Wer seine Amazon-Umsätze lediglich anhand der Gutschriften auf dem Bankkonto verbucht, erhält fast zwangsläufig ein falsches oder zumindest unvollständiges Bild. Die Amazon-Auszahlung ist nicht mit dem Umsatz eines bestimmten Tages oder Monats gleichzusetzen. Sie ist das Ergebnis eines Abrechnungszeitraums, in dem Amazon zahlreiche positive und negative Kontobewegungen miteinander verrechnet. Dazu gehören Produktumsätze, Versandgutschriften, Verkaufsprovisionen, FBA-Gebühren, Lagerkosten, Werbekosten, Erstattungen, Erstattungen von Gebühren, Anpassungen, Entschädigungen, zurückgestellte Transaktionen und Reserven.

Für die Amazon-Buchhaltung ist deshalb nicht allein entscheidend, welcher Betrag auf dem Bankkonto eingegangen ist. Entscheidend ist, wie sich dieser Betrag zusammensetzt und welche Geschäftsvorfälle hinter den einzelnen Positionen stehen. Genau dafür stellt Amazon verschiedene Zahlungsberichte bereit. Der wichtigste Bericht für den Auszahlungsabgleich ist der Amazon Settlement Report, auf Deutsch meist als Abrechnungsbericht bezeichnet.

Dieser Beitrag erklärt, wie Steuerberater, Buchhaltungen und Amazon-Händler einen Amazon-Abrechnungsbericht lesen, die darin enthaltenen Positionen einordnen, die Auszahlung über ein Verrechnungskonto abstimmen und die Daten anschließend nachvollziehbar an DATEV übergeben können. Ein realistisches Abrechnungsbeispiel zeigt außerdem, warum eine Bankauszahlung deutlich niedriger oder in einzelnen Perioden sogar höher als der sichtbare Umsatz sein kann.

Was ist ein Amazon Settlement Report?

Ein Amazon Settlement Report (Abrechnungsbericht) ist der zentrale Bericht, den Amazon Seller Central am Ende eines Abrechnungszyklus generiert. Er umfasst einen bestimmten Zeitraum, in der Regel 7 bis 14 Tage, und führt jede einzelne Transaktion auf, die dem Verkäuferkonto in diesem Intervall gutgeschrieben oder belastet wurde.

Der Bericht erfüllt zwei Hauptzwecke:

Finanzielle Detailübersicht: Er zeigt die genaue Zusammensetzung des Nettobetrags, der auf das Bankkonto des Händlers überwiesen wird.
Buchhaltungsbeleg: Er liefert die Einzeldaten, die für die ordnungsgemäße Buchung von Umsätzen, Gebühren, Retouren, Steueranpassungen und Reserven benötigt werden.

Anders als eine reine Verkaufsliste enthält ein Abrechnungsbericht auch stornierte Bestellungen, Lagergebühren, Abo-Gebühren, direkt vom Guthaben abgezogene Werbekosten, Erstattungen an Kunden sowie Entschädigungen für verlorene FBA-Bestände.

Warum die Amazon-Auszahlung nicht dem Umsatz entspricht

Ein häufiger Fehler in der Onlinehandels-Buchhaltung ist die direkte Verbuchung des Bankeingangs als Erlös. Wenn Amazon 8.450 € auf das Bankkonto überweist und dieser Betrag direkt auf Erlöse gebucht wird, führt das zu schweren Fehlern:

Gebühren fehlen: Verkaufsprovisionen, FBA-Versandgebühren und Lagerkosten werden vor der Auszahlung abgezogen. Die Umsatzerlöse werden zu niedrig ausgewiesen.
Umsatzsteuer wird falsch berechnet: Die Umsatzsteuer entsteht auf den Bruttoverkaufserlös, nicht auf den ausbezahlten Nettobetrag.
Retouren sind verdeckt: Erstattungen an Kunden mindern den Erlös innerhalb des Abrechnungszeitraums, bleiben bei reiner Bankbuchung jedoch unsichtbar.
Reserven verfälschen die Perioden: Einbehaltene Rücklagen auf Kontoebene sind Guthaben des Händlers, keine Ausgaben oder Erlösminderungen.
Überschneidung von Monatsgrenzen: Ein Abrechnungszeitraum läuft häufig über den Monatswechsel (z. B. 24. Januar bis 7. Februar) und erfordert periodengerechte Abgrenzungen.

Eine ordnungsgemäße Amazon-Buchhaltung erfordert daher: Bruttoumsätze auf die Erlöskonten, Gebühren auf Aufwandskonten, Erstattungen als Erlösschmälerungen und die Nettoauszahlung als Ausgleich auf einem Amazon-Verrechnungskonto.

