ViDA: factura electrónica, declaración digital y registro IVA único

Ahora mismo hay dos temas de factura electrónica, y se confunden constantemente. El primero son las obligaciones nacionales: en Alemania, la obligación B2B vigente desde 2025 y aplicada por fases, de la que trata el artículo sobre XRechnung y ZUGFeRD; en España, la factura electrónica de la Ley Crea y Crece y el Reglamento Verifactu, cuyos plazos conviene consultar en la AEAT. El segundo es ViDA, el paquete de la UE que a partir de 2030 afectará a las operaciones B2B transfronterizas y sustituirá a la declaración recapitulativa (en España, el Modelo 349).

Este artículo trata exclusivamente del segundo. Si quieres saber qué tienes que hacer el año que viene, el otro artículo es el adecuado; si quieres saber hacia dónde tienen que converger tus procesos hasta 2030, estás en el sitio correcto.

ViDA 2025 en pocas palabras

El 11 de marzo de 2025, el Consejo de la UE aprobó definitivamente el paquete legislativo VAT in the Digital Age (ViDA); el objetivo es adaptar el IVA europeo a la economía digital y frenar el fraude. Al mismo tiempo, la Comisión confirma la implantación por fases hasta enero de 2035. Los actos jurídicos se publicaron en el Diario Oficial el 25 de marzo de 2025.

ViDA se compone de tres bloques: factura electrónica y obligaciones de información digital (Digital Reporting Requirements, DRR) para operaciones B2B transfronterizas, normas específicas para interfaces electrónicas/plataformas y simplificaciones hacia un registro único de IVA (Single VAT Registration, SVR).

Actos jurídicos y vigencia

El paquete incluye, entre otros, la Directiva (UE) 2025/516, el Reglamento (UE) 2025/517 (que modifica el Reglamento 904/2010 sobre cooperación administrativa) y el Reglamento de Ejecución (UE) 2025/518 (que modifica el Reglamento de Ejecución 282/2011). Los tres se publicaron el 25 de marzo de 2025 en el Diario Oficial (serie L); los textos completos están disponibles en EUR-Lex.

La Directiva 2025/516 entró en vigor, como es habitual en los actos de la UE, 20 días después de su publicación (es decir, a mediados de abril de 2025); sin embargo, algunas obligaciones solo se aplican a partir de las fechas indicadas más abajo.

Los tres pilares de ViDA: ¿qué cambia?

1) Factura electrónica e información digital (DRR)

Para las entregas de bienes y prestaciones de servicios B2B transfronterizas dentro de la UE se introducen facturas electrónicas estructuradas (EN 16931) y una transmisión casi en tiempo real de los datos principales de facturación. Fecha de inicio: 1 de julio de 2030. Los Estados miembros que ya tienen sistemas nacionales en tiempo real deben adaptarlos a los estándares de la UE a más tardar el 1 de enero de 2035.

Con el inicio de las DRR desaparece la actual declaración recapitulativa (EC Sales List); así lo presentan expresamente las explicaciones oficiales y los resúmenes especializados. En la práctica, esto significa que la factura electrónica se convierte en el estándar para el B2B intracomunitario y la transmisión de datos sustituye a la declaración recapitulativa.

2) Economía de plataformas («proveedor presunto»)

Para las interfaces electrónicas (por ejemplo, plataformas de alojamiento de corta duración o de transporte de pasajeros) se aplicarán, según el caso, ficciones de entrega y obligaciones ampliadas. La mayor parte de las normas sobre plataformas se aplica a partir del 1 de julio de 2028. Las empresas de estos sectores deberían aclarar pronto el nuevo reparto de papeles (proveedor/plataforma).

3) Registro único de IVA (SVR) y ajustes en OSS/IOSS

ViDA amplía los procedimientos y su ámbito de aplicación para que más operaciones puedan gestionarse sin un registro adicional de IVA local («Single VAT Registration»). Paralelamente, el OSS/IOSS se precisa y mejora técnicamente en algunos puntos; los primeros ajustes se aplican ya en la fase de implantación a partir de 2027/2028.

Calendario 2025 → 2035 (extracto)

• 2025: aprobación el 11/03; publicación el 25/03; entrada en vigor a partir de abril de 2025. Los Estados miembros pueden, bajo ciertas condiciones, imponer obligaciones nacionales de factura electrónica (sin autorización previa de la UE).
• 1 de enero de 2027: fase inicial con aclaraciones, entre otras cosas sobre OSS/IOSS y cooperación administrativa.
• 1 de julio de 2028: el pilar de plataformas (proveedor presunto) y las primeras facilidades del SVR entran parcialmente en vigor.
• 1 de julio de 2030: arrancan en toda la Unión las DRR y la obligación de factura electrónica para el B2B intracomunitario.
• a más tardar el 1 de enero de 2035: armonización de los sistemas nacionales en tiempo real con el estándar de la UE.

