Amazon Vendor Central unterscheidet sich grundlegend vom klassischen Seller-Central-Modell. Im Vendor-Prozess (First-Party / 1P) erstellt Amazon eine Bestellung (Purchase Order), der Lieferant bestätigt und versendet die Ware und stellt anschließend eine B2B-Rechnung an Amazon. Amazon gleicht Bestellung, Wareneingang und Rechnung ab und zahlt den verbleibenden Betrag aus.

In der Buchhaltungs-Praxis ist dieser Vorgang jedoch extrem komplex. Eine Amazon-Vendor-Auszahlung entspricht fast nie dem ursprünglichen Rechnungsbetrag. Amazon verrechnet auf dem Zahlungsavise (Remittance Advice) fortlaufend zahlreiche positive und negative Positionen. Dazu gehören Werbekostenzuschüsse (WKZ), Co-op-Gebühren, Damage Allowances, Freight Allowances, Price-Protection-Korrekturen, Retouren-Gutschriften, Shortage Claims (Fehlmengen) und operative Chargebacks.

Für Steuerberater und Buchhalter entstehen bei der Amazon-Vendor-Buchhaltung zwei zentrale Anforderungen:

Brutto- statt Nettobuchung: Abzüge von Amazon dürfen nicht einfach mit der Forderung verrechnet werden. Jeder Abzug wird nach seiner Rechtsnatur eingeordnet: eigene Werbeleistung von Amazon, Entgeltminderung oder noch offene Forderung.
OPOS-Abgleich (Offene Posten): Dutzende Rechnungen müssen gegen Sammelauszahlungen abgeglichen und im Debitorenkonto Beleg für Beleg ausgeglichen werden.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Online-Händler und Kanzleien einen nachvollziehbaren Ablauf für Amazon Vendor Central aufbauen, Abzüge anhand der jeweiligen Rechnung oder Gutschrift einordnen und die Daten an DATEV übergeben.

Seller Central (3P) vs. Vendor Central (1P) in der Buchhaltung

Die steuerliche und rechtliche Einordnung unterscheidet sich bei Amazon grundsätzlich zwischen 3P und 1P:

Parameter	Seller Central (3P)	Vendor Central (1P)
Rechtsverhältnis	B2C-Verkäufe an Endkunden; Amazon ist Marktplatz/Vermittler	B2B-Großhandelsverkauf direkt an Amazon; die Amazon-Gesellschaft steht im Vendor-Vertrag und auf der Bestellung
Rechnungsstellung	Händler stellt Rechnung an Endkunden	Händler stellt B2B-Rechnung an Amazon (oder Gutschriftverfahren)
Erlöskonto	B2C-Erlöse (19 %, 7 %, OSS)	B2B-Erlöse im Inland oder innergemeinschaftliche Lieferungen, je nach Lieferweg und Rechnungsempfänger
Abrechnungsdokument	Settlement Report (Abrechnungsbericht XML/CSV)	Remittance Advice (Zahlungsavise / Payment Advice)
Abzugsmechanismus	Verkaufsprovisionen & FBA-Gebühren vom Kundenbetrag abgezogen	WKZ, Co-op, Allowances & Shortage Claims von B2B-Auszahlung abgezogen

Welche Amazon-Gesellschaft dein Vertragspartner ist und welche eine Leistung abrechnet, kann sich unterscheiden: etwa eine Gesellschaft in Luxemburg oder eine deutsche Niederlassung mit deutscher USt-IdNr. Davon hängt ab, ob eine Rechnung deutsche Umsatzsteuer ausweist oder ob du die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) selbst schuldest. Maßgeblich sind deshalb immer Aussteller, Leistung und Steuerausweis der einzelnen Rechnung oder Gutschrift, nicht eine Faustregel.

Typische Abzüge im Vendor Central und ihre steuerliche Buchung

Wenn Amazon eine Auszahlung tätigt, wird dem Händler ein Zahlungsavise (Remittance Advice) bereitgestellt. Zu den häufigsten Abzugsarten gehören:

1. Werbekostenzuschüsse (WKZ) und Co-op-Gebühren

Amazon berechnet vertraglich vereinbarte Gebühren für Platzierungen, Marketingkampagnen und Katalogpflege:

Steuerliche Behandlung: Erbringt Amazon eine eigene Werbeleistung, ist das eine sonstige Leistung an dich. Rechnet eine im EU-Ausland ansässige Amazon-Gesellschaft ohne deutsche Umsatzsteuer ab, schuldest du die Steuer nach § 13b UStG und kannst sie bei Regelbesteuerung in der Regel zugleich als Vorsteuer abziehen. Weist die Rechnung deutsche Umsatzsteuer aus, gilt der normale Vorsteuerabzug. Steht hinter dem Abzug keine eigene Leistung, sondern ein Preisnachlass, ist es eine Entgeltminderung.
Buchung: bei einer Werbeleistung zum Beispiel Werbekosten (SKR03 4600 / SKR04 6600) an Amazon Vendor Debitor bzw. Verrechnungskonto; den Steuerschlüssel legt deine Kanzlei passend zur Rechnung fest.

2. Freight & Damage Allowances

Freight Allowance: Pauschaler Abzug für von Amazon übernommene Transportkosten.
Damage Allowance: Vereinbarter Prozentabzug für beschädigte oder unverkäufliche Ware.
Buchung: Je nach Vereinbarung sind diese Abzüge Erlösschmälerungen oder Aufwendungen. Eine Erlösschmälerung berichtigt auch die Umsatzsteuer aus der ursprünglichen Rechnung.

3. Shortage Claims (Mengenabweichungen beim Wareneingang)

Bucht Amazon im Logistikzentrum weniger Einheiten ein als auf der Rechnung ausgewiesen, nimmt Amazon einen Shortage Claim vor.