Struktur und Transaktionstypen im Abrechnungsbericht

In Seller Central werden Abrechnungsberichte in strukturierten Textformaten (Flat File V2 oder XML) bereitgestellt. Jede Zeile gehört zu einem bestimmten Transaktionstyp:

1. Bestelltransaktionen (Verkäufe)

ItemPrice (Principal): Der Brutto-Verkaufspreis des Artikels.
Shipping / GiftWrap: Vom Kunden gezahlte Versand- oder Geschenkverpackungskosten.
ItemTax / ShippingTax: Auf Produkt und Versand erhobene Umsatzsteuer.

2. Erstattungstransaktionen (Retouren)

Principal Refund: Rückerstattung des Kaufpreises bei Retouren oder Stornierungen.
Tax Refund: Rückerstattung der Umsatzsteuer bei Retouren.
Refund Commission: Von Amazon einbehaltene oder erstattete Bearbeitungsgebühr bei Retouren.

3. Verkaufs- und Fulfillment-Gebühren

Referral Fee: Amazon-Verkaufsprovision (in der Regel 7 % bis 15 % je nach Kategorie).
FBA Fulfilment Fee: Gebühr für Kommissionierung, Verpackung und Versand durch FBA.
FBA Storage Fee: Monatliche und langfristige Lagergebühren in Amazon-Logistikzentren.
Inbound Transportation Fee: Transportkosten für die Anlieferung an FBA-Lager.

4. Service- und Werbekosten

Subscription Fee: Monatliche Grundgebühr für das Professionell-Verkäuferkonto.
Cost of Advertising (Sponsored Products): Werbekosten, die direkt verrechnet werden.

5. Reserven und zurückgestellte Transaktionen

Unavailable Balance / Account Level Reserve: Von Amazon einbehaltene Rücklage für Käuferschutz oder Fristen.
Deferred Transactions: Umsätze, deren Auszahlung bis zur Bestätigung der Lieferung zurückgestellt ist.

6. Entschädigungen und Anpassungen

FBA Inventory Reimbursement: Entschädigung für verlorene oder beschädigte FBA-Ware.
Goodwill / Adjustment: Manuelle Korrekturen durch Amazon.

Schritt-für-Schritt: So gelingt der Amazon-Auszahlungsabgleich

Für eine GoBD-konforme Buchführung sollten Steuerberater und Händler folgenden fünfstufigen Abgleichsprozess anwenden:

Schritt 1: Amazon-Verrechnungskonto einrichten

Richten Sie ein eigenes Verrechnungskonto im Kontenrahmen ein (z. B. Konto 1360 bei SKR03 oder 1460 bei SKR04 für Amazon). Alle Abrechnungsbuchungen laufen über dieses Konto.

Schritt 2: Einzeltransaktionen importieren

Importieren Sie den Abrechnungsbericht über Ihre Buchhaltungssoftware. Buchen Sie Bruttoumsätze auf Erlöskonten mit passendem Steuerschlüssel, Gebühren auf Aufwandskonten und Erstattungen auf Erlösschmälerungen gegen das Amazon-Verrechnungskonto.

Schritt 3: Reserven und Abgrenzungen erfassen

Erfassen Sie den Anfangs- und Endbestand der Reserven. Einbehaltene Reserven verbleiben als Forderung (Soll-Saldo) auf dem Verrechnungskonto, bis Amazon sie in einer Folgeperiode auszahlt.

Schritt 4: Bankauszahlung ausgleichen

Wenn Amazon den Nettobetrag auf das Bankkonto überweist, wird die Bankgutschrift im Haben gegen das Amazon-Verrechnungskonto gebucht.

Schritt 5: Nullsaldo prüfen

Nach Umbuchung aller Umsätze, Gebühren, Erstattungen, Reserven und der Bankgutschrift muss das Verrechnungskonto für die geschlossene Abrechnungsperiode exakt auf Null aufgehen.

