBA	por venta	depende de las medidas y el peso, varía por artículo
Tarifa de almacenamiento	mensual	no se refiere a ningún pedido, hay que repartirla por periodos
Recargos por existencias antiguas	según la liquidación vigente de Amazon	afectan al stock antiguo, a menudo pasan desapercibidos hasta la liquidación
Publicidad (PPC)	según la facturación publicitaria	documentos separados; revisar una posible compensación
Tarifa de devolución	por devolución	llega con retraso respecto al pedido original

Para calcular de antemano un artículo concreto basta la calculadora de comisiones de Amazon; el análisis detallado del cálculo del margen está en el artículo sobre las comisiones de Amazon.

IVA: revisar algo más que el país de entrega

Para la calificación fiscal importan, entre otros, el país de expedición y de entrega, la fecha de la operación, el tipo de cliente y el papel del marketplace. El extracto bancario no aporta toda esta información.

La ventanilla única (OSS) puede usarse para las ventas incluidas en el régimen de la UE; no todas las ventas de Amazon entran automáticamente en él. En España, el OSS se declara con el Modelo 369 ante la Agencia Tributaria (AEAT); desde el lado alemán, los requisitos los describe el BZSt sobre el régimen OSS de la UE. Aclara el tratamiento de tus movimientos de mercancía y tus ventas con tu asesoría. Nuestro resumen de OSS/IOSS te ayuda a prepararlo.

Traslados de stock: lo que la liquidación no muestra

Cuando la mercancía se mueve entre almacenes de distintos países, los datos de liquidación no bastan para revisarla. Ten en cuenta los informes de movimientos de existencias disponibles y aclara las posibles obligaciones locales con tu asesor fiscal. Participar en el OSS no resuelve estas cuestiones de forma general. Registra los movimientos de mercancía por separado de las ventas.

¿Qué debo tener en cuenta al vender en varios marketplaces?

En resumen: concilia la liquidación, el pago y los justificantes de cada marketplace por separado. Acuerda con tu asesoría una lógica de imputación uniforme, porque el marketplace por sí solo no determina ni el tipo de IVA ni la cuenta. Registra el canal, la configuración de la entrega y la referencia del justificante de modo que no se agrupen sin revisar operaciones distintas.

En cuanto se añade un segundo canal, no se duplica el trabajo, sino el número de formatos. Cada marketplace llama de otra forma a las mismas operaciones, liquida en otros ciclos y entrega informes con su propia estructura. En eBay, por ejemplo, las comisiones aparecen tanto en el informe de transacciones como en la factura mensual; cómo contabilizarlas una sola vez lo explica la guía de contabilidad de eBay.

Si además vendes a la propia Amazon en lugar de a través del marketplace, rige otra lógica: los abonos, las contribuciones de marketing y las deducciones co-op pasan por pedidos de compra (Purchase Orders) y avisos de pago (Remittance Advices), no por informes de liquidación. Lo describe el artículo sobre Amazon Vendor Central.

Qué llega al final a la asesoría

Acuerda con tu asesoría qué ficheros, justificantes y, en su caso, permisos de acceso necesita. Revisa cuentas, códigos de IVA, referencias y la conciliación de importes con una exportación de prueba. Una descarga generada automáticamente no sustituye esa conciliación.

Por qué falla en la práctica una importación en DATEV (campos obligatorios, enlaces a justificantes, partidas abiertas, errores de formato) lo explica el artículo sobre la exportación DATEV.

Qué se puede automatizar

KudTax permite importar y preparar los datos de Amazon. La integración con Amazon ofrece API e importación de ficheros. Comprueba para tu proceso qué informes y campos de datos están incluidos y qué justificantes necesitas además. Los asientos salen según el PGC con exportación para a3, Sage, Holded o Contasol, o como exportación DATEV.

Prueba un periodo de liquidación completo con operaciones FBA y/o FBM, reembolsos y comisiones. Haz que tu contabilidad revise la entrega preparada. Regístrate o solicita una demo de Amazon si prefieres hablar antes de si encaja con tu cuenta de vendedor. El alcance actual del servicio y los costes están en precios.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi liquidación de Amazon no coincide con mis ventas?

Porque la liquidación agrupa varios movimientos. Comisiones, reembolsos, reservas y otras compensaciones pueden modificar el importe. Aclara la diferencia con el informe de liquidación; añade los costes pagados por separado fuera de la conciliación de liquidaciones.

¿Hay que contabilizar cada pedido por separado?

Agrupar puede tener sentido para operaciones adecuadas. Acuerda los requisitos con tu asesoría y conserva la relación con las transacciones individuales. El artículo enlazado sobre asientos resumen explica el proceso.

¿Necesito un registro de IVA en el extranjero si uso el OSS?

Posiblemente sí. El OSS cubre las ventas a distancia a consumidores finales, no el traslado de tu propia mercancía a un almacén en el extranjero. Si usas Pan-EU o CEE, revisa los informes de movimientos de existencias y aclara la cuestión con tu asesor fiscal.

¿Cómo llegan los datos a la asesoría?

Por la vía de transmisión acordada con la asesoría, por ejemplo un fichero según el PGC para a3, Sage, Holded o Contasol, o un lote de asientos DATEV, junto con los justificantes correspondientes. Cuentas, códigos de IVA, referencias y entrega de justificantes deben encajar con vuestro procedimiento.

¿Basta un extracto bancario como justificante?

Un extracto bancario muestra el flujo de pago. Para explicar las ventas, comisiones y reembolsos subyacentes necesitas otras liquidaciones y justificantes. Acuerda con tu asesoría la documentación completa y su conservación.

Amazon FBA y FBM: contabilidad, comisiones y conciliación