Was ist eine DATEV EXTF-Datei?

Eine EXTF-Datei ist eine speziell formatierte CSV/ASCII-Textdatei nach DATEV-Spezifikation für den strukturierten Import von Buchungsstapeln, Stammdaten oder Zahlungsbedingungen.

Werden meine Buchhaltungsdaten auf einen Server hochgeladen?

Nein, die Prüfung erfolgt zu 100 % lokal in deinem Browser. Keine vertraulichen Finanz- oder Kunden-Daten verlassen dein Gerät.

Was ist der Unterschied zwischen einem Fehler und einer Warnung im Prüfprotokoll?

Ein Fehler betrifft eine Regel, die DATEV zwingend erwartet – etwa ein fehlendes EXTF-Kennzeichen in Zeile 1, ein nicht numerischer Umsatz oder ein anderes S/H-Kennzeichen als S oder H. Warnungen markieren Werte, die technisch möglich, aber unüblich sind, zum Beispiel ein leeres Gegenkonto, ein Betrag von 0,00 € oder eine Kontonummer außerhalb der üblichen vier bis acht Ziffern. Die Datei gilt erst dann als gültig, wenn der Header erkannt wurde und kein Fehler mehr offen ist.

Darf ich eine EXTF-Datei in Excel öffnen und bearbeiten?

Zum Ansehen ja, zum Speichern besser nicht. Excel entfernt führende Nullen (aus dem Belegdatum 0105 wird 105), interpretiert Beträge um und schreibt Anführungszeichen sowie das Semikolon als Trennzeichen beim Speichern oft anders zurück. Nimm Korrekturen in einem reinen Texteditor vor oder erzeuge den Export neu aus dem Quellsystem und prüf ihn anschließend erneut.

Heißt ein grünes Ergebnis, dass meine Buchungen inhaltlich korrekt sind?

Nein. Der Prüfer kontrolliert ausschließlich die Struktur: Header, Feldanzahl, Betragsformat, S/H-Kennzeichen, Konten und Datumsformat. Ob ein Erlös auf dem richtigen Konto landet, welcher BU-Schlüssel gehört oder wie eine Periode abgegrenzt wird, beurteilt er nicht. Das Ergebnis dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung – die inhaltliche Prüfung bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.

BuchhaltungKostenloses Tool

DATEV Export-Prüfer

Kostenloses Online-Tool zur Validierung von DATEV EXTF-Dateien (ASCII/CSV). Prüfe Header, Datensatzstrukturen und Feldformate vor dem Steuerberater-Export.

DATEV EXTF CSV Validator

Prüfe DATEV EXTF Header-Struktur & Buchungszeilen in Echtzeit

7 Zeilen geladen

Gesamtstatus

Fehlerhaft

Geprüfte Zeilen

Fehler

Warnungen

Zeilenprüfer-Ergebnisse

Zeile	Status	Feld	Meldung / Befund	Zeilen-Auszug
#1	VALID	HEADER_EXTF	Gültiger EXTF Header erkannt (Format-Version 700, Kategorie: Buchungsstapel)	"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";12;20260101;;"KTX";"KTX Softw...
#2	VALID	HEADER_FIELDS	Spaltenüberschriften erkannt (8 Feldbezeichnungen).	"Umsatz";"Soll/Haben-Kennzeichen";"Konto";"Gegenkonto";"BU-S...
#3	VALID	Zeile OK	Buchungszeile korrekte Syntax (Konto 8400, Gegenkonto 1200, Betrag 1500,00 S).	"1500,00";"S";"8400";"1200";;"0105";"INV-2026-001";"Erlöse 19% USt"
#4	VALID	Zeile OK	Buchungszeile korrekte Syntax (Konto 4900, Gegenkonto 1200, Betrag 250,50 H).	"250,50";"H";"4900";"1200";;"1005";"RE-8812";"Büromaterial"
#5	ERROR	Umsatz	Ungültiger Betrag 'invalid_amount'. Zahlenwert erwartet.	"invalid_amount";"X";"120";"ABC";;"9999";"ERR-001";"Testfehler Zeile"
#5	ERROR	Soll/Haben	Ungültiges S/H-Kennzeichen 'X'. Nur 'S' (Soll) oder 'H' (Haben) erlaubt.	"invalid_amount";"X";"120";"ABC";;"9999";"ERR-001";"Testfehler Zeile"
#5	WARNING	Konto	Unübliches Konto Format '120'. Standardmäßig 4 bis 8 Ziffern.	"invalid_amount";"X";"120";"ABC";;"9999";"ERR-001";"Testfehler Zeile"
#5	WARNING	Gegenkonto	Unübliches Gegenkonto Format 'ABC'.	"invalid_amount";"X";"120";"ABC";;"9999";"ERR-001";"Testfehler Zeile"
#6	VALID	Zeile OK	Buchungszeile korrekte Syntax (Konto 8400, Gegenkonto 1200, Betrag 99,00 S).	"99,00";"S";"8400";"1200";;"1505";"INV-2026-002";"Beratungsleistung"
#7	VALID	Zeile OK	Buchungszeile korrekte Syntax (Konto 8400, Gegenkonto 1400, Betrag 450,00 S).	"450,00";"S";"8400";"1400";;"2005";"INV-2026-003";"Warenverkauf Online"

Prüfe Pflichtfelder und Format vor dem Import. KudTax bereitet DATEV-EXTF-Dateien aus deinen Buchhaltungsdaten vor; die fachliche Prüfung bleibt Teil des Ablaufs.

