Amazon Vendor Central è molto diverso dal classico modello Seller Central. Nel processo Vendor (first-party / 1P) Amazon emette un ordine d'acquisto (purchase order), il fornitore conferma e spedisce la merce e poi emette una fattura B2B ad Amazon. Amazon confronta ordine, ricevimento merce e fattura e paga l'importo residuo.

Nella pratica contabile, però, questa operazione è estremamente complessa. Un pagamento Amazon Vendor non corrisponde quasi mai all'importo della fattura originale. Nell'avviso di pagamento (remittance advice) Amazon compensa di continuo numerose voci positive e negative: contributi pubblicitari (in tedesco Werbekostenzuschüsse, WKZ), commissioni co-op, damage allowance, freight allowance, correzioni di price protection, note di credito per resi, shortage claim (ammanchi) e chargeback operativi.

Per commercialisti e contabili la contabilità Amazon Vendor pone due requisiti centrali:

Registrazione al lordo, non al netto: le detrazioni di Amazon non vanno semplicemente compensate con il credito. Ogni detrazione si classifica secondo la sua natura giuridica: prestazione pubblicitaria propria di Amazon, riduzione del corrispettivo o credito ancora aperto.
Riconciliazione delle partite aperte: decine di fatture vanno abbinate a pagamenti cumulativi e chiuse documento per documento sul conto cliente.

Questa guida spiega come venditori online e studi costruiscono un processo tracciabile per Amazon Vendor Central, classificano le detrazioni in base alla relativa fattura o nota di credito e trasferiscono i dati alla contabilità. I riferimenti normativi sono quelli tedeschi (legge IVA tedesca, UStG); per il trattamento in Italia verifica i singoli casi con il tuo commercialista.

Seller Central (3P) e Vendor Central (1P) in contabilità

L'inquadramento fiscale e giuridico è fondamentalmente diverso tra 3P e 1P su Amazon:

Parametro	Seller Central (3P)	Vendor Central (1P)
Rapporto giuridico	Vendite B2C a consumatori finali; Amazon è marketplace/intermediario	Vendita all'ingrosso B2B direttamente ad Amazon; la società Amazon compare nel contratto Vendor e nell'ordine
Fatturazione	Il venditore emette fattura al consumatore	Il venditore emette fattura B2B ad Amazon (o autofatturazione)
Conto di ricavo	Ricavi B2C (aliquota nazionale, OSS)	Ricavi B2B nazionali o cessioni intracomunitarie, a seconda del flusso di consegna e del destinatario della fattura
Documento di liquidazione	Settlement report (report di pagamento XML/CSV)	Remittance advice (avviso di pagamento / payment advice)
Meccanismo di detrazione	Commissioni di vendita e tariffe FBA detratte dall'importo del cliente	Contributi marketing, co-op, allowance e shortage claim detratti dal pagamento B2B

La società Amazon con cui hai il contratto e quella che fattura una prestazione possono essere diverse: per esempio una società in Lussemburgo oppure una sede nazionale con partita IVA locale. Da questo dipende se una fattura espone l'IVA nazionale o se l'imposta la devi tu tramite inversione contabile (reverse charge; in Germania § 13b UStG). Contano quindi sempre emittente, prestazione e indicazione dell'imposta di ogni singola fattura o nota di credito, non una regola approssimativa.

Detrazioni tipiche in Vendor Central e loro registrazione fiscale

Quando Amazon effettua un pagamento, il venditore riceve un avviso di pagamento (remittance advice). I tipi di detrazione più frequenti sono:

1. Contributi pubblicitari (WKZ) e commissioni co-op

Amazon addebita commissioni concordate contrattualmente per posizionamenti, campagne di marketing e gestione del catalogo:

Trattamento fiscale: se Amazon fornisce una propria prestazione pubblicitaria, si tratta di una prestazione di servizi resa a te. Se una società Amazon stabilita in un altro Paese UE fattura senza IVA nazionale, l'imposta la devi tu per inversione contabile e, in regime ordinario, di norma puoi detrarla contestualmente come IVA a credito. Se la fattura espone l'IVA nazionale, vale la normale detrazione. Se dietro la detrazione non c'è una prestazione propria ma uno sconto sul prezzo, si tratta di una riduzione del corrispettivo.
Registrazione: per una prestazione pubblicitaria, per esempio Pubblicità (esempio, da validare con il tuo commercialista; nei piani dei conti tedeschi SKR03 4600 / SKR04 6600) in dare, cliente Amazon Vendor o conto transitorio in avere; il codice IVA lo stabilisce il tuo studio in base alla fattura.

2. Freight e damage allowance

Freight allowance: detrazione forfettaria per i costi di trasporto sostenuti da Amazon.
Damage allowance: detrazione percentuale concordata per merce danneggiata o invendibile.
Registrazione: a seconda dell'accordo, queste detrazioni sono rettifiche di ricavo o costi. Una rettifica di ricavo corregge anche l'IVA della fattura originale.

3. Shortage claim (differenze di quantità al ricevimento merce)

Se nel centro logistico Amazon registra meno unità di quelle indicate in fattura, Amazon apre uno shortage claim.

