Amazon-Buchhaltung mit DATEV: 4 Wege im Vergleich

Kurz gesagt: Amazon liefert keinen fertigen DATEV-Export, sondern Berichte. Daraus führen vier typische Wege nach DATEV:

1. die Berichte aus Seller Central selbst aufbereiten
2. ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit Amazon-Anbindung
3. der DATEV-Zahlungsdatenservice, der nur Zahlungen und Gebühren überträgt, keine Erlöse
4. eine E-Commerce-Buchhaltungssoftware, die Abrechnungen, Umsatzsteuerdaten und Lagerbewegungen abgleicht und Buchungen für DATEV erzeugt

Entscheidend ist, ob am Ende jede Amazon-Auszahlung und jede Umsatzsteuerzeile erklärt ist, nicht nur eine von beiden.

KudTax gehört zur vierten Gruppe und übergibt Amazon-Daten per DATEV-Datei oder über eine direkte DATEV-Schnittstelle.

Dieser Ratgeber richtet sich an Amazon-Händler in Deutschland und an Kanzleien mit Amazon-Mandanten. Du erfährst, welche Amazon-Daten DATEV braucht, was die vier Wege abdecken und wie du einen Weg an einem echten Monat prüfst. Es geht um Verkäufe über Amazon Seller Central. Wer über Vendor Central an Amazon liefert, arbeitet mit anderen Abläufen; dazu gibt es unseren Artikel zur Vendor-Central-Buchhaltung.

Was DATEV aus Amazon braucht

Bei Amazon reicht ein einzelner Bericht nicht. Ein Amazon-Monat steckt in mindestens zwei Berichten, die unterschiedlich aufgebaut sind und nicht denselben Zeitraum abdecken:

Ebene	Was dazugehört	Wo es in Seller Central steht
Erlöse	Verkäufe und Erstattungen mit Steuersatz, Abgangs- und Lieferland, B2B-Käufe mit USt-IdNr.	Umsatzsteuer-Transaktionsbericht (Amazon VAT Transactions Report), bei VCS zusätzlich die Rechnungsdaten
Geldfluss	Auszahlungen, Reserven, zurückgestellte Beträge, Entschädigungen	Abrechnungsbericht (Settlement Report), etwa alle 14 Tage
Kosten	Verkaufsprovision, FBA-Gebühren, Lagerkosten, Werbung	Abrechnungsbericht und monatliche Gebührenrechnungen von Amazon
Lagerbewegungen	Pan-EU- und CEE-Verbringungen zwischen Ländern	Umsatzsteuer-Transaktionsbericht

Der Abrechnungsbericht erklärt die Bankauszahlung, kennt aber das Lieferland nicht zuverlässig. Länder und Steuersätze stehen dagegen im Umsatzsteuer-Transaktionsbericht, der wiederum nichts über die Auszahlung sagt. Er erscheint monatlich und laut Amazon-Entwicklerdokumentation erst ab dem dritten Tag des Folgemonats. Zusammen bilden beide Berichte die Grundlage für die Abstimmung. Ergänzend braucht deine Buchhaltung die zugehörigen Rechnungen, Kontoauszüge und je nach Fall weitere Unterlagen.

Zwei Punkte brauchen eine eigene Regel. Amazon-Gebühren bucht deine Kanzlei nach der jeweiligen Rechnung, nicht pauschal. Laut Amazon-Mitteilung stellt seit dem 1. August 2024 die Niederlassung der Amazon EU im Land deines Unternehmenssitzes die Rechnungen für Verkaufs- und Versandleistungen aus, und auf die Gebühren fällt Umsatzsteuer an. Für Händler mit Sitz in Deutschland ist das die deutsche Niederlassung. Sämtliche Amazon-Gebühren als Reverse Charge nach § 13b UStG zu buchen, ist deshalb falsch; maßgeblich sind die konkrete Leistung, der Rechnungsaussteller und der Steuerausweis. Außerdem tauchen Lagerverbringungen in keiner Auszahlung auf: Es fließt kein Geld, steuerlich ist es trotzdem ein Vorgang, der im Zielland eine Registrierung auslösen kann. Wie diese Bewegungen entstehen, erklärt unser Artikel zur Buchhaltung bei FBA und mehreren Marktplätzen.

