Chi registra le vendite Amazon basandosi solo sugli accrediti sul conto bancario ottiene quasi inevitabilmente un quadro sbagliato o almeno incompleto. L'accredito Amazon non equivale al fatturato di un determinato giorno o mese. È il risultato di un periodo di liquidazione in cui Amazon compensa tra loro numerosi movimenti positivi e negativi: vendite di prodotti, accrediti per spese di spedizione, commissioni di vendita, tariffe FBA, costi di stoccaggio, pubblicità, rimborsi, rimborsi di commissioni, rettifiche, indennizzi, transazioni differite e riserve.

Per la contabilità Amazon, quindi, non conta solo l'importo arrivato sul conto. Conta come è composto e quali operazioni stanno dietro alle singole voci. Proprio per questo Amazon mette a disposizione diversi report di pagamento. Il più importante per la riconciliazione degli accrediti è il settlement report di Amazon, chiamato anche report di pagamento o di liquidazione.

Questo articolo spiega come commercialisti, uffici contabili e venditori Amazon leggono un settlement report, classificano le voci che contiene, riconciliano l'accredito tramite un conto transitorio e trasferiscono poi i dati in modo tracciabile alla contabilità. Un esempio di liquidazione realistico mostra inoltre perché un accredito bancario può essere nettamente inferiore al fatturato visibile, o in alcuni periodi persino superiore.

Che cos'è un settlement report di Amazon?

Un settlement report di Amazon (report di pagamento) è il report centrale che Amazon Seller Central genera alla fine di un ciclo di liquidazione. Copre un determinato periodo, di solito da 7 a 14 giorni, ed elenca ogni singola transazione accreditata o addebitata sull'account venditore in quell'intervallo.

Il report ha due scopi principali:

Dettaglio finanziario: mostra la composizione esatta dell'importo netto bonificato sul conto bancario del venditore.
Documento contabile: fornisce i dati di dettaglio necessari per registrare correttamente vendite, commissioni, resi, rettifiche fiscali e riserve.

A differenza di un semplice elenco di vendite, un settlement report contiene anche ordini annullati, costi di stoccaggio, canoni di abbonamento, costi pubblicitari detratti direttamente dal saldo, rimborsi ai clienti e indennizzi per merce FBA smarrita.

Perché l'accredito Amazon non corrisponde al fatturato

Un errore frequente nella contabilità e-commerce è registrare direttamente l'incasso bancario come ricavo. Se Amazon bonifica 8.450 € sul conto e questo importo viene registrato direttamente tra i ricavi, ne derivano errori gravi:

Mancano le commissioni: commissioni di vendita, tariffe di logistica FBA e costi di stoccaggio vengono detratti prima dell'accredito. I ricavi risultano troppo bassi.
L'IVA viene calcolata male: l'IVA si applica sul ricavo lordo di vendita, non sull'importo netto accreditato.
I resi restano nascosti: i rimborsi ai clienti riducono i ricavi del periodo di liquidazione, ma restano invisibili se si registra solo la banca.
Le riserve falsano i periodi: le riserve trattenute a livello di account sono un credito del venditore, non costi né riduzioni di ricavo.
Sovrapposizione a cavallo del mese: un periodo di liquidazione spesso scavalca il cambio di mese (per es. dal 24 gennaio al 7 febbraio) e richiede l'imputazione per competenza.

Una contabilità Amazon corretta richiede quindi: vendite lorde sui conti di ricavo, commissioni sui conti di costo, rimborsi come rettifiche di ricavo e l'accredito netto come contropartita su un conto transitorio Amazon.

Struttura e tipi di transazione nel settlement report

In Seller Central i settlement report vengono forniti in formati di testo strutturati (Flat File V2 o XML). Ogni riga appartiene a un determinato tipo di transazione:

1. Transazioni d'ordine (vendite)

ItemPrice (Principal): il prezzo di vendita lordo dell'articolo.
Shipping / GiftWrap: spese di spedizione o confezione regalo pagate dal cliente.
ItemTax / ShippingTax: IVA applicata su prodotto e spedizione.

2. Transazioni di rimborso (resi)

Principal Refund: rimborso del prezzo d'acquisto in caso di reso o annullamento.
Tax Refund: rimborso dell'IVA in caso di reso.
Refund Commission: commissione di gestione trattenuta o rimborsata da Amazon in caso di reso.

