En resumen: WooCommerce te da los pedidos. El dinero pasa por tus proveedores de pago, y la contabilización se hace en tu programa de contabilidad o en tu asesoría. Una contabilidad de WooCommerce bien hecha une estos tres niveles: factura, pago y asiento tienen que cuadrar entre sí, también con los reembolsos y en el cambio de mes.

Exportar un solo pedido es fácil. Si tu proceso aguanta de verdad se ve con un reembolso parcial, una segunda importación o un pago que no se liquida hasta el mes siguiente. Esta guía explica primero lo básico y después te da siete pruebas para revisar tu proceso, o una solución nueva, antes de pasar los datos a tu asesoría.

¿Quién aporta qué datos?

La tienda. WooCommerce conoce los pedidos, las líneas, los clientes, los gastos de envío, los tipos de IVA, los descuentos y los reembolsos. De ahí salen las ventas que tienes que contabilizar.

Los proveedores de pago. PayPal, Stripe y otros documentan qué dinero ha llegado realmente, qué comisiones han retenido y cuándo han liquidado. En tu cuenta bancaria suele entrar una liquidación agrupada, no cada pago de cliente por separado.

La contabilidad. Tu programa de contabilidad o tu asesoría asigna las operaciones a cuentas y claves de IVA, concilia las partidas abiertas y prepara las declaraciones y el cierre.

Los problemas aparecen casi siempre en los puntos de paso: cuando un pedido no se puede asignar a ningún pago, cuando faltan comisiones o cuando dos sistemas registran la misma venta. Cómo se desglosan las liquidaciones de los proveedores de pago lo explica el artículo sobre la contabilidad de los proveedores de pago.

¿Cómo se generan las facturas en WooCommerce?

WooCommerce puede enviar de serie correos relacionados con el pedido. Entre ellos está el correo «Order Details», que envías a mano desde la edición del pedido para compartir los datos de facturación y un enlace de pago (documentación de WooCommerce sobre correos). La documentación no menciona ahí ni una factura en PDF ni una numeración correlativa.

Por eso, para el día a día normalmente necesitas un proceso de facturación propio, por ejemplo con una extensión o un programa de facturación externo. Revisa los datos obligatorios de la factura que exige el país en el que tributas. En Derecho alemán están en el § 14, apartado 4 UStG, entre ellos un número de factura correlativo. Si vendes a empresas, se suma la factura electrónica. En Alemania hay que poder recibirla desde 2025 y para emitirla rigen normas transitorias hasta finales de 2026 o 2027 (§ 27, apartado 38 UStG). En España también hay normas sobre factura electrónica y sistemas de facturación (Ley Crea y Crece, Reglamento Verifactu); los plazos han cambiado varias veces, así que consulta los plazos vigentes en la AEAT. Más información en el artículo sobre la factura electrónica en el e-commerce.

¿Qué vías de exportación existen?

Antes de comparar extensiones, describe el paso que te falta hoy. ¿Faltan facturas? ¿Están los justificantes, pero los pagos sin aclarar? ¿O los asientos no encajan con la importación de la asesoría?

Enfoque	Cuándo puede encajar	Qué tienes que revisar además
Proceso de facturación conectado a tu programa de contabilidad	Hay que transmitir justificantes y datos de clientes	Conciliación de pagos, comisiones y correcciones posteriores
Exportación para la asesoría, por ejemplo según el PGC para a3, Sage, Holded o Contasol, o en formato DATEV	Hay que entregar un conjunto de datos acordado en el formato necesario	Integridad, imputación a cuentas y asientos ya existentes
Preparación de datos de varias fuentes	Hay que reunir datos de la tienda, de los proveedores de pago y de otros canales	Archivos compatibles, referencias y casos especiales

Estas vías pueden complementarse. Si tu programa de facturación ya transmite las ventas de forma fiable, no necesitas un segundo proceso que vuelva a registrar los mismos ingresos. Muchas veces solo falta el vínculo con los movimientos de pago. Que existen distintas conexiones de WooCommerce para transmitir justificantes lo muestra, por ejemplo, el ecosistema de software de Lexware Office (en alemán).

Ventas a otros países de la UE

Si vendes a particulares de otros países de la UE, puede aplicarse el IVA del país de destino en lugar del tuyo. Tu exportación tiene que mostrar entonces a qué país se envió y qué tipo de IVA se aplicó. Si declaras esas ventas a través de la ventanilla única (OSS) y cómo lo haces, lo aclaras con tu asesoría; en España se presentan con el Modelo 369. Lo básico lo explica el artículo sobre OSS e IOSS.