Weg 1: Die Berichte aus Seller Central selbst aufbereiten

Alle nötigen Daten stellt Amazon kostenlos bereit. Den Abrechnungsbericht lädst du bei den Zahlungsberichten als Flat-File-V2-Datei herunter, den Umsatzsteuer-Transaktionsbericht bei den Steuerberichten. Daraus baut deine Buchhaltung in einer Tabelle einen DATEV-Buchungsstapel, oder die Kanzlei übernimmt das.

Lizenzkosten fallen dabei keine an, Arbeit dafür jeden Monat. Fehleranfällig sind vor allem drei Stellen:

• Abrechnungszeiträume laufen über den Monatswechsel. Eine Abrechnung vom 24. bis 7. gehört zu zwei Monaten.
• Reserven und zurückgestellte Beträge verschieben Geld in spätere Abrechnungen und lassen das Verrechnungskonto nicht auf null aufgehen.
• Beide Berichte müssen zueinander passen. Eine Erstattung steht im Abrechnungsbericht mit dem Datum der Gutschrift und im Umsatzsteuerbericht mit ihrem eigenen Datum.

Wie du einen Abrechnungsbericht Zeile für Zeile auflöst, zeigt unser Ratgeber zum Amazon Settlement Report.

Passt für: Händler mit wenigen Bestellungen, nur einem Marktplatz und ohne FBA-Lager im Ausland.

Weg 2: Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit Amazon-Anbindung

Viele Programme holen Amazon-Daten über eine Schnittstelle ab. Zwei Arten sind verbreitet:

• Rechnungstools für Amazon erstellen zu jeder Bestellung eine Rechnung, laden sie bei Amazon hoch und exportieren die Erlöse oft als DATEV-Datei. Die Geldseite mit Gebühren, Reserven und Auszahlungen bleibt dabei häufig außen vor.
• Allgemeine Buchhaltungsprogramme mit Marktplatz-Anbindung führen das Amazon-Konto wie ein zusätzliches Bankkonto. Auszahlungen und Gebühren lassen sich so gut buchen. Wie genau Lieferländer, OSS-Fälle und Lagerverbringungen abgebildet werden, unterscheidet sich stark von Programm zu Programm.

Beide Arten lösen einen Teil der Aufgabe gut. Prüfe deshalb vorab, welche der vier Ebenen aus der Tabelle oben ein Programm wirklich abdeckt, und frag, welcher Bericht als Quelle dient.

Passt für: Händler, die vor allem Rechnungen für ihre Amazon-Bestellungen brauchen, und kleinere Händler, die ihre Buchhaltung ohnehin in einem allgemeinen Programm führen.

Weg 3: DATEV-Zahlungsdatenservice für Amazon

DATEV bietet selbst den „DATEV Zahlungsdatenservice für Amazon“ an. Wichtig vorab: Der Service bucht die Amazon-Zahlungsdaten ähnlich wie Bankumsätze. Erlöse nach Steuersatz und Lieferland aus deinen Bestellungen liefert er laut DATEV-Beschreibung nicht.

Laut DATEV-Marktplatz erkennt er Amazon-Gebühren getrennt und ordnet Zahlungen über die Order-ID offenen Posten zu. Die Daten kommen, sobald Amazon ausgezahlt hat, laut DATEV in der Regel alle 14 Tage. Vorausgesetzt wird DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Der Preis liegt laut DATEV bei ab 1,36 € im Monat (Stand 23.10.2026).

Zwei Hinweise stammen von DATEV selbst. In bestimmten Konstellationen rechnet DATEV mit Saldendifferenzen, veralteten oder fehlenden Daten. Außerdem stellt DATEV das Produkt laut Kündigungsinformation zum 15.08.2027 ein, weil Amazon die zugrunde liegende Schnittstelle nur bis August 2027 bereitstellt. Sollte Amazon sie länger anbieten, will DATEV den Service weiterführen. Als Alternativen nennt DATEV den ISWL Zahlungsdaten-Konverter und Partnerlösungen im DATEV-Marktplatz. Wer den Dienst nutzt oder neu einrichtet, sollte den angekündigten Termin und eine Alternative mit seiner Kanzlei einplanen.