Kostenlos mit KudTax testen

Ergebnis per E-Mail erhalten

Wir schicken dir diese Auswertung als übersichtliche Zusammenfassung zu.

LEITFADEN & HINTERGRUND

Anleitung: DATEV EXTF Header- und Zeilen-Validierung

Ein DATEV-Import scheitert selten am Inhalt, fast immer an der Form. Das EXTF-Format ist der Standard für den Datenaustausch zwischen Buchhaltungssystemen und DATEV Rechnungswesen — und es verzeiht keine Abweichung. Jede gültige Datei besteht aus drei Blöcken: dem Header in Zeile 1, den Spaltenüberschriften in Zeile 2 und ab Zeile 3 den eigentlichen Buchungszeilen. Genau in dieser Reihenfolge liest auch der DATEV Export-Prüfer Ihre Datei ein — vollständig lokal im Browser.

Die Kopfzeile Feld für Feld

Der Header ist eine einzige, semikolongetrennte Zeile. So sieht die Beispielzeile des Tools aufgeschlüsselt aus:

Pos.	Wert	Bedeutung
1	"EXTF"	Kennzeichen des Formats — fehlt es, bricht der Import sofort ab
2	700	Versionsnummer des DATEV-Formats
3	21	Formatkategorie (21 = Buchungsstapel)
4	"Buchungsstapel"	Klartextname der Kategorie
5	12	Formatversion innerhalb der Kategorie
6	20260101	Erzeugt am, im Format JJJJMMTT
7	(leer)	wird beim Export nicht gefüllt
8	"KTX"	Herkunft, also das erzeugende System
9	"KTX Software System"	Exportiert von
10	(leer)	Importiert von
11	10001	Beraternummer
12	99999	Mandantennummer
13	20260101	Beginn des Wirtschaftsjahres
14	4	Sachkontenlänge

Die weiteren Positionen tragen unter anderem Datumsbereich, Bezeichnung des Stapels und das Festschreibungskennzeichen. Der Prüfer wertet aus dem Header das EXTF-Kennzeichen, die Versionsnummer, den Kategorienamen, das Erzeugungsdatum und die Feldanzahl aus.

Fünf Fehler, die den Import stoppen

Kein EXTF in Zeile 1. Typischer Auslöser: Die Datei wurde in Excel geöffnet und neu gespeichert, wodurch Anführungszeichen oder die gesamte Kopfzeile verloren gehen. Lösung: Export erneut aus dem Quellsystem ziehen, nie über Excel speichern.
Tausenderpunkt im Umsatz. "1.500,00" wird als ungültiger Betrag gemeldet. Richtig ist "1500,00" — Dezimalkomma, keine Tausendertrennung, kein Währungszeichen. Vorzeichen gehören nicht in den Betrag, die Richtung steuert das S/H-Kennzeichen.
Ungültiges Soll/Haben-Kennzeichen. Erlaubt sind ausschließlich S und H. Exporte aus englischsprachigen Systemen liefern gern D/C, Shop-Plugins gelegentlich ein leeres Feld — beides ist ein harter Fehler.
Konto oder Gegenkonto passt nicht. Erwartet werden vier bis acht Ziffern. 120 (führende Null verloren) oder ABC erzeugen eine Warnung. Die Kontenlänge muss zur Sachkontenlänge aus Position 14 passen, sonst legt DATEV beim Import neue Konten an.
Belegdatum im falschen Format. Akzeptiert werden TTMM (0105), TT.MM.JJJJ oder JJJJMMTT. Ein ISO-Datum wie 2026-01-05 wird angemahnt. Auch hier gilt: Excel entfernt die führende Null, aus 0105 wird 105.

Fehler blockieren den Import, Warnungen sind Hinweise auf unübliche, aber technisch mögliche Werte — beide sollten Sie vor der Übergabe klären.

Nach der Prüfung

Eine syntaktisch saubere Datei ist noch keine richtig gebuchte Datei. Über Kontenzuordnung, Steuerschlüssel oder Periodenabgrenzung sagt der Prüfer nichts; er ist ein Formatcheck zur Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung. Wer Stapel monatlich übergibt, sollte zusätzlich die GoBD-Festschreibung zum Monatsabschluss mitdenken, denn nachträgliche Korrekturen an festgeschriebenen Stapeln sind aufwendig. Und wenn Sie parallel Ihre Rechnungsausgänge umstellen, lohnt der Blick auf die E-Rechnungspflicht 2026 mit XRechnung und ZUGFeRD — strukturierte Rechnungsdaten und ein sauberer Buchungsstapel gehören zunehmend zusammen.

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Fragen & Antworten zum Thema

Automatisierung für E-Commerce

Automatisiere deine E-Commerce Buchhaltung mit KudTax

Verbinde deine Shop- und Marktplatz-Kanäle in Minuten. Automatische Belegzuordnung, Gebührenaufschlüsselung und direkter DATEV EXTF-Export für deinen Steuerberater.

Jetzt KudTax testen

WEITERE WERKZEUGE