Prepara un mes de prueba representativo

Elige un mes cerrado del que tengas completos los pedidos, las facturas y los datos de pago. Ten en cuenta también los saldos iniciales y las liquidaciones que no llegan hasta el mes siguiente.

Anota los proveedores de pago activos, el sistema de facturación y las transferencias de datos que ya tienes configuradas. Deja constancia de qué fuente genera cada operación. Para empezar basta con una tabla con fuente, periodo, nombre de archivo y estado de procesamiento.

Guarda los archivos originales sin tocar y trabaja con copias. Los cambios en un archivo de exportación tienen que poder rastrearse; si no, más adelante no sabrás si una diferencia viene de la tienda, de la exportación o del retoque posterior.

Prueba 1: un pedido se encuentra a partir de sus referencias

Elige un pedido cerrado y búscalo en tres niveles: en la tienda, en el proceso de facturación y en los datos del proveedor de pago. Anota en cada caso el número de pedido, el número de factura y la referencia del pago. Estos identificadores no tienen por qué coincidir, pero su relación tiene que poder seguirse.

La prueba está superada si llegas del pedido a la factura y al pago correspondientes sin fiarte solo de que el importe sea igual. Dos compras de 79 € cada una no se distinguen solo por el precio.

Prueba 2: un reembolso parcial se ve en los dos lados

Toma un pedido de 119 € y un reembolso parcial de 29 €. En un caso de pago simplificado, al vendedor le quedan 90 € antes de tener en cuenta comisiones y otros movimientos. Revisa la operación original, la factura rectificativa y la devolución real del dinero.

WooCommerce distingue entre reembolsos automáticos y manuales. Un reembolso registrado a mano no devuelve el dinero por sí solo, y un simple cambio de estado no provoca ninguna devolución. Además, con un reembolso parcial el estado general no tiene por qué pasar a «Reembolsado» (documentación de WooCommerce sobre reembolsos).

Esta prueba se cumple si la corrección en la tienda está vinculada al movimiento de pago real y a su justificante. Un campo de estado no basta como prueba.

Prueba 3: el cambio de mes no crea un pago que parece faltar

Elige una venta de final de mes cuya liquidación no entra en la cuenta bancaria hasta el mes siguiente. Registra el pedido, la factura, el pago en el proveedor de pago y la liquidación bancaria como momentos distintos. Qué periodo cuenta a efectos contables y fiscales depende de tu caso; la liquidación no sustituye a los demás datos.

El caso está bien resuelto si puedes seguir el importe más allá de la fecha de cierre y el ingreso bancario posterior salda el importe de liquidación pendiente. Acuerda también con la asesoría qué zona horaria se usa en los informes. Los sistemas que cambian de día a horas distintas colocan las operaciones de medianoche en listados diarios diferentes.

Prueba 4: comisiones y facturas generan el gasto una sola vez

Revisa para PayPal o Stripe una liquidación con la información de comisiones correspondiente. Distingue entre movimiento de pago, justificante de la comisión y asiento de gasto. Si una importación ya registra las comisiones como gasto, el justificante posterior no debe volver a generar el mismo gasto. Si, en cambio, los datos de pago solo sirven para saldar partidas, la comisión tiene que contabilizarse completa en otro sitio.

La has superado si, para una comisión concreta, puedes explicar exactamente dónde nace el gasto y cómo se vincula con su justificante.

Prueba 5: una segunda importación no crea duplicados sin que nadie lo note

Un fallo técnico, un archivo de exportación ampliado o un cambio de persona pueden hacer que un periodo se vuelva a importar. Prueba este caso solo en un entorno de pruebas o con una vista previa segura, y documenta antes qué registros ya están procesados.

Tu proceso es bueno si se ve claramente si las operaciones conocidas se omiten, se actualizan o se marcan como conflicto. No es aceptable ni una duplicación silenciosa ni una pérdida inadvertida de información nueva. Pregunta también por los pedidos modificados: un reembolso añadido más tarde no es lo mismo que una copia sin cambios.