Für die Kanzlei heißt das außerdem: Die Erlöse müssen auf einem zweiten Weg nach DATEV kommen, etwa aus dem Umsatzsteuer-Transaktionsbericht. Erst dann gibt es offene Posten, denen der Service die Zahlungen zuordnen kann.

Passt für: Kanzleien, die Amazon-Erlöse schon auf anderem Weg buchen und bis zum angekündigten Ende nur die Zahlungsseite automatisieren wollen.

Weg 4: E-Commerce-Buchhaltungssoftware mit Settlement-Abgleich

Zur vierten Gruppe gehören Werkzeuge, die Abrechnungsbericht, Umsatzsteuerdaten und Lagerbewegungen aus Amazon holen, miteinander und mit der Bankauszahlung abgleichen und daraus Buchungen für DATEV erzeugen. DATEV bleibt dabei das Buchhaltungssystem deiner Kanzlei; die Software liefert ihr die fertigen Buchungen zu. Die Angebote ähneln sich auf den ersten Blick. Unterschiede zeigen sich an vier Stellen:

• Datenquellen: Nur der Abrechnungsbericht, oder auch Umsatzsteuer-Transaktionsbericht, VCS-Rechnungsdaten und FBA-Lagerbewegungen?
• Reichweite des Abgleichs: Wird jede Abrechnung bis zum Bankeingang aufgelöst, einschließlich Reserven und zurückgestellter Beträge?
• Mehrere Länder: Werden Verkäufe nach Lieferland, OSS-Fälle, B2B-Verkäufe und Verbringungen getrennt gebucht?
• Weg nach DATEV: als Datei, per API oder über eine direkte DATEV-Schnittstelle.

KudTax ist über die Amazon Selling Partner API angebunden und übernimmt Abrechnungen, Rechnungs- und VCS-Daten sowie FBA-Lagerbewegungen, auch für mehrere europäische Marktplätze. Die Positionen einer Abrechnung ordnet KudTax KI-gestützt der Auszahlung zu; was nicht aufgeht, bleibt als offene Differenz sichtbar. Gebucht wird nach SKR03 oder SKR04, und die Buchungen gehen per DATEV-Datei oder über eine direkte DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei. Shopify, eBay, PayPal und weitere Kanäle laufen im selben Konto mit.

Wie eine aufgelöste Abrechnung aussieht, zeigt dieses vereinfachte Beispiel mit erfundenen Zahlen:

Position aus der Abrechnung	Zugeordnet zu	Betrag
Verkäufe	214 Bestellungen	12.480,00 €
Erstattungen	9 Retouren	−640,20 €
Verkaufsprovisionen	214 Bestellungen	−1.810,45 €
FBA-Versandgebühren	198 FBA-Sendungen	−2.115,30 €
Lagergebühren	Monatsgebühr	−96,40 €
Entschädigung	1 verlorener Artikel	38,90 €
Reserve aus der vorigen Abrechnung	Freigabe	420,00 €
Neu einbehaltene Reserve	Guthaben bei Amazon	−455,00 €
Auszahlung	Bankeingang vom 14.10.	7.821,55 €
Offene Differenz		0,00 €

Bliebe ein Betrag offen, etwa eine Erstattung ohne passende Bestellung, stünde er in der letzten Zeile und müsste geklärt werden, bevor die Buchungen an die Kanzlei gehen.

Bezahlt wird bei solchen Werkzeugen meist nach Bestellmenge. Rechne deshalb mit deinem eigenen Volumen über alle Marktplätze, nicht nur mit Amazon.

Passt für: FBA-Händler mit Pan-EU oder mehreren Marktplätzen, Händler mit weiteren Verkaufskanälen neben Amazon und Kanzleien, die abgestimmte Daten statt Rohberichte bekommen wollen.