¿Qué significa esto en la operativa? (obligaciones, datos, plazos)

• Formato de factura: facturas electrónicas en el sentido de la EN 16931 (modelo semántico básico); un PDF por sí solo ya no basta.
• Ventana de datos: «casi en tiempo real»; los actos jurídicos prevén plazos de transmisión muy cortos tras la emisión de la factura (los detalles dependen de cada supuesto, p. ej., la autofacturación). Las empresas deben diseñar sus cadenas de procesos e informáticas para ciclos de declaración diarios o de pocos días.
• Obligaciones sobre datos maestros: la calidad de los NIF-IVA, de la lógica de umbrales y de lugar de realización y de las referencias de transacción pasa a ser decisiva (controles de la Administración).
• Sustitución de la declaración recapitulativa: para las operaciones B2B transfronterizas, las DRR sustituyen a la EC Sales List, con efectos en los procesos que hoy se basan en esos datos (p. ej., conciliaciones internas).

Gobernanza y cooperación entre administraciones

Para la cooperación y la asistencia administrativas, ViDA adapta el Reglamento 904/2010 (nuevo Reglamento 2025/517). Con ello se refuerzan los flujos de datos y los mecanismos de control entre Estados miembros para la lógica de declaración digital (entre otros, VIES y registros centralizados).

Qué significa ViDA en concreto para los vendedores online

La mayoría de los resúmenes sobre ViDA están escritos para los departamentos fiscales de grandes grupos. Para un vendedor online, los tres pilares se reducen a tres preguntas.

¿Vendo B2B a otros países de la UE? Entonces el pilar DRR te afecta directamente a partir de julio de 2030. Lo que hoy es una declaración recapitulativa periódica pasa a ser una transmisión por factura en pocos días. La diferencia no es la carga de trabajo, sino el ritmo: un proceso que pone orden una vez por trimestre deja de funcionar con una obligación de declaración diaria. Si ya hoy asignas bien pagos y pedidos, tienes la mayor parte del trabajo hecho.

¿Vendo solo B2C a través de marketplaces? Entonces, de entrada, el pilar DRR cambia poco para ti: las ventas a distancia puramente B2C siguen pasando por el OSS. Más relevante es el tercer pilar: el registro único de IVA debe hacer innecesarios precisamente los registros locales que hoy surgen por tener almacén en el extranjero. Para los vendedores FBA con programas paneuropeos, es en la práctica la promesa más importante del paquete.

¿Soy yo mismo una plataforma? Las normas del proveedor presunto a partir de julio de 2028 se dirigen al alojamiento de corta duración y al transporte de pasajeros. Si gestionas una interfaz a través de la cual venden terceros, deberías aclarar pronto el reparto de papeles en el contrato, no en 2028.

Lo que ya conviene tomarse en serio en 2026

El año 2030 invita a aparcar el tema. Eso es arriesgado por un motivo: las DRR exigen datos estructurados por factura, y con una calidad que ya no admite una limpieza a posteriori. Si hoy llevas las ventas como partidas agrupadas sin que los justificantes individuales sigan vinculados, tendrás que cambiarlo de todos modos antes de esa fecha. La cuestión de si los asientos resumen están permitidos no se ve afectada, pero sí lo limpio que esté el nivel inferior.

Igual de importante: la calidad de los NIF-IVA. Las DRR se apoyan en los controles de la Administración. Un número de cliente no validado ya es hoy un riesgo para la inversión del sujeto pasivo (el validador de número de IVA lo resuelve en segundos) y, a partir de 2030, se convertirá además en una declaración rechazada.

Qué deberían preparar las empresas entre 2025 y 2030

1. Ser capaces de emitir facturas electrónicas (EN 16931, series de numeración, responsabilidad de los procesos).
2. Alinear los procesos de declaración y las interfaces con los plazos cortos de las DRR (registro → validación → transmisión → respuestas).
3. Revisar la exposición como plataforma (alojamiento/transporte) y adaptar los contratos a las normas del proveedor presunto (a partir de 07/2028).
4. Analizar el mapa de registros y planificar las facilidades del SVR (actualizaciones de OSS/IOSS).
5. Seguir la hoja de ruta hasta 2035: la Comisión ha publicado una estrategia de implantación (guías, herramientas, calendarios).

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