3. Commissioni di vendita e di logistica

Referral Fee: commissione di vendita Amazon (di norma dal 7 % al 15 % a seconda della categoria).
FBA Fulfilment Fee: tariffa per prelievo, imballaggio e spedizione tramite FBA.
FBA Storage Fee: costi di stoccaggio mensili e di lungo periodo nei centri logistici Amazon.
Inbound Transportation Fee: costi di trasporto per la consegna ai magazzini FBA.

4. Servizi e pubblicità

Subscription Fee: canone mensile dell'account venditore Professionale.
Cost of Advertising (Sponsored Products): costi pubblicitari compensati direttamente.

5. Riserve e transazioni differite

Unavailable Balance / Account Level Reserve: riserva trattenuta da Amazon a tutela degli acquirenti o per scadenze.
Deferred Transactions: vendite il cui accredito è differito fino alla conferma della consegna.

6. Indennizzi e rettifiche

FBA Inventory Reimbursement: indennizzo per merce FBA smarrita o danneggiata.
Goodwill / Adjustment: correzioni manuali da parte di Amazon.

Leggere e importare il settlement report di Amazon

Chi vuole importare un settlement report di solito ha già il file e vuole portarlo in contabilità. Tre punti decidono se funziona.

Scaricare il file giusto

Le liquidazioni le trovi in Seller Central tra i report di pagamento, nell'interfaccia inglese sotto “Reports > Payments > All Statements”. Per l'importazione prendi il file Flat File V2. Secondo la documentazione per sviluppatori di Amazon sui settlement report è separato da tabulazioni ed elenca ogni voce con le colonne amount-type, amount-description e amount. Conserva il file originale senza modifiche come documento.

Non rielaborare il file in Excel

Se apri il report in Excel e lo salvi di nuovo, cambiano facilmente formati di data, separatori decimali e lunghe sequenze di cifre come gli ID. Per le tue analisi lavori quindi su una copia. Si importa il file originale.

Tradurre il report in registrazioni

Un settlement report non è ancora un lotto di registrazioni. All'importazione abbini ogni combinazione di amount-type e amount-description a un conto e a un codice IVA, per esempio le commissioni di vendita a un conto di costo e i rimborsi alle rettifiche di ricavo. Questo abbinamento lo definisci una volta e lo verifichi ogni volta che nel report compare un nuovo tipo di voce. Poi segui i cinque passaggi della sezione successiva. Il risultato sono registrazioni secondo il tuo piano dei conti per TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud o Danea, oppure un lotto DATEV EXTF, come descritto nella sezione sul passaggio dei dati.

Passo dopo passo: riconciliare gli accrediti Amazon

Per una contabilità ordinata (in Germania conforme ai principi GoBD), commercialisti e venditori dovrebbero applicare questo processo di riconciliazione in cinque fasi:

Passo 1: creare un conto transitorio Amazon

Crea un conto transitorio dedicato nel tuo piano dei conti (per esempio un “Conto transitorio Amazon”, da validare con il tuo commercialista; nei piani dei conti tedeschi è il conto 1360 in SKR03 o 1460 in SKR04). Tutte le registrazioni di liquidazione passano da questo conto.

Passo 2: importare le singole transazioni

Importa il settlement report tramite il tuo software di contabilità. Registra le vendite lorde sui conti di ricavo con il codice IVA adeguato, le commissioni sui conti di costo e i rimborsi come rettifiche di ricavo, in contropartita al conto transitorio Amazon.

Passo 3: rilevare riserve e ratei

Rileva il saldo iniziale e finale delle riserve. Le riserve trattenute restano come credito (saldo dare) sul conto transitorio finché Amazon non le accredita in un periodo successivo.

Passo 4: chiudere con l'accredito bancario

Quando Amazon bonifica l'importo netto sul conto bancario, l'accredito viene registrato in avere sul conto transitorio Amazon.

Passo 5: verificare il saldo a zero

Dopo aver registrato tutte le vendite, commissioni, rimborsi, riserve e l'accredito bancario, il conto transitorio deve chiudersi esattamente a zero per il periodo di liquidazione concluso.