Die vier Wege im Vergleich

	Weg 1: Eigene Berichte	Weg 2: Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm	Weg 3: DATEV-Zahlungsdatenservice	Weg 4: E-Commerce-Buchhaltungssoftware
Erlöse nach Lieferland und Steuersatz	von Hand	je nach Programm	nein, nur Zahlungen	je nach Datenumfang und Einrichtung
Gebühren getrennt gebucht	von Hand	je nach Programm	ja	ja
Auszahlung bis zum Bankeingang	von Hand	teilweise	in DATEV	je nach Anbieter, im Test prüfen
FBA-Lagerverbringungen	von Hand	selten	nein	je nach Anbieter
Weg nach DATEV	Datei	meist Datei	direkt in DATEV	Datei, bei manchen Anbietern direkte Schnittstelle
Laufender Aufwand	hoch	mittel	mittel, eher in der Kanzlei	je nach Einrichtung und Ausnahmefällen

Die Tabelle beschreibt typische Fälle, und die Grenzen sind fließend. Manche Rechnungstools buchen inzwischen auch Auszahlungen, manche Buchhaltungsprogramme lesen den Umsatzsteuerbericht ein. Der Test im übernächsten Abschnitt zeigt mehr als jede Feature-Liste.

Datei oder direkte Schnittstelle?

Der klassische Weg nach DATEV ist der Buchungsstapel: eine CSV-Datei im DATEV-Format (EXTF), die deine Kanzlei in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen einliest. Das funktioniert mit fast jedem Werkzeug. Allerdings muss jemand die Datei jeden Monat erzeugen, übertragen und importieren. Häufige Fehler und ihre Lösung sammelt die Checkliste zu DATEV-Importfehlern.

Eine direkte DATEV-Schnittstelle überträgt die Buchungen ohne Dateiversand. Das reduziert manuelle Übertragungsschritte. Kläre vor der Entscheidung mit deiner Kanzlei, welchen Weg sie bevorzugt und ob sie die Amazon-Buchungen als Einzelbuchungen oder verdichtet haben möchte. Was eine gute DATEV-Datei für Onlinehändler enthält, erklärt unser Artikel zum DATEV-Export für Onlinehändler.

So prüfst du einen Weg, bevor du dich festlegst

Nimm dir einen abgeschlossenen Monat vor, am besten einen mit Retouren und mindestens einer Lagerverbringung, und arbeite diese Schritte ab:

1. Eine Abrechnung auf den Cent auflösen. Nimm alle Bewegungen der Abrechnung mit: Verkäufe, Gebühren, Erstattungen, Entschädigungen, Korrekturen, Einbehalte und den Übertrag aus der vorigen Abrechnung. Stimmt der Auszahlungsbetrag mit dem Bankeingang überein, und lassen sich verbleibende Bestände erklären?
2. Den Monatswechsel testen. Eine Abrechnung über das Monatsende enthält Vorgänge aus zwei Monaten. Welchem Monat Erlöse und Gebühren zugeordnet werden, hängt von der Gewinnermittlung ab, die du mit deiner Kanzlei vereinbart hast: Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt grundsätzlich das Zufluss- und Abflussprinzip nach § 11 EStG, für die Umsatzsteuer gelten eigene Regeln. Unabhängig davon muss das Verrechnungskonto zum Stichtag einen erklärbaren Bestand zeigen.
3. Erlöse gegen den Umsatzsteuerbericht halten. Stimmen die gebuchten Erlöse je Land und Steuersatz mit dem Umsatzsteuer-Transaktionsbericht des Monats überein?
4. Sonderfälle durchspielen. Eine Teilerstattung, eine Entschädigung für verlorene FBA-Ware, ein B2B-Verkauf mit USt-IdNr., eine Lagerverbringung ins Ausland. Wie werden sie gebucht?
5. Die Übergabe nach DATEV testen. Lass deine Kanzlei den Testmonat in DATEV übernehmen, per Datei oder über die direkte Schnittstelle. Für den Dateiweg kannst du vorher mit unserem kostenlosen DATEV-Export-Prüfer einen ersten Formatcheck machen.
6. Das Verrechnungskonto ansehen. Am Monatsende sollte nur übrig bleiben, was sich erklären lässt: eine laufende Abrechnung oder eine einbehaltene Reserve. Reserven sind Guthaben bei Amazon, keine Kosten.