Prueba 6: la exportación encaja con tu tienda

Comprueba en pedidos concretos si están todos los datos que necesita tu contabilidad: importes, moneda, fecha, referencias, gastos de envío, país de entrega e información por línea. No todos los archivos CSV contienen la misma información. Un informe de análisis de ventas tiene otro objetivo que una exportación contable, y los campos disponibles dependen de tu configuración y de tus extensiones.

La prueba está hecha si tienes todos los datos necesarios o habéis acordado una fuente complementaria inequívoca. Los valores que faltan no deben sustituirse en silencio por supuestos por defecto. Documenta sobre todo cómo se tratan los carritos mixtos, los descuentos y los gastos de envío.

Prueba 7: la asesoría puede seguir el mes de prueba

Entrega el conjunto de datos con un breve resumen: fuentes usadas, periodos, excepciones conocidas y asientos ya existentes. Pide a la asesoría que revise una venta, una comisión, un reembolso parcial y un cambio de mes. Anota por separado los mensajes técnicos de la importación y las dudas de fondo.

Has llegado a la meta si los datos se pueden usar en el sistema de destino y los casos elegidos se pueden seguir con sus justificantes. Que un archivo se abra todavía no lo garantiza. Tampoco un número de justificante en el asiento significa que el documento se pueda abrir en el entorno de la asesoría.

Sacar una decisión de las pruebas

Valora cada prueba como «superada», «pendiente» o «no superada» y añade, para los puntos pendientes, una persona responsable y el cambio concreto. Un caso especial aislado no tiene por qué descartar una solución. Lo decisivo es si podéis resolverlo de forma repetible con un esfuerzo razonable.

El trabajo manual recurrente entra en la comparación de costes. Para ello, mide el tiempo de todo el proceso: conseguir la exportación, revisar los archivos, aclarar las diferencias y entregar los datos. Una transferencia rápida vale poco si después hacen falta horas de correcciones. Más criterios para elegir encontrarás en la guía elegir un software de contabilidad para e-commerce.

WooCommerce con KudTax

Conectas WooCommerce con KudTax por API y los datos de tu tienda llegan de forma continua. También puedes subir exportaciones en CSV o XLSX, por ejemplo para periodos pasados; en ese caso, si una exportación sirve lo compruebas por sus columnas y su contenido. Las dos vías se describen en la página de la integración con WooCommerce.

PayPal y Stripe se conectan como fuentes de datos propias. KudTax concilia con ayuda de la IA los pedidos con los pagos y las liquidaciones, muestra las diferencias abiertas y genera, a partir de los datos conciliados, asientos según el PGC, el SKR03 o el SKR04. Se exportan para a3, Sage, Holded o Contasol, en formato DATEV o a programas como Lexware Office y sevdesk; el cierre y las declaraciones de impuestos siguen en tus manos o en las de tu asesoría.

Hasta 25 pedidos al mes usas KudTax gratis, y los planes superiores puedes probarlos gratis durante un mes: crear una cuenta. Si prefieres revisar primero tu exportación con nosotros, reserva una demo y trae los siete casos de prueba.

Preguntas frecuentes

¿WooCommerce emite facturas?

WooCommerce envía correos relacionados con el pedido, entre ellos «Order Details» con los datos de facturación y un enlace de pago. Para facturas en PDF con numeración correlativa y los datos obligatorios, normalmente necesitas una extensión o un programa de facturación externo.

¿Basta con un plugin de facturación para mi contabilidad de WooCommerce?

Depende de la tarea pendiente. Si las facturas se transmiten completas y la parte de los pagos ya está conciliada, la configuración actual puede bastar. Una preparación de datos adicional tiene sentido cuando las comisiones, los reembolsos o varias fuentes exigen aclaraciones manuales con regularidad.

¿Cualquier exportación de WooCommerce sirve para la contabilidad?

No. El contenido, la estructura del archivo y la lógica contable tienen que encajar con la importación acordada. Una lista de pedidos todavía no es un lote de asientos revisado.

¿Tengo que cambiar de programa de contabilidad para usar KudTax?

No, KudTax complementa el proceso que ya tienes. Aclara la vía de entrega compatible con tu sistema y pruébala con un periodo limitado.

¿Debería importar primero todos los pedidos antiguos?

Empieza con un periodo de prueba definido y anota qué operaciones ya están en el sistema de destino. Las importaciones retroactivas más grandes las planificas cuando estén claras las responsabilidades, la integridad de los datos y el tratamiento de los duplicados.

Contabilidad WooCommerce: facturas, pagos y exportación contable