Esempio pratico: scomporre una liquidazione Amazon

Prendiamo un settlement report Amazon di 14 giorni con i seguenti totali:

Tipo di transazione	Importo (€)
Vendite lorde di prodotti	+ 15.000,00
Spese di spedizione pagate dal cliente	+ 450,00
Totale incassi lordi	+ 15.450,00
Commissioni di vendita	- 2.250,00
Tariffe FBA di logistica e stoccaggio	- 1.800,00
Pubblicità (Sponsored Products)	- 650,00
Rimborsi ai clienti (lordi)	- 1.200,00
Riserva trattenuta (saldo finale)	- 1.100,00
Riserva liberata (saldo iniziale)	+ 800,00
Accredito netto in banca	+ 9.250,00

In questo esempio:

le vendite lorde di 15.450,00 € vanno registrate sui conti di ricavo e IVA;
le commissioni Amazon complessive di 4.700,00 € (2.250 € + 1.800 € + 650 €) sono rilevate come costi d'esercizio;
i rimborsi ai clienti di 1.200,00 € riducono i ricavi;
la rettifica netta della riserva è di -300,00 € (800 € liberati meno 1.100 € nuovamente trattenuti);
l'accredito bancario di 9.250,00 € chiude il saldo residuo sul conto transitorio.

Chi registra come ricavo solo i 9.250,00 € arrivati in banca riduce il fatturato di 6.200,00 € e omette 4.700,00 € di costi deducibili.

Riserve a livello di account e transazioni differite

Un punto particolarmente soggetto a errori è la riserva a livello di account (Unavailable Balance). Secondo le regole di Amazon (tra cui la riserva basata sulla data di consegna), i ricavi delle vendite vengono trattenuti per un certo numero di giorni dopo la data di consegna stimata.

Riserva o costo

La riserva a livello di account non è una commissione e non è una perdita. È denaro guadagnato dal venditore che resta temporaneamente presso Amazon. Va esposta in bilancio come credito.

Transazioni differite

Nel diritto tributario tedesco il ricavo nasce con il passaggio del rischio (spedizione/consegna). Per le regole italiane chiedi conferma al tuo commercialista. Se Amazon sposta l'avviso di pagamento in un periodo di liquidazione successivo, l'interfaccia contabile deve garantire che la vendita venga comunque rilevata nel periodo corretto.

Passare i dati Amazon alla contabilità

Che lo studio lavori con TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud, Danea o con DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, i dati devono essere preparati come registrazioni corrette:

Codici IVA: assegnazione dei codici adeguati all'aliquota nazionale (in Italia per esempio 22 %, 10 %, 5 % o 4 %), alle cessioni intracomunitarie non imponibili o alle vendite OSS (in DATEV, i codici BU per 19 % e 7 %).
Riferimento del documento: riporto dell'Order-ID Amazon o del Settlement-ID nel campo di riferimento del documento (in DATEV, Belegfeld 1) per l'abbinamento automatico delle partite aperte.
Collegamento al documento: collegamento della fattura PDF o della liquidazione corrispondente, così che chi controlla possa aprire il documento con un clic; da verificare in base al sistema di destinazione.
Allineamento VCS: se usi il servizio di calcolo IVA di Amazon (VCS), occorre garantire che le registrazioni corrispondano esattamente ai report delle fatture emesse da Amazon per conto del venditore.

Come KudTax ti aiuta con le liquidazioni Amazon

Scaricare ogni settimana i settlement report e rielaborarli in Excel richiede tempo, e nella riconciliazione si insinuano errori. KudTax si occupa di questo lavoro sui dati:

Collegamento Amazon: tramite il collegamento, ordini, commissioni, rimborsi e accrediti confluiscono in un'unica base dati.
Registrazioni dettagliate: vendite, commissioni e rimborsi vengono preparati separatamente secondo il tuo piano dei conti (o SKR03/SKR04). Si registra quindi molto più del solo accredito.
Riconciliazione con l'IA: ogni accredito viene abbinato alle operazioni che contiene. Ciò che non quadra resta visibile come differenza aperta.
Export contabile: alla fine hai file per TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud o Danea, oppure file DATEV EXTF, da verificare e poi importare. Riferimenti e file dei documenti li verifichi separatamente.

Come confrontare le diverse soluzioni lo trovi nella guida scegliere un software di contabilità e-commerce. Se non vuoi più riconciliare a mano le tue liquidazioni Amazon, puoi provare KudTax gratis.

Fonti ufficiali e approfondimenti

Nota: questo articolo ha scopo informativo generale per commercialisti e venditori online e non costituisce consulenza legale o fiscale formale.

Report di pagamento Amazon: capirlo e contabilizzarlo