Besteht der Ablauf diese Prüfungen, habt ihr eine belastbare Grundlage für die regelmäßige Datenübergabe. Die fachliche Prüfung, die Umsatzsteuermeldungen und der Monatsabschluss bleiben bei deiner Buchhaltung oder Kanzlei. Scheitert ein Weg schon an Schritt 3, wird die Kanzlei die Erlöse weiter von Hand nacharbeiten. Allgemeine Kriterien für die Auswahl stehen in unserem Ratgeber E-Commerce-Buchhaltungssoftware auswählen.

Amazon und DATEV mit KudTax verbinden

Mit KudTax verbindest du dein Amazon-Verkäuferkonto über die offizielle Schnittstelle, ohne Entwickler. Welche Daten dabei mitkommen, steht oben bei Weg 4 und im Detail auf der Seite zur Amazon-Buchhaltung. Abschluss, Umsatzsteuermeldungen und Steuererklärungen bleiben bei dir oder deiner Kanzlei.

Bis 25 Bestellungen im Monat nutzt du KudTax kostenlos, größere Tarife kannst du einen Monat kostenlos testen: Konto erstellen. Willst du KudTax lieber zuerst mit Beispieldaten ansehen, fordere einen Demo-Zugang an.

Häufige Fragen

Hat Amazon einen DATEV-Export?

Nein. Seller Central stellt Abrechnungsberichte, Umsatzsteuerberichte und Gebührenrechnungen bereit, aber keinen Buchungsstapel im DATEV-Format. Für Erlöse und Zahlungen zusammen brauchst du ein Programm mit Amazon-Anbindung oder eine E-Commerce-Buchhaltungssoftware, die beide Seiten abdeckt, oder deine Kanzlei bereitet die Berichte selbst auf. Der DATEV-Zahlungsdatenservice unterstützt nur die Zahlungsseite; die Erlöse müssen zusätzlich auf einem anderen Weg nach DATEV kommen.

Welche Amazon-Berichte braucht meine Kanzlei?

Mindestens den Abrechnungsbericht für jede Auszahlung und den monatlichen Umsatzsteuer-Transaktionsbericht. Dazu kommen die Gebührenrechnungen von Amazon und, wenn du VCS nutzt, die von Amazon erstellten Rechnungen. Lass die Dateien unverändert, denn sie sind zugleich deine Belege.

Reicht der DATEV-Zahlungsdatenservice für Amazon aus?

Für die Erlöse nicht. Der Service bucht Auszahlungen und Gebühren; die Erlöse nach Lieferland und Steuersatz müssen auf einem anderen Weg nach DATEV kommen. Auch auf der Zahlungsseite gibt es Einschränkungen: DATEV weist auf mögliche Saldendifferenzen sowie veraltete oder fehlende Daten hin und stellt den Service zum 15.08.2027 ein, falls Amazon die Schnittstelle nicht länger bereitstellt.

Wie werden Amazon-Gebühren in DATEV gebucht?

Nach der jeweiligen Gebührenrechnung. Seit dem 1. August 2024 rechnet Amazon Verkaufs- und Versandleistungen über die Niederlassung der Amazon EU im Land deines Unternehmenssitzes ab, für Händler mit Sitz in Deutschland also über die deutsche Niederlassung, mit Umsatzsteuer. Fehlt auf einer Rechnung die deutsche Umsatzsteuer, folgt daraus nicht automatisch § 13b UStG, und auch der Vorsteuerabzug hat eigene Voraussetzungen. Rechnungsaussteller, Leistung und Steuerausweis bestimmen den Steuerschlüssel; die Einordnung klärst du mit deiner Kanzlei.

Muss ich FBA-Lagerbewegungen ins Ausland buchen?

Ja, wenn Amazon deine Ware in ein Lager in einem anderen EU-Land bringt, etwa bei Pan-EU oder CEE. Das ist umsatzsteuerlich ein innergemeinschaftliches Verbringen und kann im Zielland eine Registrierung auslösen. Die Bewegungen stehen im Umsatzsteuer-Transaktionsbericht, nicht in der Auszahlung. Im Einzelfall klärst du die steuerliche Bewertung mit deiner Kanzlei.