Regola di registrazione: gli shortage claim restano un credito aperto fino al chiarimento. Se l'ammanco viene accettato, il ricavo si corregge con una nota di credito; altrimenti si presenta una contestazione ad Amazon.

4. Resi al fornitore (Return to Vendor / RTV)

La merce invendibile o danneggiata che Amazon rispedisce al fornitore viene compensata come nota di credito RTV.

Registrazione: rettifica del ricavo B2B in contropartita al cliente Amazon Vendor.

Il processo di riconciliazione degli avvisi di pagamento in quattro fasi

Per registrare Vendor Central in modo tracciabile conviene un processo strutturato in quattro fasi. Separa con coerenza ciò che Amazon mescola in un unico bonifico: l'importo fatturato, le detrazioni concordate contrattualmente e il trattamento fiscale di queste detrazioni.

[Fattura B2B ad Amazon] ➔ [Import del remittance advice] ➔ [Ripartizione & inversione contabile] ➔ [Chiusura partite aperte]

Fase 1: registrare le fatture di vendita B2B

Con la consegna della merce ad Amazon nasce il credito per l'intero importo. Va registrato per l'importo pieno della fattura sul conto cliente Amazon Vendor (per esempio un sottoconto di Crediti verso clienti, da validare con il tuo commercialista; in SKR03/SKR04 tedesco il conto 10000), e non per l'importo effettivamente bonificato in seguito. Tutto ciò che Amazon detrae è un'operazione a sé e non va inserito in una fattura ridotta.

Fase 2: importare l'avviso di pagamento

Il remittance advice si scarica da Vendor Central e, a seconda della configurazione, può essere trasmesso anche via EDI. È l'unico punto in cui incasso bancario e numero di fattura si incontrano: un avviso collega ogni bonifico alle fatture pagate, allo sconto applicato, alle note di credito compensate e ai codici di detrazione con cui Amazon indica contributi marketing, co-op e shortage claim.

Fase 3: ripartire le detrazioni secondo la loro natura giuridica

Ogni detrazione si classifica nella sua categoria fiscale, perché vengono trattate in modo diverso:

Gli importi di fattura saldati riducono il credito aperto.
Lo sconto riduce a posteriori il corrispettivo e richiede una rettifica dell'IVA (in Germania secondo il § 17 UStG), non una registrazione come costo.
Le prestazioni di marketing e co-op che una società Amazon stabilita in un altro Paese UE fattura senza IVA nazionale ricadono nell'inversione contabile (in Germania § 13b UStG); l'imposta la devi tu come committente. Con IVA nazionale esposta vale la normale detrazione.
Gli shortage claim restano come partita aperta finché non sono chiariti: sono una contestazione, non una riduzione di ricavo.

Fase 4: chiudere le partite aperte

Le registrazioni preparate vengono importate nel software dello studio. Tramite il numero di fattura nel campo di riferimento del documento (in DATEV, Belegfeld 1) le fatture B2B aperte vengono chiuse a zero sul conto cliente. Se resta un residuo, non è un errore di arrotondamento ma il segnale di una detrazione non abbinata.

Passare i dati Amazon Vendor alla contabilità

Che tu esporti per TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud, Danea o un lotto DATEV, è la compilazione dei campi a decidere se le registrazioni passano senza ritocchi:

Riferimento del documento (in DATEV Belegfeld 1): contiene il numero esatto della fattura Amazon o dell'ordine d'acquisto (numero PO). Senza di esso non è possibile chiudere automaticamente le partite aperte.
Secondo riferimento (in DATEV Belegfeld 2): riporta l'ID dell'avviso di pagamento. Così, anche mesi dopo, si ricostruisce da quale bonifico proviene una registrazione: esattamente la catena che una verifica fiscale vuole vedere.
Codici IVA: dipendono da prestazione, emittente della fattura e indicazione dell'imposta e si stabiliscono con lo studio. Combinazioni non plausibili di conto, codice IVA e importo emergono al più tardi all'importazione.

Export contabile e automazione con KudTax

Districare a mano in Excel gli avvisi di Amazon Vendor richiede tempo ed espone a errori di registrazione.

Oltre a Seller Central, KudTax supporta anche Vendor Central e collega Amazon tramite l'interfaccia ufficiale. Fatture, note di credito e pagamenti vengono riconciliati con l'aiuto dell'IA; ciò che non quadra resta visibile come differenza aperta. Dai dati riconciliati KudTax genera registrazioni secondo il tuo piano dei conti (o SKR03/SKR04) e le esporta per TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud, Danea o DATEV. Imputazione e codici IVA per contributi marketing, co-op e allowance li concordi una volta con il tuo studio; chiusure e dichiarazioni fiscali restano di sua competenza.

L'ideale è partire da un mese chiuso e dagli avvisi che oggi ti danno più lavoro. Per gli account Vendor ci sono offerte individuali: prenota una demo oppure crea subito un account.

Fonti ufficiali e approfondimenti

Nota: questo articolo ha scopo informativo generale per studi e venditori e non costituisce consulenza fiscale individuale.

Contabilità Amazon Vendor Central: note di credito, co-op e contributi