Praktisches Zahlenbeispiel: Amazon-Abrechnung auflösen

Betrachten wir einen 14-tägigen Abrechnungsbericht von Amazon mit folgenden Summen:

Transaktionsart	Betrag (€)
Brutto-Produktverkäufe	+ 15.000,00
Vom Kunden gezahlte Versandkosten	+ 450,00
Summe Brutto-Einnahmen	+ 15.450,00
Verkaufsprovisionen	- 2.250,00
FBA-Versand- & Lagergebühren	- 1.800,00
Werbekosten (Sponsored Products)	- 650,00
Kunden-Erstattungen (Brutto)	- 1.200,00
Einbehaltene Reserve (Endbestand)	- 1.100,00
Aufgelöste Reserve (Anfangsbestand)	+ 800,00
Netto-Auszahlung auf die Bank	+ 9.250,00

In diesem Beispiel:

Bruttoumsätze von 15.450,00 € müssen auf Erlös- und Umsatzsteuerkonten gebucht werden.
Gesamte Amazon-Gebühren von 4.700,00 € (2.250 € + 1.800 € + 650 €) werden als Betriebsausgaben erfasst.
Kunden-Erstattungen von 1.200,00 € mindern die Erlöse.
Die Netto-Reservenanpassung beträgt -300,00 € (800 € aufgelöst minus 1.100 € neu einbehalten).
Die Bankgutschrift von 9.250,00 € gleicht den verbleibenden Saldo auf dem Verrechnungskonto aus.

Wer nur 9.250,00 € auf der Bank als Erlös bucht, verkürzt den Umsatz um 6.200,00 € und unterschlägt 4.700,00 € abzugsfähige Betriebsausgaben.

Rücklagen auf Kontoebene und zurückgestellte Transaktionen

Ein besonders fehleranfälliger Punkt ist die Rücklage auf Kontoebene (Unavailable Balance). Gemäß den Richtlinien von Amazon (u. a. "Lieferdatum-basierte Rücklage") werden Erlöse aus Verkäufen nach dem geschätzten Lieferdatum für eine bestimmte Anzahl von Tagen zurückgehalten.

Reserve vs. Aufwand

Die Rücklage auf Kontoebene ist keine Gebühr und kein Verlust. Es handelt sich um erwirtschaftetes Geld des Händlers, das vorübergehend bei Amazon verbleibt. Es muss als Forderung in der Bilanz ausgewiesen werden.

Zurückgestellte Transaktionen

Nach deutschem Steuerrecht entsteht der Umsatz mit dem Gefahrübergang (Versand/Lieferung). Wenn Amazon die Zahlungsanzeige in eine spätere Abrechnungsperiode verschiebt, muss die Buchhaltungsschnittstelle sicherstellen, dass der Umsatznoch in der richtigen Periode erfasst wird.

Übergabe von Amazon-Daten an DATEV

Für Steuerberater, die DATEV Kanzlei-Rechnungswesen nutzen, müssen die Daten in ordnungsgemäße DATEV-Buchungsstapel aufbereitet werden:

DATEV-Steuerschlüssel: Vergabe der passenden BU-Schlüssel für 19 % USt, 7 % USt, steuerfreie EU-Lieferungen oder OSS-Erklärungen.
Belegfeld 1: Übernahme der Amazon Order-ID oder Settlement-ID in Belegfeld 1 für den automatischen OPOS-Abgleich.
Beleglink: Verknüpfung des passenden Rechnungs-PDFs oder der Abrechnung direkt in DATEV, damit Prüfer den Beleg per Klick aufrufen können.
VCS-Anbindung: Bei Nutzung des Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS) muss sichergestellt sein, dass die Buchungssätze exakt mit den von Amazon im Namen des Händlers erstellten Rechnungsberichten übereinstimmen.

Wie KudTax die Amazon-Abrechnung automatisiert

Das manuelle Herunterladen, Entpacken und Aufbereiten von Amazon Settlement Reports in Excel kostet jede Woche Stunden und führt schnell zu Abstimmfehlern.

KudTax automatisiert die Amazon-Buchhaltung vollständig:

Automatischer Berichts-Import: Ruft Flat File V2- und XML-Abrechnungsberichte über die offizielle Amazon-SP-API direkt ab.
Aufgegliederte Buchungslogik: Trennt Bruttoumsätze, Steuersätze, Verkaufsprovisionen, FBA-Gebühren, Lagerkosten, Werbeausgaben und Retouren automatisch in korrekte Buchungssätze.
Reserven-Tracking: Führt Anfangs- und Endbestände von Rücklagen automatisch mit, sodass das Verrechnungskonto immer exakt aufgeht.
DATEV-konformer Export: Erzeugt geprüfte EXTF-Datei-Buchungsstapel mit Beleglinks und DATEV-Steuerschlüsseln für den direkten Import in DATEV.

Onlinehändler und Steuerkanzleien können KudTax kostenlos testen, um Amazon-Abrechnungen vollautomatisch abzugleichen und die Buchhaltung zu vereinfachen.

Offizielle und weiterführende Quellen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information für Steuerberater und Onlinehändler und stellt keine formelle Rechts- oder Steuerberatung dar.

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