USt-IdNr. prüfen: Warum Reverse Charge ohne Validierung riskant ist

Ein Geschäftskunde aus Frankreich bestellt Ware und schickt dir seine USt-IdNr. Ob du die Lieferung ohne deutsche Umsatzsteuer abrechnen darfst, hängt von mehr ab als vom Format dieser Nummer. Bei Warenlieferungen innerhalb der EU geht es um die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Reverse Charge betrifft dagegen bestimmte sonstige Leistungen, also vor allem Dienstleistungen. Im Alltag werden beide Fälle oft vermischt.

Dieser Beitrag erklärt, was du bei einer USt-IdNr. prüfen kannst, wie du die Prüfung dokumentierst und was bei einem negativen Ergebnis zu tun ist.

Warenlieferung und Reverse Charge unterscheiden

Für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung müssen unter anderem die grenzüberschreitende Warenbewegung, die Voraussetzungen beim Abnehmer und dessen gültige, verwendete USt-IdNr. zusammenpassen. Hinzu kommen Nachweis- und Meldeanforderungen, etwa die Zusammenfassende Meldung. Seit den „Quick Fixes“ der EU zum 1. Januar 2020 gehört die gültige USt-IdNr. des Abnehmers zu den materiellen Voraussetzungen der Steuerbefreiung (§ 4 Nummer 1 Buchstabe b und § 6a UStG).

Bei Dienstleistungen stellst du zuerst Leistungsart und Leistungsort fest (§ 3a UStG). Erst danach lässt sich beurteilen, ob der Kunde die Steuer schuldet und du netto mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ abrechnest (§ 13b UStG). Eine USt-IdNr. allein beantwortet diese Fragen nicht. Für die Prüfung zählt außerdem ihre Gültigkeit zum Zeitpunkt des Umsatzes, nicht ein späterer Stand.

Format, Existenz, Zuordnung: die drei Prüfebenen

Format. Jedes Land hat ein eigenes Muster: DE plus neun Ziffern, FR plus elf Zeichen, NL mit „B“ an zehnter Stelle. Tippfehler und Zahlendreher fallen schon hier auf.

Existenz. Ob eine formal korrekte Nummer tatsächlich vergeben und gültig ist, beantwortet die VIES-Abfrage der EU-Kommission. Deutsche Unternehmer können die Bestätigung auch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einholen (§ 18e UStG).

Zuordnung. Gehört die Nummer wirklich zu diesem Unternehmen mit dieser Anschrift? Das dokumentiert die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt, bei der Name und Anschrift mitgeprüft werden.

Unser kostenloser USt-IdNr. Prüfer deckt die ersten beiden Ebenen ab. Das Format prüft er direkt im Browser. Auf Knopfdruck fragt er anschließend VIES ab und zeigt dir, ob die Nummer gültig ist, ungültig ist oder der Mitgliedstaat gerade nicht antwortet; dafür wird die Nummer über unseren Server an VIES übermittelt. Eine qualifizierte Bestätigung beim BZSt ersetzt das nicht.

Prüfen und dokumentieren

Eine Prüfung, die du später nicht belegen kannst, hilft dir bei einer Betriebsprüfung wenig. Archiviere deshalb Datum und Ergebnis jeder Abfrage, zum Beispiel als Ausdruck oder mit der Bestätigungsnummer. Neue Geschäftskunden prüfst du am besten vor der ersten Rechnung. Ändern sich Name oder Anschrift eines Kunden, ist eine neue qualifizierte Bestätigung sinnvoll.

Die folgende Tabelle ist eine organisatorische Empfehlung. Feste gesetzliche Prüfintervalle wie „quartalsweise“ gibt es nicht.

Anlass	Empfohlene Prüftiefe
Neukunde, erste B2B-Rechnung	Format und qualifizierte Bestätigung
Bestandskunde, laufende Lieferungen	Format bei jeder Rechnung, Existenz in festen Abständen
Ungewöhnlich große Einzelbestellung	Erneute qualifizierte Bestätigung
Adress- oder Firmierungsänderung	Erneute qualifizierte Bestätigung

Was bei einem negativen Prüfergebnis zu tun ist

Ein negatives Prüfergebnis muss geklärt werden. Kontrolliere zunächst die übermittelten Angaben und dokumentiere Ergebnis und Zeitpunkt der Abfrage. Kläre anschließend mit dem Kunden und deiner steuerlichen Beratung, welche Voraussetzungen für den konkreten Umsatz vorliegen und wie die Rechnung auszustellen oder zu berichtigen ist. Die pauschale Regel „ungültige Nummer bedeutet immer 19 Prozent deutsche Umsatzsteuer“ greift zu kurz.

Wie du Brutto- und Nettobeträge sauber trennst, zeigt unser Leitfaden zum Berechnen der Umsatzsteuer. Die größeren Zusammenhänge mit OSS und Lagern im Ausland behandelt der Beitrag zur Umsatzsteuer im E-Commerce.

Fazit: Die Formatprüfung ist der erste Filter

Eine Formatprüfung ist ein sinnvoller erster Filter, die VIES-Abfrage der zweite. Beide bestätigen noch nicht, dass die Nummer zu deinem Geschäftspartner gehört, und keine von beiden ersetzt die steuerliche Beurteilung des Umsatzes. Dokumentiere den geprüften Sachverhalt so, dass er zusammen mit Rechnung und Liefernachweisen nachvollziehbar bleibt.

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