Buchungsregel: Shortage Claims bleiben bis zur Klärung als offene Forderung bestehen. Wird die Fehlmenge akzeptiert, erfolgt eine Erlöskorrektur per Gutschrift; andernfalls wird Einspruch bei Amazon eingelegt.

4. Vendor-Retouren (Return to Vendor / RTV)

Unverkäufliche oder beschädigte Waren, die Amazon an den Lieferanten zurücksendet, werden als RTV-Gutschrift verrechnet.

Buchung: B2B-Erlöskorrektur an Amazon Vendor Debitor.

Der vierstufige Abstimmungs-Workflow für Zahlungsavise

Um Vendor Central nachvollziehbar zu verbuchen, empfiehlt sich ein strukturierter Ablauf in vier Stufen. Er trennt konsequent, was Amazon in einer einzigen Überweisung vermischt: den Rechnungsbetrag, die vertraglich vereinbarten Abzüge und die steuerliche Behandlung dieser Abzüge.

[B2B-Rechnung an Amazon] ➔ [Remittance Advice Import] ➔ [Splitting & §13b Zuordnung] ➔ [DATEV OPOS Ausgleich]

Stufe 1: B2B-Ausgangsrechnungen buchen

Mit der Warenlieferung an Amazon entsteht die Forderung in voller Höhe. Sie wird mit dem vollen Rechnungsbetrag auf das Debitorenkonto Amazon Vendor gebucht (z. B. SKR03 10000 / SKR04 10000) – ausdrücklich nicht mit dem Betrag, der später tatsächlich überwiesen wird. Alles, was Amazon davon abzieht, ist ein eigener Geschäftsvorfall und gehört nicht in eine gekürzte Rechnung.

Stufe 2: Zahlungsavise einlesen

Das Remittance Advice steht in Vendor Central zum Download bereit und kann je nach Einrichtung auch per EDI übermittelt werden. Es ist die einzige Stelle, an der Bankeingang und Rechnungsnummer zusammenkommen: Ein Avise verknüpft jede Überweisung mit den bezahlten Rechnungen, dem gezogenen Skonto, den verrechneten Gutschriften und den Abzugs-Codes, über die Amazon WKZ, Co-op und Shortage Claims ausweist.

Stufe 3: Abzüge nach ihrer Rechtsnatur aufteilen

Jeder Abzug wird in seine steuerliche Kategorie sortiert, weil sie unterschiedlich behandelt werden:

Ausgeglichene Rechnungsbeträge mindern die offene Forderung.
Skonto mindert nachträglich das Entgelt und erfordert eine Berichtigung nach § 17 UStG – nicht eine Buchung als Aufwand.
Marketing- und Co-op-Leistungen, die eine im EU-Ausland ansässige Amazon-Gesellschaft ohne deutsche Umsatzsteuer berechnet, fallen unter § 13b UStG; die Steuer schuldest du als Leistungsempfänger. Mit deutschem Steuerausweis gilt der normale Vorsteuerabzug.
Shortage Claims bleiben als offener Posten stehen, bis sie geklärt sind – sie sind ein Streitfall, keine Erlösminderung.

Stufe 4: Offene Posten in DATEV ausgleichen

Der aufbereitete EXTF-Stapel wird in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen eingelesen. Über die Rechnungsnummer in Belegfeld 1 werden die offenen B2B-Rechnungen im Debitorenkonto auf Null ausgeziffert. Bleibt ein Rest stehen, ist das kein Rundungsfehler, sondern ein Hinweis auf einen nicht zugeordneten Abzug.

Amazon-Vendor-Daten nach DATEV übergeben

Für Kanzleien, die mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen arbeiten, entscheidet die Feldbelegung darüber, ob der Stapel ohne Nacharbeit durchläuft:

Belegfeld 1: enthält die exakte Amazon-Rechnungsnummer oder die Bestellnummer (PO-Nummer). Ohne sie ist kein automatischer OPOS-Ausgleich möglich.
Belegfeld 2: nimmt die ID des Zahlungsavis auf. Damit lässt sich Monate später nachvollziehen, aus welcher Überweisung eine Buchung stammt – genau die Kette, die eine Betriebsprüfung sehen will.
Steuerschlüssel: richten sich nach Leistung, Rechnungsaussteller und Steuerausweis und werden mit der Kanzlei festgelegt. Unplausible Kombinationen aus Konto, Steuerschlüssel und Betrag fallen spätestens beim Import auf.

DATEV-Export und Automatisierung mit KudTax

Das manuelle Entwirren von Amazon-Vendor-Avisen in Excel ist zeitaufwendig und anfällig für Buchungsfehler.

KudTax unterstützt neben Seller Central auch Vendor Central und bindet Amazon über die offizielle Schnittstelle an. Rechnungen, Gutschriften und Auszahlungen werden KI-gestützt abgeglichen; was nicht aufgeht, bleibt als offene Differenz sichtbar. Aus den abgeglichenen Daten erzeugt KudTax Buchungssätze nach SKR03 oder SKR04 und übergibt sie per DATEV-Export. Kontierung und Steuerschlüssel für WKZ, Co-op und Allowances stimmst du einmal mit deiner Kanzlei ab; Abschluss und Steuererklärungen bleiben dort.

Am besten startest du mit einem abgeschlossenen Monat und den Avisen, die dir heute die meiste Arbeit machen. Für Vendor-Konten gibt es individuelle Angebote: Demo buchen oder direkt Konto erstellen.

Offizielle Quellen & weiterführende Links

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information für Kanzleien und Händler und stellt keine individuelle Steuerberatung dar.

Amazon Vendor Central Buchhaltung: Gutschriften, WKZ und Co-op